Adoption & Change Management

Begleiten Sie die Umstellung auf ein neues System

Wandel ist ein zentrales Merkmal von Unternehmen. Zu spät auf Veränderungen zu reagieren geht nicht selten mit Unzufriedenheit, Widerständen und Budgetüberziehungen einher. Besser ist es, bevorstehende Veränderungen proaktiv zu planen, aktiv zu managen und nachhaltig zu gestalten.

Die Einführung eines neuen Systems betrifft oft verschiedene Mitarbeiter und Nutzergruppen – umso wichtiger ist es, Ihr gesamtes Unternehmen abzuholen, denn: Jedes System ist nur so gut wie seine Anwender.

>> Methodik & Vorgehen: So geht’s

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Gelungene User Adoption durch begleitete Einführung
Den Wald vor lauter Bäumen nach einer neuen Systemeinführung nicht sehen? Gutes Change Management sorgt vor!
Beschreibung

Herausforderungen für Mitarbeiter

User-Adoption-Mitarbeiter_Change-Management
Ich habe mich aber so an das alte System gewöhnt … Was ist, wenn ich mit dem neuen System nicht zurecht komme?
Für mich erschließen sich Sinn und Nutzen der neuen Anwendung einfach nicht.
Ich befürchte, dass ich vielleicht nach und nach durch das neue System ersetzt werden könnte …
Na ja, die vorigen Systemeinführungen sind erfolgreich gescheitert. Wer sagt denn, dass das jetzt anders läuft?

Wieso der Change Management-Prozess unverzichtbar ist

  • Mangelnde Kommunikation und Vorbereitung auf ein neues System schafft Überforderung und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern. Sie fühlen sich nicht in den Prozess eingebunden, sondern vor (eventuell nicht nachvollziehbare) vollendete Tatsachen gestellt.
  • Fehlinvestition von Zeit und Geld: Misslingt es, die Benutzerakzeptanz sicherzustellen, wird das neue System nicht wie gewünscht oder gar nicht eingesetzt.
  • Ohne Begleitung kann eine Zwei-Klassen-Gesellschaft entstehen. Einige Personen nutzen das System, andere wiederum lehnen es ab.
    Dies erschwert die Zusammenarbeit langfristig.
Change Management User Adoption Problem
Verunsicherte oder ungeschulte Mitarbeiter? Holen Sie Ihre Kollegen strategisch ab!

So unterstützen wir Sie beim Change Management

Vorgehen nach dem Ansatz von Prosci 3-Phasen Prozess
Prepare Approach
Zunächst geht es darum, den angestrebten Erfolg der Veränderung zu definieren und darauf basierend das Vorgehen festzulegen.
Manage Change
Im weiteren Verlauf wird der Veränderungsprozess konkret geplant und durchgeführt. Die Resultate werden engmaschig verfolgt und die Maßnahmen bei Bedarf angepasst.
Sustain Outcomes
Zuletzt wird die Verantwortung für das weitere Vorgehen übertragen, um eine Basis für die Aufrechterhaltung der Ergebnisse zu schaffen.

Wie Sie ihre Mitarbeiter motiviert durch die Veränderung führen

Neben dem forschungsbasierten 3-Phasen Prozess von Prosci, in dem die Veränderung begleitet wird, legt das integrierte ADKAR-Modell den Fokus primär auf jeden einzelnen Mitarbeiter – getreu dem Motto „Wirkungen in der Organisation sind das Ergebnis individueller Veränderung“.
In fünf Schritten werden alle betroffenen Nutzergruppen direkt adressiert, um eine optimale Annahme der Veränderung zu gewährleisten. Dabei soll jeder Einzelne:

  • … verstehen, warum die Veränderung notwendig ist (Awareness)
  • … sich beteiligen und die Veränderung unterstützen (Desire)
  • … für die Veränderung relevantes Wissen besitzen (Knowledge)
  • … die notwendigen Fertigkeiten und Verhaltensweisen umsetzen (Ability)
  • … die Veränderung aufrechterhalten (Reinforcement)

Systemeinführungen sind kein Selbstläufer

Sie stellen sich technologisch zukunftsorientiert auf und führen beispielsweise Microsoft 365, Office 365 oder MS Teams ein?
Eine gute Entscheidung, die vom gesamten Unternehmen getragen wird. Anders als bei der Implementierung spezifischer Tools für begrenzte Nutzergruppen umfasst diese Änderung nämlich vom Sekretariat bis hin zum Außendienst all Ihre Mitarbeiter und erfordert eine neue Art der Zusammenarbeit.

Sich lediglich auf den Erfolg von Key User-Schulungen zu verlassen, ist entsprechend wenig erfolgsversprechend. Neben unterschiedlichen Trainingsmaßnahmen sollten Sinn und Nutzen der Umstrukturierung jedem zukünftigen Anwender nahegebracht werden, damit die neuen Tools auf organisationaler Ebene wirken. Sie wünschen sich Unterstützung während des Change Management Prozesses? Sprechen Sie uns gerne an, um gemeinsam mit uns eine individuelle Begleitungsstrategie für Sie zu entwickeln.

