IT-Lösungen und Anwendungen zu verkaufen ist die eine Sache, sie im Unternehmen auch selbst im Einsatz zu haben die andere. Da wir häufiger gefragt werden, wie wir interne Prozesse selbst lösen, haben wir eine paar Anschauungsbeispiele herausgegriffen.
Betrifft: Gesamtes Unternehmen
Arbeitnehmer fielen 2021 durchschnittlich circa 11 Tage krankheitsbedingt aus: Da die Krankheitsdauer in der Regel jeweils nur wenige Tage anhält, flattern bei der Personalabteilung jährlich also mehrere Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen pro Mitarbeiter rein. Auch seit der eAU, die seit Oktober 2021 gilt, fällt mit jeder Krankmeldung einen Menge Verwaltungsaufwand und Organisatorisches an, das über die bloße Übermittlung der AU-Bescheinigung hinausgehen. Das betrifft sowohl auf Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmerseite.
Gibt es Vertretungsregelungen? Wer muss alles über den Ausfall informiert werden? Wie läuft die Informationskette ab? Werden die Kalendereinträge gepflegt? Bei schlechter (Eigen-)Organisation wird der Erkrankte mit Pech in Terminen und Projekten verplant, obwohl er daheim das Bett hütet. Transparenz und lückenlose Kommunikation schaffen hier gute Abhilfe.
Wir haben diese Herausforderung intern mit MS Power Apps (genauer: model-driven Apps) gelöst, um den Prozess zu digitalisieren und gleichzeitig zu optimieren. Weil viele der Teilprozesse repetitiv sind, bietet sich an dieser Stelle die Automatisierung der Zwischenschritte an, was mit einem Power Automate Flow mühelos gelingt.
Das Ergebnis strukturiert den Ablauf von Krankmeldungen gezielt, regelt Organisatorisches und sorgt für Durchsichtigkeit im Unternehmen.
Mitarbeiter rufen am PC oder Smartphone die auf Power Apps basierende HR-App auf und melden sich darüber krank: Sie geben Zeitraum und Vertreter an, lassen digital das eigene Team bzw. die Zentrale informieren und können bei Bedarf ein Foto des Attests beifügen. Per Klick wird eine Informationskette ausgelöst, sodass alle relevanten Personen und vom Ausfall betroffene Kollegen eine Benachrichtigung erhalten. Darüber hinaus erzeugt die App einen automatischen Kalendereintrag inklusive Abwesenheitsnotiz.
Dadurch entfallen manuelle Zwischenschritte und Fehler, wie etwa jemanden versehentlich nicht zu benachrichtigen. Telefonanrufe, Mails, Abwesenheitsnotizen und Kalendereinträge erledigen sich somit allesamt per Klick und werden durch den Button Krank melden in der HR-App ausgelöst.
>> Alles zum technischen Hintergrund: Was mit Power Apps noch alles möglich ist
Betrifft: gesamtes Unternehmen, besonders Finanzbuchhaltung
ELO Invoice ist eine leistungsstarke und effiziente Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Rechnungen und Gutschriften. Mit Automatismen wie dem ELO DocXtractor und der Verarbeitung von elektronischen Rechnungsformaten wie ZUGFeRD können Sie die Rechnungsverarbeitung mit ELO Invoice deutlich aufgrund von Vereinfachung und Strukturierung beschleunigen, während Sie gleichzeitig die Fehlerquote minimieren. Darüber hinaus ermöglicht ELO Invoice eine schnelle und einfache Überprüfung von Rechnungen durch Mitarbeiter, die nicht nur die Korrektheit der Daten sicherstellt, sondern auch die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Freigaberichtlinien sicherstellt.
Noch schneller dank modernster OCR-Technologie
Das Zusatzmodul ELO DocXtractor nutzt modernste OCR-Technologie in Kombination mit Ihren Stammdaten um eingehende Rechnungen automatisch zu erkennen, zu kategorisieren und zu verarbeiten. Das System liest automatisch wichtige Daten aus den Rechnungen aus wie z.B. Kreditor, Rechnungsnummer, Lieferdatum, Zahlungsbedingungen und Summe.
Was nicht passt wird passend gemacht
Die Lösung lässt sich umfangreich auf Ihre Bedürfnisse konfigurieren, anpassen und erweitern. ELO bietet viele Möglichkeiten zur Implementierung einer Schnittstelle zu ERP-Systemen.
