Mehr Struktur, mehr Ordnung, weniger Chaos

Mit automatisierten Prozessen klar im Vorteil

Mondrian
Rhythmus aus schwarzen Linien
Piet Mondrian
Jennifer Eller,Sales Consultant synalis IT-Beratung Köln Bonn
Jennifer Eller
will weniger Zeit für die Ablage von Dokumenten aufwenden.
Jennifer Eller
will weniger Zeit für die Ablage von Dokumenten aufwenden.
Bild: Rhythmus aus schwarzen Linien
Piet Mondrian
Beschreibung
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem? Was ein ECM-System?

Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist eine Archivierungssoftware zur elektronischen Dokumentenverwaltung: Akten, E-Mails und Rechnungen werden digital archiviert und bearbeitet. Die IT-Lösung ermöglicht es Unternehmen jeglicher Branche, Dokumente revisionssicher abzulegen, eine einheitliche Ordnerstruktur und Aktenablage zu schaffen und allen Mitarbeitern unternehmensweiten Zugriff zu gewähren.

Ein DMS ist grundsätzlich eine Teilkomponente eines ECM-Systems bzw. einer Software für Enterprise Content Management, mit der ganzheitliche Prozesse abgebildet und optimiert werden können, die noch über die Verwaltung von Dokumenten hinausgehen. Mittlerweile werden die Begriffe aufgrund des großen Leistungsumfanges eines DMS-Systems jedoch meist synonym verwendet, weshalb wir im Folgenden von „DMS“ sprechen.

Rechnungsmanagement vereinfacht
ELO Invoice: IT-Lösung für digitales Rechnungsmanagement

ELO Invoice

Digitales und automatisiertes Rechnungsmanagement
Dr. Blum dhpg
„Der Verantwortungsvolle Umgang mit hochsensiblen Unterlagen ist ebenso entscheidend wie das Management zeitkritischer Prozesse für die vertrauenvolle Zusammenarbeit mit den Mandanten. All das muss bei der Prozessmodellierung und Umsetzung in einem ECM-System berücksichtigt werden.”
Prof. Dr. Andreas Blum – Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Partner – DHPG

Referenzen

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synalis Bonn

Ihre Vorteile: Mehr Zeit für das Wesentliche

Was kann ein Dokumentenmanagementsystem?

Die elektronische Archivierung von Dokumenten schenkt Ihnen digitale Ordnung und ebnet den Weg hin zum papierlosen Büro. Aktenablage und Dokumentenverwaltung, die ausschließlich in Papierform erfolgen, sind eine vergleichsweise zeitaufwändige Angelegenheit: Eine nicht ordnungsgemäße Ablage hat im schlimmsten Fall die Unauffindbarkeit eines Dokumentes zur Folge. Benötigen mehrere Mitarbeiter zeitgleich Akteneinsicht, stellt sie das vor ein weiteres Problem: In welchem Büro sind die Akten zu finden und wer darf zuerst reinschauen? Eine schnelle Auskunftsfähigkeit? Kaum möglich beim Papierwälzen.

  • Revisionssicher und nachvollziehbar
  • Elektronische Archivierung und Schlagwortsuche
  • Erfüllung von Compliance-Richtlinien
  • Verkürzung der Bearbeitungszeiten
  • Mehr Automatisierung, weniger manuelle Eingriffe
synalis Bonn

Whitepaper ECM im Mittelstand

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Die Studie bietet auf Basis der Aussagen von über 600 Unternehmen eine Bestandsaufnahme der ECM-Praxis im Mittelstand. Im Vordergrund stehen Fragen zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und zu Kosten von ECM-Software ebenso wie zu zukünftigen Entwicklungen und Trends rund um ECM im Mittelstand.

Warum ein DMS-System?

Ein DMS bringt Struktur und Leichtigkeit in Ihren Business-Alltag. Das elektronische Dokumentenmanagement bedeutet für Sie eine Zeitersparnis, wenn es um die Bearbeitung und Auffindbarkeit von Dokumenten und Akten, aber auch Akteneinträgen geht: Die Schlagwortsuche erspart lästiges Aktenwälzen. Aufgaben können dank DMS-Einführung dezentralisiert werden – der standortunabhängige Zugriff macht‘s möglich und verkürzt Bearbeitungszeiten. Manuelle Handgriffe weichen automatisierten Workflows, Ihre Auskunftsfähigkeit wird sowohl schneller als auch zuverlässiger und die Erfüllung von Compliance-Richtlinien wird garantiert.

