ELO ECM Suite und die Microsoft Cloud

So gelingt die Cloudmigration sicher

Mit dem fortschreitenden Umzug von lokalen IT-Infrastrukturen in die Cloud werden wir von Kunden regelmäßig gefragt, wie ELO mit dieser Situation umgeht. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie dies mit der ELO ECM Suite gelingt.

Die ELO-Lösung besteht im Kern aus zwei Elementen: Datenbank(en) und Applikationsserver(n). Die Applikationsserver können in der Cloud über klassische Microsoft Azure VMs installiert werden, während für die Datenbanken von Microsoft drei verschiedene Szenarien zur Verfügung stehen:

• MSSQL-Server auf einer (weiteren) VM installieren,
• Azure SQL Database,
• Azure SQL Managed Instance

Mit den beiden zuletzt genannten Optionen werden die Datenbanken zu vielen Teilen durch Microsoft verwaltet. Dies kann sogar so weit gehen, dass einzelne Tabellen durch Microsoft-Automatismen für den ständigen Zugriff durch Benutzer optimiert werden, um Reaktionszeiten zu verbessern. Ein weiterer, für deutsche Unternehmen enorm wichtiger Punkt ist der physische Ablageort der Unternehmensdaten in der Cloud. Microsoft Azure bietet mit seinem Regionskonzept hierzu die Region Germany West Central. Damit werden die Unternehmensdaten (zum aktuellen Zeitpunkt) auf Rechenzentren in Berlin, Magdeburg und Frankfurt verwaltet.

Nutzerverwaltung & Konfiguration

Wenn die ELO-Suite dann im Unternehmen installiert wurde, gibt es klassische Themen wie etwa die Benutzerverwaltung, die mit Einführung eines neuen Systems besprochen werden muss. Während ELO von Haus aus auch eine eigene Benutzerverwaltung anbietet, ist es auch offen dafür, dass ein übergeordnetes System die Benutzer verwaltet. Ein solches übergeordnetes System kann problemlos in ELO integriert werden, sodass beispielsweise die Anmeldung von Benutzern mitsamt Multifaktor-Authentifizierung über das OAuth 2.0-Protokoll konfiguriert werden kann. Im Falle der Microsoft Cloud handelt es sich dabei um Microsoft Entra ID. Wer sich lieber via LDAP bei ELO anmelden möchte, kann dies mit Konfiguration gegen „Microsoft Entra Domain Services“ problemlos konfigurieren.

Damit die Benutzer sich auch tatsächlich bei ELO anmelden können, bietet das Produkt verschiedene Clients an. Diese können abhängig von den Mitarbeiterrollen auf Terminalservern oder auch ggf. direkt im Browser des Mitarbeiters aufgerufen werden. Im Rahmen von Microsoft Azure können die verschiedenen ELO-Clients gut mit Azure Virtual Desktops (AVD) bereitgestellt werden, die direkt notwendige Benutzerkonfigurationen mitliefern, um einen unkomplizierten Start des gewünschten ELO-Clients zu ermöglichen.

Sobald die Benutzer anfangen, sich mit dem System zu verbinden, gibt es zudem Dokumente, die abgelegt werden. Diese sollten aus Sicherheitsgründen regelmäßig mit Backups gesichert werden, um Datenverlust zu vermeiden. Hierzu liefert Microsoft mit dem „Azure Blob Storage“ wirtschaftliche Aufbewahrungsmöglichkeiten, die von ELO für die Sicherung angesprochen werden können.

Mehr Freiheiten und Möglichkeiten bei der Bearbeitung

Um die Benutzer in der Ablage von Dokumenten zu unterstützen, bietet ELO schon seit vielen Jahren mit dem „ELOxc“-Modul die Möglichkeit, Postfächer direkt vom Microsoft Exchange Server abzurufen und in ELO weiterzuverarbeiten. Auch dieses Modul ist heute schon in der Lage, sich in die Cloud mit dem Exchange Online Dienst zu verbinden, um dort Postfächer abzurufen.

Nachdem der Benutzer nun auf verschiedene Arten Dokumente ablegen kann, landen wir automatisch bei dem Punkt, dass Dokumente bearbeitet werden müssen. Verfolgte ELO hier bis vor einiger Zeit das strikte Prinzip, dass nur eine Person zu einem Zeitpunkt ein Dokument bearbeiten kann, ermöglicht die Cloudanbindung von Microsoft 365 hier offenere Vorgehensweisen:

• Mit Anbindung von Office Online können Personen gleichzeitig Office-Dokumente im Browser bearbeiten und sehen Änderungen von anderen Personen ohne Zeitverzug.
• Über das Modul „Checkout to OneDrive” können sogar ganze Ordner (aber auch einzelne Dokumente) ausgecheckt und über OneDrive zur Mitarbeit freigegeben werden – so auch mit externen Parteien.
• Mit ELO Sync können ganze Archivpfade regelmäßig mit OneDrive und auch SharePoint Online (und somit auch MS Teams Dateien) synchronisiert werden, sodass – auch ohne ELO direkt zu verwenden – die Arbeit an Dokumenten möglich ist.
• Mit verschiedenen Integrationen in Microsoft Teams können ELO-Archivpfade direkt in Teams-Kanäle integriert werden, um von dort eingesehen und bearbeitet zu werden. Zusätzlich bietet ein besonderer ChatBot die Möglichkeit, direkt aus Teams heraus eine Suche in ELO zu initiieren und zu teilen.
• Der „ELO Integration Client“ liefert für verschiedene Microsoft Produkte wie „Microsoft Dynamics Business Central“ fertige Anbindungen, um beispielsweise zu einer gebuchten Eingangsrechnung direkt das korrelierende Rechnungsdokument aus ELO anzuzeigen – ohne Business Central verlassen zu müssen.
  Für verschiedene Produkte bietet ELO hier weitere fertige Integrationen. Es gibt allerdings auch einen generellen Client, der speziell für Kundenanforderungen zugeschnitten werden kann, um eine optimale Integration in eigene Drittsysteme zu ermöglichen.

ELO ECM in der Microsoft Cloudmigration? Check!

Auch wir bei synalis haben bereits eigene Lösungen entwickelt, um die Verbindung zwischen ELO und beispielsweise Business Central zu optimieren. Mit unserem synFile können so von Business Central versendete Ausgangsrechnungen direkt in ELO nach vorgegebenen Ablageregeln wie Debitorenname oder -nummer abgelegt werden. Andersherum kann eine komplexe Aktenstruktur mit synFile geschaffen werden, die unter Einbezug der Kreditoren und Debitoren aus Business Central eine einfache, aber strukturierte Ablage von Dokumenten ermöglicht.

Wie hier klar zu erkennen ist, hat ELO bereits den Schritt in die Cloud durchgeführt und integriert sich optimal in strikt cloudbasierte IT-Infrastrukturen. Sämtliche Abhängigkeiten von ELO, die ehemals eine „On-Premises“-Infrastruktur erfordert hätten, wurden abgebaut und mit dezentralen Funktionalitäten verbessert.