Sie wünschen sich Unterstützung für ein Veränderungsprojekt? Sprechen Sie mich an!

Ihr Ansprechpartner
Gina Kistner, Student Trainee synalis
Gina Kistner
Consultant
Telefon:
E-Mail:
+49 228 9268 0
Direktnachricht
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    FAQ: Oft gestellte Fragen rund um Adoption & Change Management

    Was bedeutet Adoption & Change Management?
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    Der Ausdruck Adoption & Change Management setzt sich aus zwei englischen Begriffen zusammen. Adoption (= Annahme, Akzeptanz) oder auch User Adoption (= Nutzerakzeptanz) steht für die Annahme eines neuen Systems durch seine Nutzer. Change Management (= Veränderungsmanagement) steht für das Management, also die Planung und Leitung einer Veränderung. Nach der Einführung eines neuen Systems ist es nicht selbstverständlich, dass die betroffenen Personen dieses auch direkt annehmen und anwenden, wie es gedacht ist. Durch die Adoption & Change Management-Begleitung werden die betroffenen Nutzergruppen begleitet, unterstützt und befähigt, die Veränderung anzunehmen und das neue System wie vorgesehen zu nutzen.

    Was ist das Ziel von Adoption & Change Management?
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    Unser Vorgehen hat das Ziel, jede von der Umstellung betroffene Person sicher durch den Veränderungsprozess zu führen. Diese Begleitung beugt Ängsten und Widerständen vor und fördert die Akzeptanz des neuen Systems. So können Sie das Beste aus Ihrem Projekt herausholen! 

    Warum benötigt ein Projekt eine Begleitung im Sinne von Adoption & Change Management?
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    Veränderungen können herausfordernd sein: Ein Projekt ohne eine passende Begleitung durchzuführen, kann dem Projekterfolg und dem Unternehmen insgesamten schaden. Ängste, Überforderung, Leistungsrückgang und scheiternde Projekte sind nur einige Probleme, die aus einer fehlenden Veränderungsbegleitung folgen können. Um ein Projekt möglichst erfolgreich zu gestalten, lohnt es sich, diesen Herausforderungen von Beginn an durch geeignete Maßnahmen entgegenzuwirken.

    Ist Adoption & Change Management ein anderer Ausdruck für Schulungen?
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    Nein, bei Adoption & Change Management geht es um mehr als Schulungen und Trainingsmaßnahmen, aber natürlich sind diese auch Teil der Begleitung. Daneben werden die Bereiche Kommunikation, Widerstandsmanagement und Verstärkung thematisiert. Die Planung und Umsetzung von Maßnahmen in diesen Bereichen über den gesamten Projektverlauf hinweg stellt sicher, dass alle betroffenen Personen erfolgreich durch die Veränderung geführt und mögliche Herausforderungen frühzeitig erkannt werden.

    Ist das Vorgehen von Adoption und Change Management agil?
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    Ja, unser Vorgehen lässt sich auch mit agilen Vorgehensweisen vereinen. Die einzelne Phasen sind so gestaltet, dass sie flexibel anpassbar und auf verschiedene Projektmethoden anpassbar sind, egal ob sequenziell oder iterativ.

    Welche Herausforderungen können bei der Adoption und Change Management-Begleitung auftreten?
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    Herausforderungen in Veränderungsprojekten können vielfältig sein: Von Sorgen, der Umstellung nicht gerecht zu werden, bis hin zu aktiven Widerständen gegen eine bevorstehende Veränderung können die unterschiedlichsten Probleme auftreten. Um solche Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und ihnen entgegenwirken zu können, leiten wir im Rahmen unserer Workshops unter anderem Kennzahlen zur Leistungsverfolgung ab. Wir verfolgen damit kontinuierlich den Fortschritt des Projekts auf verschiedenen Ebenen. Zudem evaluieren wir in regelmäßigen Terminen den Projektfortschritt, sodass wir flexibel auf auftretende Herausforderungen reagieren können. 

    Welche Veränderungen werden begleitet?
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    Grundsätzlich kann und sollte jede Art von Projekt eine Begleitung erhalten. Primär begleiten wir Systemeinführungen, daneben ist das Vorgehen jedoch auch auf andere unternehmensbezogene Veränderungen anwendbar. Ein Beispiel dafür sind kulturelle Veränderungsprojekte, wie die Einführung von Unternehmenswerten oder die Neuorientierung eines Unternehmens durch die Überarbeitung der Vision. Andere Projekte stellen eine Mischung aus IT- und kultureller Veränderung dar, wie beispielsweise die Einführung eines neuen Learning-ManagementSystems und der gleichzeitigen Förderung einer Lernkultur. 

    Fabian Felten, Marketing Vertrieb synalis Köln Bonn

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    Fabian Felten
    Head of Marketing & Sales
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