Thomas Niederhäuser metek
„Dank ELOprofessional und synalis konnten wir unsere bestehenden Prozesse der Finanzbuchhaltung vollständig als digitale Workflows abbilden. Die ELO-Suche ist das Tüpfelchen auf dem i.”
Thomas Niederhäuser, Geschäftsführer bei metek – Medizin Technik Komponenten GmbH
synalis Bonn

DMS-Einführung: Nur wie?

So gelingt die DMS-Einführung

Sie wollen Ihr Unternehmen dahingehend verändern, dass Sie veraltete, papierlastige Prozesse der Dokumentenverwaltung digitalisieren und vereinheitlichen? Dann gehen Sie mit einer DMS-Einführung den richtigen Schritt.

Gemeinsam wollen wir Ihre unternehmensinternen Abläufe elektronisch sinnvoll strukturieren und optimieren: Dafür ist ein Konzept wichtig, nach dem die zukünftige Ablage erfolgen soll. Definieren Sie neben der Ordnung auch klare Ziele, die Sie erreichen möchten:

  • Erstellen Sie dafür eine Checkliste mit Anforderungen und Änderungswünschen.
  • Binden Sie dabei sowohl Führungskräfte als auch Key User ein.
  • Erfassen Sie aktuelle Aufgaben und deren Zeitaufwand, um gemeinsam mit uns nach einer effizienten Lösung zu suchen, die eine schnellere Verarbeitung von Informationen ermöglicht.

Checkliste: DMS-Einführung

  • Welches Ziel verfolgen wir mit der DMS Einführung? Was wollen wir verbessern?
  • Welche Geschäftsprozesse sollen im DMS abgebildet werden?
  • Aus welchen quellen kommen die Dokumente?
  • Welche Abteilungen/Personen sind in die Prozesse involviert?
  • Wie soll unsere zukünftige Ordnungsstruktur und Organisation aussehen?
  • Wer soll später mit dem DMS arbeiten?
  • Welche Systeme sollen an das DMS angebunden werden?
  • Welche Daten sollen emigriert werden?
  • Wie lässt sich eine Balance zwischen Ordnung und Flexibilität für den Einzelnen herstellen?
  • Wie setzt sich das DMS Projektteam zusammen?
  • Welche Meilensteine setzen wir uns und wann soll der Go Live sein?
  • Wie wollen wir den Erfolg der DMS Einführung messen?
ELOprofessional
Die bewährte DMS-Software für den Mittelstand
Mehr Informationen

ELO ECM Suite

Integriertes und prozessorientiertes Dokumentenmanagement

synalis – Ihr zuverlässiger ELO Partner

Als Partner einer der führenden Hersteller von ECM-Systemen (Enterprise-Content-Management) arbeiten wir erfolgreich mit ELO DMS zusammen. Mit dem ECM-System ELOprofessional unterstützt die ELO Digital Office GmbH gezielt mittelständische Unternehmen bei der digitalen Informationsverwaltung. Die IT-Lösung richtet sich – wie auch synalis – nach den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen im Mittelstand.

Neben dem DMS-System stehen Ihnen mit den ELO Business Solutions außerdem standardisierte Lösungen zur Verfügung, die beispielsweise Ihr Rechnungs-, Vertrags- oder Bewerbermanagement automatisieren und vereinfachen. Die Business Solutions können schnell individualisiert und vor allem rasch eingesetzt werden, um ausgewählte Geschäftsprozesse zeitnah effizienter zu gestalten.

Von der Anfangsphase bis hin zur erfolgreichen Implementierung stehen wir Ihnen mit unserer DMS-Beratung souverän zur Seite und unterstützen Sie mit Erfahrung, Fachwissen und Engagement.

Kontakt

Ihr Ansprechpartner
Daniel Schulte, DMS Experte synalis Köln Bonn
Daniel Schulte
Head of ECM
Telefon:
E-Mail:
+49 228 9268 0
Direktnachricht

Fabian Felten, Marketing Vertrieb synalis Köln Bonn

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Ihr Ansprechpartner

Fabian Felten
Head of Marketing & Sales
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fabian.felten@synalis.de
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