ELO Invoice als Add-On Modul des modernen Dokumentenmangementsystems ELO ECM Suite
ELO Invoice ist eine von zahlreichen vom Hersteller entwickelten ELO Business Solutions zum Kernprodukt, der ELO ECM Suite, einer umfassenden Lösung für Enterprise Content Management. ELO Invoice unterstützt Unternehmen jeder Größe dabei, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und zu automatisieren. Durch das Add-On Modul der ELO Invoice Solution können Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitung nahtlos in ihre Geschäftsprozesse integrieren und so ihre Effizienz und Rentabilität steigern.
Betrifft: Gesamtes Unternehmen
Auch beim Urlaubsprozess lohnt es sich, noch einmal genauer hinzuschauen. Wie optimiert sind die Abläufe in Ihrem Unternehmen schon? Werden Beteiligte dank Automatisierung schon entlastet oder ist noch Luft nach oben?
Wie bei der automatisierten Krankmeldung füllt der Antragssteller im CRM-System zunächst Felder aus, etwa zu Urlaubsdauer und Vertretungen. Nach Bestätigung der Eingaben erhalten der Vorgesetzte sowie der oder die Vertreter automatisiert eine E-Mail-Benachrichtigung zwecks Genehmigung. Die Beteiligten können den Antrag per Klick genehmigen, ablehnen und bei Bedarf auch kommentieren.
Wird der Urlaub genehmigt, erhält der Antragsteller eine Bestätigungsmail. Vergessen Vertreter oder Vorgesetzte die Freigabe, erhält der Mitarbeiter mit den Ferienplänen einer Erinnerungsmail mit dem Hinweis, dass die arbeitsfreie Zeit noch nicht abgesegnet wurde – höchste Zeit für eine Wiedervorlage bei xy 😉 Geben alle Prozess-Beteiligten den Antrag frei, wird automatisch ein Abwesend-Eintrag im Outlook-Kalender des Urlaubers erzeugt.
Praktisch: An dieser Stelle haben Unternehmen zudem die Möglichkeit, selbst die Abwesenheitsnotizen systematisch zu generieren: Der Antragsteller muss – was gern im Stress mal vergessen wird – keine manuelle Notiz verfassen, weil diese mit den CRM-Daten standardmäßig konfiguriert werden kann. Plus: Ein automatischer Hinweis im entsprechenden Microsoft Teams-Channel informiert die Kollegen über die Urlaubsdauer, während gleichzeitig eine Aufgabe im CRM erstellt wird zwecks Urlaubsübergabe.
Auch bei abgelehnten Anträgen greift ein Workflow: Der Antragsteller erhält eine Mail, die den Grund für die Ablehnung beinhaltet und um eine Prüfung oder Korrektur bittet. Hat er dies getan, wird der Ablauf erneut initiiert.
Insgesamt führen die nahtlose Integration von CRM, Outlook und Microsoft Teams zu optimaler Planungssicherheit und Transparenz, weil viele manuelle Fehlerquellen wegfallen und eine lückenlose Kommunikation garantieren.
Nach dem gleichen Schema kann Ihr Unternehmen auch Bestellprozesse regeln, wenn es beispielsweise um Hardware, Software oder grundsätzliches Arbeitsmaterial wie Druckerpapier geht. Selbst automatische Bestellprozesse in der Lagerverwaltung lassen sich gezielt umsetzen und sorgen für mehr Struktur und weniger Chaos.
Manchmal ist der Druck einfach da: Ihr Unternehmen benötigt schnell eine Softwarelösung oder neue Dienste, Lizenzen laufen aus, Sie brauchen taugliche Systeme für die mobile Arbeit und Homeoffice oder ähnliches … Egal, wie schnell es gehen muss – beachten Sie diese Punkte, damit Ihre Mitarbeiter Ihnen nicht plötzlich den Rücken kehren und nicht am selben Strang ziehen wie Sie:
Die Entscheidungsfreiheit muss nicht komplett übertragen werden; erkennen Sie jedoch an, dass das Fachwissen der Anwendergruppen hohe Relevanz hat für die Findung einer passenden Lösung, die alle Nutzer mittragen (wollen).
