2021: Erfolgsrezept für Ihre Zusammenarbeit

Digitale Kommunikation, Tools, Collaboration

Die Herausforderungen der Covid-19-Pandemie äußern sich im akuten Digitalisierungszwang: Wer nicht digital aufgestellt ist, zählt aktuell zu den Verlierern der viralen Auswirkungen. Die bis dato vorherrschende Präsenzkultur samt ihren analogen Strukturen weicht Online-Meetings, Videokonferenzen, Chats etc.

Digitale Arbeit heißt: Kanalisieren, automatisieren, vereinfachen. Wie gelingt die optimale Zusammenarbeit, wenn man größtenteils im Homeoffice sitzt und nicht mehr das Büro oder gar Bürogebäude teilt?

string(110) „https://www.synalis.de/wp-content/uploads/2021/01/Neuer-Mitarbeiter-ratlos-beim-Onboarding_edited-1024×801.jpg“
Neuer Mitarbeiter ratlos beim Onboarding_edited
Beschreibung

Die Ausgangslage: Häufige Fragen zu Homeoffice

Was bedeutet es für neue Mitarbeiter, wenn die Einarbeitung ausschließlich digital abläuft und man die neuen Kollegen zunächst nur virtuell via Videokonferenzen kennenlernt? Wie kann ich mich digital am besten organisieren? Wie greife ich auf wichtige Daten und Dokumente zu?

Vielen Arbeitgebern ist die technologische Basis für ein effizientes Arbeiten von zuhause und unterwegs aus durchaus bekannt; dennoch gelingt es Unternehmen nicht immer, den Mitarbeitern einen angemessenen Rahmen für Homeoffice bereitzustellen.

Oftmals hakt es bei der Auswahl geeigneter Arbeitsmittel oder bei einem organisierten und strukturiertem Tagesablauf.

>> Kostenloser Webcast „E-Learning mit MS Teams“

Sinnbild Homeoffice versüßen_Notebook

Whitepaper: Die 5 besten Tipps für digitales Onboarding

synalis darf sich trotz der Pandemie über Verstärkung freuen. Die Herausforderung: Digitales Onboarding! Seit Beginn der Coronakrise hat sich die Arbeitswelt vermehrt ins Homeoffice verlagert. Nichtsdestotrotz müssen neue Mitarbeiter/-innen auch künftig fachlich und sozial integriert werden. Dies stellt Unternehmen vor besondere Herausforderungen: Es fehlt oft an Flexibilität bei der Implementierung neuer Prozesse und Strukturen. Darüber hinaus erschweren der fehlende Austausch und die mangelnden Vernetzungsmöglichkeiten mit den neuen Arbeitskollegen die Einarbeitung.

Laura Probst IT Systemhaus Köln Bonn
„Trotz hundertprozentigem Homeoffice und digitaler Einarbeitung funktioniert der Einstieg viel besser als erwartet. Meine größte Herausforderung besteht gerade darin, mein Team besser kennen zu lernen, mit ihm über die richtigen Kanäle zu kommunizieren und zu sehen, wie ich über Themen und Projekte informiert werde und selbst informiere.”
Laura Probst, Online Marketing Manager

Zutaten für erfolgreiches Onboarding

Bei synalis stellt Rieke Zervas, Head of Human Resources, durch verschiedene Maßnahmen sicher, dass die Einarbeitung auch in Corona-Zeiten so intensiv und effektiv wie möglich verläuft.

Sie setzt unter anderem auf ein internes SharePoint-basiertes Info-Cockpit, auf dem sämtliche unternehmensrelevante Informationen aufgeführt werden. Ein eigens erstelltes Onboarding-Portal hilft gerade neuen Kollegen bei der Heranführung an genutzte Programme, dient als Sammelstelle für sämtlich CI-Vorlagen und bietet Leitfäden und Videos zu zentralen Fragestellungen und Themen.

Plus: Bei synalis wird neuen Kollegen/-innen zudem ein Firmen-Pate zur Seite gestellt, mit dessen Hilfe man sich direkt persönlich aufgenommen fühlt und der einem einen schnellen Einstieg in Unternehmensstrukturen ermöglicht. Diesen erreicht man während der Pandemie selbstverständlich auch jederzeit digital über die verschiedensten Tools.

Rieke Zervas, Personalabteilung synalis Köln Bonn
„Der Bedarf für ein professionelles Onboarding mit digitalen Elementen rückt auch bei uns in den Fokus. Besonders der Betreuung von Onboardees messen wir in diesem Jahr einen noch höheren Stellenwert zu. Um neue Mitarbeiter langfristig zu binden und als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, wird dies auch künftig eine wichtige Rolle spielen. ”
Rieke Zervas, Head of Human Resources & Internal Operations

Digitales Onboarding: Zahlen & Fakten

Im Rahmen der HAUFE Studie 2020: Onboarding im Wandel wurden branchenübergreifend über 500 HR-Verantwortliche zu Onboarding-Prozessen während der Coronapandemie befragt.

der HR-Beauftragten verwirklichen frühes Onboarding (Maßnahmenbeginn nach Vertragsunterschrift)
sprechen einer guten Einarbeitung stärkeres Employer Branding zu
sehen Verbesserungsbedarf im Onboarding-Prozess

Intern wie extern einsatzbereit: Microsoft Teams & Yammer

Eine gut verknüpfte interne Kommunikation ist nicht nur motivierend, sondern auch entscheidend für den langfristigen Geschäftserfolg. Um miteinander verknüpft zu bleiben, erfreuen sich YAMMER und die marktführende Kommunikationsplattform Microsoft Teams großer Beliebtheit bei synalis. Beide Anwendungen sind nicht nur einfach und intuitiv in ihrer Handhabung, sondern bieten analog zu den bekannten sozialen Netzwerken eine moderne Plattform, um News miteinander zu teilen.

