synFile – Die digitale Aktenverwaltung (eAkte) für mittelständische Unternehmen
Verwalten Sie sämtliche Informationen praktisch & zentralisiert in Ihrer digitalen Akte
Digitale Verwaltung elektronischer Akten & Zusammenführung von Dokumenten aus Papier, E-Mail oder Dateien
Was ist eine elektronische Akte (eAkte)? Wie kann man eine vollständige digitale Akte bereitstellen und Wissensmonopole vermeiden? Warum lohnt sich die Einführung einer eAkte? Wie schafft man ein strukturiertes Ablagesystem und eine einheitliche Verwaltung von Dokumenten verschiedener Formate und Quellen – also Papierakten, E-Mails, Office-Dokumenten oder Dateilaufwerken? Wie wird die Ordnung digitaler Akten auch nach Jahren noch gewährleistet?
Alle Informationen zusammengeführt in einer zentralen eAkte
synFile schafft Struktur an den Stellen, wo es gewünscht und nötig ist. Automatisiert werden Daten und Akten immer gleichartig strukturiert, während Informationen trotzdem übersichtlich bleiben. Auf diese Weise werden Fehler vermieden und Arbeitsschritte erleichtert.
Daniel Schulte
Bereichsleiter für DMS-Lösungen, synalis
synalis GmbH & Co. KG
Ihre Vorteile der digitalen Aktenverwaltung mit synFile auf einen Blick
Vom Chaos zur Ordnung: Mehr Ordnung und Struktur dank digitaler Aktenführung
Eine elektronische Akte – auch e-Akte genannt – ist das digitale Gegenstück zu einer Papierakte. In der e-Akte werden Dokumente bzw. verschiedene Dokumenttypen aufbewahrt: Rechnungen, Verträge, Protokolle oder Bewerbungsunterlagen. Unsere DMS-Lösung synFile führt Dokumente unterschiedlicher Informationsträger zentral und geordnet in einer digitalen Akte zusammen: Papierdokumente und digitale Dokumente werden so in einer elektronischen Akte vereint. Gleichzeitig werden vordefinierte Ordnerstrukturen automatisch erstellt und somit Einheitlichkeit und Nachvollziehbarkeit erzeugt.
synFile stellt einen in der Praxis erprobten Lösungsansatz für das moderne digitale Dokumentenarchiv dar, der auf der etablierten DMS-Lösung ELO ECM-Suite basiert. Diese DMS-Software ist der Grundstein für die digitale Aktenverwaltung und Langzeitarchivierung und damit auch für das sich zunehmend verbreitende papierlose Büro als Zeichen der erfolgreichen Digitalisierung.
Digitale Aktenverwaltung mit synFile: Die drei Konzeptionssäulen
Workfloworientiert
Mit synFile können Ablagestrukturen entwickelt werden, die sowohl workflowbezogen vordefiniert als auch dynamisch sein können (z. B. vordefinierte Personalakte / flexible Projektakte).
Übersichtlichkeit
Beim Zugriff auf Dokumente in Akten werden nur genau die Strukturen angezeigt, in denen auch Dokumente abgelegt sind. Vordefinierte Unterordner werden erst dann erzeugt, wenn Dokumente vorhanden bzw. enthalten sind.
Integration
synFile kann auf einfache Weise mit anderen IT-Anwendungen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV Eigenorganisation und anderen datenbankbasierten Lösungen integriert werden.
Webcast-Aufzeichnung: Digitale Dokumentenverwaltung mit synFile
Unsere DMS-Experten zeigen Ihnen in unserem Webcast die Funktionen von synFile und wie die DMS-Lösung Sie beim Digitalisierungsprozess und der Archivierung unterstützt.
Ihre Vorteile durch die digitale Akte
Umfassende Recherchemöglichkeiten
Die Inhalte der in den eAkten zentral abgelegten Dokumente können durch die integrierten Indizierungsfunktionen umfassend recherchiert werden, sodass das darin enthaltene Wissen erschlossen werden kann.
Standortunabhängiger Zugriff
Mitarbeitern im Homeoffice und im Außendienst stehen alle Dokumente des Unternehmens jederzeit zur Verfügung und ermöglichen und fördern zusätzlich die effiziente standortübergreifende Zusammenarbeit; auf Behelfslösungen wie Handakten, Duplikate, etc. kann verzichtet werden.
Vollständige und aktuelle Informationen
Durch die Zusammenführung der unterschiedlichen Informationsträger in eine einheitliche elektronische Akte stehen diese Informationen vollständig und stets aktuell an einem Ort zur Verfügung.
Effizienter Dokumentenzugriff
Die DMS-Lösung synFile erzeugt eine einheitliche Ablage mit einer von Ihnen vordefinierten Ordnerstruktur und Namensvergabe für all Ihre unternehmensinternen Dokumente – ganz gleich welcher Art oder Form. Diese Art der elektronischen Dokumentenverwaltung erleichert Ihnen das Aufsuchen und -finden von Dokumenten, den Zugriff auf relevante Informationen sowie die Ablage auf Basis Ihrer individuellen Vorgaben.
Ihre digitale Aktenverwaltung ermöglichen wir durch drei verschiedene Versionen von synFile:
1. Version: synFile Pure als klassische Basisversion
synFile Pure ist die Basis-Edition von synFile, basiert auf der DMS-Lösung ELO ECM Suite und bietet sämtliche hilfreiche Grundfunktionen.
2. Version: synFile für DATEV Eigenorganisation
Die Lösungen der DATEV für die Eigenorganisation von Kanzleien EO-Classic und EO-Comfort werden in vielen Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften für die Verwaltung von Mandantenstammdaten genutzt. synFile kann direkt auf diese Anwendungen zugreifen, dem Anwender eine schnelle Auswahl des Mandanten ermöglichen und die Mandantenakten automatisch anlegen und verschlagworten.
3. Version: synFile für Microsoft Dynamics NAV
In Verbindung mit Microsoft Dynamics NAV bietet synFile Funktionen, die weit über die Möglichkeit zur einfachen, schnellen und strukturierten Ablage von Dokumenten in einem Dokumentenmanagement hinausgehen:
Belege (z.B. Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Mahnungen, etc.), die in Microsoft Dynamics NAV erzeugt werden, können vollautomatisch nach ELO übergeben und archiviert werden.
Eingehende Dokumente (z.B. Eingangsrechnungen) initiieren aus ELO heraus Arbeitsprozesse in Microsoft Dynamics NAV und werden integriert verarbeitet (Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe).
In Microsoft Dynamics NAV begonnene Prozesse können automatisiert in ELO zu Ende geführt werden (z.B. Archivierung von externen Lieferdokumenten und Warenbegleitunterlagen).
Die Produkteditionen der DMS-Lösung synFile
Ihre Ansprechpartnerin
Sie wollen die DMS-Lösung synFILE genauer kennenlernen? Dann kontaktieren Sie uns! Service fängt bei uns genau dort an, wo Sie ihn brauchen. Unsere Expertin steht Ihnen für alle Fragen rund um digitale Aktenverwaltung gerne zur Verfügung!
Laura Krüger, Lead Sales Manager
laura.krueger@synalis.de | +49 228 9268 139