Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content
Post Type Selectors
post
page
personioposition
cloudservices
referenzen

synFile – Die digitale Aktenverwaltung (eAkte) für mittelständische Unternehmen

Verwalten Sie sämtliche Informationen praktisch & zentralisiert in Ihrer digitalen Akte

Digitale Verwaltung elektronischer Akten & Zusammenführung von Dokumenten aus Papier, E-Mail oder Dateien

Was ist eine elektronische Akte (eAkte)? Wie kann man eine vollständige digitale Akte bereitstellen und Wissensmonopole vermeiden? Warum lohnt sich die Einführung einer eAkte? Wie schafft man ein strukturiertes Ablagesystem und eine einheitliche Verwaltung von Dokumenten verschiedener Formate und Quellen – also Papierakten, E-Mails, Office-Dokumenten oder Dateilaufwerken? Wie wird die Ordnung digitaler Akten auch nach Jahren noch gewährleistet?

Alle Informationen zusammengeführt in einer zentralen eAkte

Daniel Schulte, DMS Experte synalis Köln Bonnzitat-icon

synFile schafft Struktur an den Stellen, wo es gewünscht und nötig ist. Automatisiert werden Daten und Akten immer gleichartig strukturiert, während Informationen trotzdem übersichtlich bleiben. Auf diese Weise werden Fehler vermieden und Arbeitsschritte erleichtert.

Daniel Schulte

Bereichsleiter für DMS-Lösungen, synalis

synalis GmbH & Co. KG

Ihre Vorteile der digitalen Aktenverwaltung mit synFile auf einen Blick

Vom Chaos zur Ordnung: Mehr Ordnung und Struktur dank digitaler Aktenführung

Eine elektronische Akte – auch e-Akte genannt – ist das digitale Gegenstück zu einer Papierakte. In der e-Akte werden Dokumente bzw. verschiedene Dokumenttypen aufbewahrt: Rechnungen, Verträge, Protokolle oder Bewerbungsunterlagen. Unsere DMS-Lösung synFile führt Dokumente unterschiedlicher Informationsträger zentral und geordnet in einer digitalen Akte zusammen: Papierdokumente und digitale Dokumente werden so in einer elektronischen Akte vereint. Gleichzeitig werden vordefinierte Ordnerstrukturen automatisch erstellt und somit Einheitlichkeit und Nachvollziehbarkeit erzeugt.

synFile stellt einen in der Praxis erprobten Lösungsansatz für das moderne digitale Dokumentenarchiv dar, der auf der etablierten DMS-Lösung ELO ECM-Suite basiert. Diese DMS-Software ist der Grundstein für die digitale Aktenverwaltung und Langzeitarchivierung und damit auch für das sich zunehmend verbreitende papierlose Büro als Zeichen der erfolgreichen Digitalisierung.

Digitale Aktenverwaltung mit synFile: Die drei Konzeptionssäulen

Workfloworientiert

Mit synFile können Ablagestrukturen entwickelt werden, die sowohl workflowbezogen vordefiniert als auch dynamisch sein können (z. B. vordefinierte Personalakte / flexible Projektakte).

Übersichtlichkeit

Beim Zugriff auf Dokumente in Akten werden nur genau die Strukturen angezeigt, in denen auch Dokumente abgelegt sind. Vordefinierte Unterordner werden erst dann erzeugt, wenn Dokumente vorhanden bzw. enthalten sind.

Integration

synFile kann auf einfache Weise mit anderen IT-Anwendungen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV Eigenorganisation und anderen datenbankbasierten Lösungen integriert werden.

Webcast-Aufzeichnung: Digitale Dokumentenverwaltung mit synFile

Unsere DMS-Experten zeigen Ihnen in unserem Webcast die Funktionen von synFile und wie die DMS-Lösung Sie beim Digitalisierungsprozess und der Archivierung unterstützt.

Ihre Vorteile durch die digitale Akte

Umfassende Recherchemöglichkeiten

Die Inhalte der in den eAkten zentral abgelegten Dokumente können durch die integrierten Indizierungsfunktionen umfassend recherchiert werden, sodass das darin enthaltene Wissen erschlossen werden kann.

Standortunabhängiger Zugriff

Mitarbeitern im Homeoffice und im Außendienst stehen alle Dokumente des Unternehmens jederzeit zur Verfügung und ermöglichen und fördern zusätzlich die effiziente standortübergreifende Zusammenarbeit; auf Behelfslösungen wie Handakten, Duplikate, etc. kann verzichtet werden.