Die Mitarbeitenden können Inhalte erstellen, teilen, kommentieren, ergänzen oder liken und dank vielfältiger GIFs und Smileys kommt auch die Kreativität nicht zu kurz. Communities dieser Art bieten darüber hinaus die Möglichkeit, sich als Abteilung oder Projektgruppe virtuell zusammenzufinden, um sich hierarchieübergreifend auszutauschen und somit effizient zusammenzuarbeiten.

Auch für Führungskräfte ist das Social Intranet die ideale Plattform, um wichtige Impulse zu erhalten, Botschaften zu vermitteln, und näher an das eigene Team zu rücken.

Bildquelle: Microsoft 

Laura Probst IT Systemhaus Köln Bonn
„Aus eigener Erfahrung kann ich mit gutem Gewissen bestätigen, dass sie die Kommunikation untereinander aktiv anregen und fördern, und in Zeiten von Remote Work und Homeoffice eine perfekte Ergänzung zum klassischen White Board darstellen. Lockere und individuelle Kennenlern-Gespräche, die man normalerweise in der Mittagspause oder bei einem Kaffee in der Küche mit seinen Kollegen hat, können genauso gut digital stattfinden und sind schon längst als feste Meetings im Kalender eingeplant.”
Laura Probst, Online Marketing Manager

MS Teams: Der One-Stop-Shop für Zusammenarbeit & Informationsbereitstellung

Microsoft Teams ist längst mehr als eine Plattform für klassische Videokonferenzen mit Chatfunktion. Hier 3 Beispiele, wie Sie die Effizienz Ihrer Zusammenarbeit steigern können:

1. Integration des SharePoint-basierten Intranets in Microsoft Teams

Zentral bereitgestellt und prominent platziert (in der Menüleiste links eingebettet) versteht sich das integrierte Intranet als Hub für gesammelte Informationen, Prozesse, Links und den informellen Austausch. Mitarbeiter profitieren von dem direkten Intranetzugriff durch sofortige Verfügbarkeit von News, Guidelines und Vorlagen, ohne die Inhalte erst andernorts suchen zu müssen. Hierdurch erhöht sich deutlich die Nutzerfreundlichkeit sowie der Nutzungsgrad.

2. Integration von Yammer in Microsoft Teams

Ähnlich verhält es sich mit der Integration von Yammer: Ein Klick und Sie erfreuen sich der jüngsten Unternehmensnews, sehen Umfragewerte ein, werden über die neuesten Entwicklungen aufgeklärt oder können Ihre Kollegen selbst briefen.

3. Bereitstellung individueller Applikationen in Microsoft Teams

Zudem bieten wir Ihnen je nach Anwendungsfall und einer vorausgehenden Analyse die Möglichkeit, weitere Applikationen in Teams zu integrieren, damit Sie unternehmensrelevante Apps schnell zugriffsbereit haben.

Digitale Signatur mit DocuSign

Die Büros stehen leer, sämtliche Mitarbeiter sind in den eigenen vier Wänden fleißig – extra für die Vertragsunterzeichnung reinkommen? Mit DocuSign sparen Sie sich den Weg und leisten Ihre rechtsgültige elektronische Unterschrift bei Angeboten, Verträgen oder Rechnungen. Außerdem umgehen Sie geschickt Fehlerquellen wie Medienbrüche oder mangelhafte Ausstattung im Homeoffice. Nutzen Sie den schnellen und sicheren Weg der digitalen Unterschrift, um flexibel zu unterzeichnen (via Webportal oder App) und sämtliche Signaturprozesse vollständig in Ihre Arbeitsabläufe zu integrieren!

Digitale Signatur mit DocuSign

Ihre Vorteile mit DocuSign:

  • Erfüllung der Rechtssicherheit / aller Aspekte der eIDAS-Verordnung ✓
  • Höhere Effizienz durch schnelle und transparente Bearbeitungszeiten ✓
  • Nahtlose Kompatibilität mit Microsoft ✓
  • Einfache Anbindung an LMS365, Office 365 oder MS Teams ✓
  • Ersparnis von Zwischenschritten, Papierkosten & Medienbrüchen ✓
  • Mobile First-Erlebnis ✓

Die digitale Unterschrift: Schnell, sauber, rechtssicher

DocuSign Beitragsbild DocuSign_Logo elektronische Unterschrift Partner synalis
Ihr Ansprechpartner
Tobias Felten synalis SharePoint Köln Bonn
Tobias Felten
Head of Collaboration
Telefon:
E-Mail:
Direktnachricht
öffnen und schließen

    Fabian Felten, Marketing Vertrieb synalis Köln Bonn

    Kontakt

    Ihr Ansprechpartner

    Fabian Felten
    Head of Marketing & Sales
    +49 228 9268 129
    fabian.felten@synalis.de
    synalis GmbH & Co. KG
    Gesellschaft für modernes Informationsmanagement
    Support
    Karriere