Integration CRM und ERP – Strukturierter Vertriebsprozess und Umsatz

Kunde:
Kautex Maschinenbau

Projekt:

Integration CRM und ERP – Zentrales CRM-System sorgt für strukturierten Vertriebsprozess und Umsatz

Wenn es um innovative Extrusionsblasformtechnik geht, fällt unweigerlich ein großer Name: Kautex Maschinenbau GmbH. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Bonn bietet seinen Kunden Lösungen, die in Qualität, Technologie und Service weltweit führend sind.

Seit über 50 Jahren entwickeln und bauen die Experten von Kautex Maschinenbau Extrusionsblasformmaschinen für Kunden in aller Welt. Mit Vertriebs- und Serviceorganisationen in allen wichtigen Industrieregionen ist der Maschinenbauer überall in der Nähe seiner Kunden und zählt damit zu einer international anerkannten Marke für Qualität und Zuverlässigkeit. Mit seiner langjährigen Erfahrung und immer neuen innovativen Impulsen hat Kautex Maschinenbau die Entwicklung der Extrusionsblasformtechnik maßgeblich beeinflusst. Zahlreiche weltweit bestehende Patente zeugen von der Innovationskraft des Unternehmens.
Weltweit steht Kautex Maschinenbau schnell und kompetent für Beratung und Service zur Verfügung. Neben drei weiteren Vertriebsniederlassungen in Italien, China und in den USA sorgt ein dichtes globales Netz von Servicepartnern für schnelle Hilfe dank optimaler Kommunikation ohne Sprachbarrieren. Das erfordert unternehmensintern eine ausgereifte Kommunikations- und Datenplattform.

„Wir sind auf der Suche nach einem zentralen, englischsprachigen Erfassungs- und Verwaltungssystem für unsere Kunden- und Interessentendaten sowie für unsere weltweit ausgelieferten Maschinen“, erläuterte Anja Gronschel, Projektleiterin der IT-Ausschreibung bei Kautex Maschinenbau, die Ausgangssituation Anfang 2010. synalis konnte mit seinen Lösungen und Leistungen das Unternehmen aus der Nachbarschaft überzeugen und setzte sich in der Ausschreibung gegen weitere Anbieter durch.

Zur Erfassung der detaillierten Anforderungen an das CRM-System fand zu Beginn der Zusammenarbeit ein Workshop mit allen Beteiligten statt. Neben der von Frau Gronschel genannten zentralen Datenerfassung und -verwaltung wurden die Ablösung von bestehenden Anwendungen, wie beispielsweise länderspezifische Exceltabellen, Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit, die Integration des ERP-Systems, ein ausgereiftes Reporting sowie ein Tool zur weltweiten Serviceeinsatzplanung gefordert.

Die Zielsetzung bestand in einer strukturierten und zentralen Unterstützung des Verkaufsprozesses für den Vertrieb neuer Maschinen und Serviceleistungen. Darüber hinaus wurde ein System gefordert, das höchstmögliche Nutzerakzeptanz versprach.

Im Sommer 2010 installierte synalis zwei Testsysteme bei Kautex. Auf Basis der Microsoft Dynamics CRM Enterprise Lizenz mit Mehrmandantenfähigkeit konnte vor dem Go-Live-Termin das System getestet werden. Die Hauptbestandteile des Systems sind das englischsprachige Dynamics CRM mit der von synalis entwickelten Wordintegration, Verkaufsprozesssteuerung und –unterstützung, Aktivitäten- und Kampagnenmanagement, eine zentrale Maschinenverwaltung und das Serviceeinsatz-Planungstool. Zur besseren Übersicht für die Benutzer entwickelte synalis eigens für den Serviceeinsatz eine grafische Oberfläche (Abb. 1, siehe Anwendungsbericht), die mit Daten aus dem CRM gespeist wird.

Darüber hinaus wurde zur besseren Ansicht für alle Nutzer eine übersichtliche Darstellung (Abb. 2, Anwendungsbericht) der kundenseitigen Unternehmenshierarchien und –beziehungen programmiert

Im CRM-System werden mit Hilfe von SQL Reporting Services u.a. ausgewählte Daten aus dem ERP-System in verschiedenen Berichten deutlich und benutzerfreundlich sichtbar gemacht. Zur besseren Unternehmenssteuerung kann hier zum Beispiel eine Verkaufspipeline oder ein Soll-Ist-Abgleich der Maschinenaufträge erstellt werden. Zur Anbindung an das von Kautex genutzte ERP-System AMS wurde ebenfalls eine Eigenentwicklung von synalis eingesetzt: Das Synchronisationsframework syncster. Auf Basis dieser differenzbasierten Methode werden die Daten zwischen dem ERP- und dem CRM-System synchronisiert. Neben den Stammdaten werden die Bewegungsdaten wie Aufträge, Umsätz und offene Posten fortlaufend in Übereinstimmung gebracht.

Über Internet Facing Deployment wird der weltweite Zugriff auf das eigene CRM-System sichergestellt. Dafür wurde eine eigene URL mit Sicherheitszertifikat eingerichtet, über die sich die Benutzer via Benutzername und Passwort einloggen können (siehe Anwendungsbericht).