Vollständige und aktuelle Informationen

Durch die Zusammenführung der unterschiedlichen Informationsträger in eine einheitliche elektronische Akte stehen diese Informationen vollständig und stets aktuell an einem Ort zur Verfügung.

Effizienter Dokumentenzugriff

Die DMS-Lösung synFile erzeugt eine einheitliche Ablage mit einer von Ihnen vordefinierten Ordnerstruktur und Namensvergabe für all Ihre unternehmensinternen Dokumente – ganz gleich welcher Art oder Form. Diese Art der elektronischen Dokumentenverwaltung erleichert Ihnen das Aufsuchen und -finden von Dokumenten, den Zugriff auf relevante Informationen sowie die Ablage auf Basis Ihrer individuellen Vorgaben.

Ihre digitale Aktenverwaltung ermöglichen wir durch drei verschiedene Versionen von synFile:

01
01

1. Version: synFile Pure als klassische Basisversion

synFile Pure ist die Basis-Edition von synFile, basiert auf der DMS-Lösung ELO ECM Suite und bietet sämtliche hilfreiche Grundfunktionen.

02
02

2. Version: synFile für DATEV Eigenorganisation

Die Lösungen der DATEV für die Eigenorganisation von Kanzleien EO-Classic und EO-Comfort werden in vielen Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften für die Verwaltung von Mandantenstammdaten genutzt. synFile kann direkt auf diese Anwendungen zugreifen, dem Anwender eine schnelle Auswahl des Mandanten ermöglichen und die Mandantenakten automatisch anlegen und verschlagworten.

03
03

3. Version: synFile für Microsoft Dynamics NAV

In Verbindung mit Microsoft Dynamics NAV bietet synFile Funktionen, die weit über die Möglichkeit zur einfachen, schnellen und strukturierten Ablage von Dokumenten in einem Dokumentenmanagement hinausgehen:

Belege (z.B. Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Mahnungen, etc.), die in Microsoft Dynamics NAV erzeugt werden, können vollautomatisch nach ELO übergeben und archiviert werden.
Eingehende Dokumente (z.B. Eingangsrechnungen) initiieren aus ELO heraus Arbeitsprozesse in Microsoft Dynamics NAV und werden integriert verarbeitet (Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe).
In Microsoft Dynamics NAV begonnene Prozesse können automatisiert in ELO zu Ende geführt werden (z.B. Archivierung von externen Lieferdokumenten und Warenbegleitunterlagen).

Zufriedene Kunden, die die digitale Aktenverwaltung schätzen

Logo der Firma FAGSI

FAGSI: Dokumentenablage mit ELO

Die Einführung eines zentralen digitalen und automatisierten Archivierungssystems zur Ablösung der Aktenverwaltung in Papierform, dass war der Wunsch von FAGSI. synalis fand mit den ELO-Workflows die passende Lösung

Mehr erfahren
Logo der Firma Orbisana Healthcare

Orbisana Healthcare: Schnelle Identifizierung und Bearbeitung von Belegen

Durch die Einführung der Dokumentenerkennung und Archivierung von ELOprofessional mit dem DocXtractor konnte der Arbeitsprozess deutlich verbessert werden. Vor allem die Fehlerrate in der Erkennung von Dokumenteninhalten wurde drastisch gesenkt, sodass deutlich weniger manuell nachbearbeitet werden muss.

Mehr erfahren

Die Produkteditionen der DMS-Lösung synFile

Mehrmandantenfähig
Aktenplanverwaltung
Anlage beliebiger Aktentypen
Manuelle Anlage neuer Akten
Ablageassistent zur Unterstützung des Anwenders
Aktenanlage für Mandanten aus Datev EO classic/comfort
Aktenanlage für Kreditoren/Debitoren aus Microsoft Dynamics NAV
Automatische Archivierung aller in NAV erzeugten Belegarten
Komfortfunktionen
synFile Pure / Die Basisversion
synFile für DATEV Eigenorganisation
synFile für Microsoft Dynamics NAV
Ihre Ansprechpartnerin

Sie wollen die DMS-Lösung synFILE genauer kennenlernen? Dann kontaktieren Sie uns! Service fängt bei uns genau dort an, wo Sie ihn brauchen. Unsere Expertin steht Ihnen für alle Fragen rund um digitale Aktenverwaltung gerne zur Verfügung!

    Laura Krüger, Lead Sales Manager