ELO DMS: Software für modernes Dokumentenmanagement

Mit dem bewährten DMS von ELO Prozesse und Workflows digital steuern

ELO ECM Suite – Bewährtes Dokumentenmanagementsystem für den Mittelstand

Jedes Unternehmen hat abhängig von seiner Größe und seinen Geschäftsprozessen unterschiedliche Anforderungen an die Ausprägung einer ECM- / DMS-Lösung. Die Firma ELO (Elektronischer Leitz Ordner) Digital Office hat aus diesem Grund von Beginn an für jede Unternehmensgröße spezielle Lösungen entwickelt. Seit über 20 Jahren setzt synalis die ELO-Produkte bei mittelständischen Kunden ein und betreut Sie professionell und nachhaltig.

Archivierung & Workflows leicht gemacht mit ELO DMS

Edmund Lehnhof, DMS synalis Köln Bonnzitat-icon

ELO lässt sich flexibel in eine Vielzahl von Geschäftsanwendungen wie ERP-, CRM-, E-Mail-Systeme und in Microsoft Office Produkte integrieren. Sie erhalten dadurch eine zentrale Informationsplattform.

Edmund Lehnhof

Senior Software Engineer

synalis GmbH & Co. KG

ELO DMS: Dokumentenmanagementsystem – Lösungen für jede Unternehmensgröße

Ob ELOoffice für kleine, ELOprofessional für mittelständische oder ELOenterprise für große Unternehmen mit dezentralisierten Unternehmensstrukturen. Beim ELO DMS finden Sie für jede Unternehmensgröße das richtige Produkt. Ergänzend werden Ihnen die ELO Business Solutions angeboten, mit denen Sie fertige Lösungen für das Rechnungs-, das Besucher– oder Vertragsmanagement erhalten.

Sie profitieren von einer schnellen Umsetzung, integrierter Produktpflege und -Weiterentwicklung. Sie nennen uns Ihre Anforderungen und wir kümmern uns um das passende ECM-System (Enterprise Content Management) für Ihr mittelständisches Unternehmen.

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Neu: ELO ECM Suite 21

„Neue Technologie, bessere Zusammenarbeit und nahtlose Softwareintegration“ ELO bringt die neue ELO ECM Suite 21 auf den Markt und stellt ihre besonderen Vorzüge und Ergebnisse der konstanten Optimierung wie folgt heraus: Neue Technologien schaffen mehr Flexibilität und zugleich Zukunftsfähigkeit – in aktuellen Digitalisierungszeiten unverzichtbar für Beständigkeit auf dem Markt. ELO Flows beschleunigt zudem Ihre Projektrealisierung. Eine effizientere Zusammenarbeit verspricht die Anbindung an Microsoft Teams – ECM-Funktionen können Sie direkt innerhalb der Collaboration-Software aufrufen, somit Zeit sparen und alle wesentlichen Informationen auf zentralisiert einsehen. Passend zur Integration in Microsoft Teams geht der ELO Desktop Client nun Hand in Hand einher mit Microsoft Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint sowie Office.

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Erfolgreiche Projekte bei unseren Kunden

Logo der dhpg

dhpg: Die digitale Aktenverwaltung der dhpg

Mit Hilfe der ELO ECM Suite werden bei der dhpg an jedem Standort an zentraler Stelle alle Posteingangsdokumente gescannt und digital sowohl an die Partner als auch an die Sachbearbeiter verteilt. Die zuvor in drei „Datentöpfen“ – Papier, Dateilaufwerke, E-Mails – verteilten Inhalte zu einer Mandanten-Akte sind nun in einer Plattform zentral nach einer über alle Standorte standardisierten Struktur gespeichert.

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Logo des Unternehmens metek Medizin-Technik-Komponenten

metek: ELOprofessional in der Medizintechnik

metek interessierte sich für eine Dokumentenablage, die automatisiert und effizient, mit wenigen manuellen Freigaben und Zwischenschritten arbeitet. Dank ELO Workflows ist dies nun möglich.

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Digitalisierung mit ELO DMS ist komfortabel und effizient

Die Service Orientierte Architektur (SOA) von ELOenterprise macht es möglich: Die ELO ECM Funktionalitäten können in Ihre spezifischen Anwendungen im Unternehmen integriert werden. Ihr Geschäftsprozess steht im Mittelpunkt. Die Business-Logik von ELO stellt sicher, dass die Elemente Ihrer gesamten IT-Struktur miteinander kommunizieren und sicher Informationen austauschen können. Das ermöglicht Ihnen auch frei zu skalieren, wenn Ihre Datenmengen und Benutzerzahlen steigen.

Dokumentenarchivierung und Dokumentenverwaltung

  • Rechtssicher und revisionssichere Archivierung mit Löschfristenverwaltung
  • DMS-Funktionen inklusive Formatkonvertierung, Check-out/Check-in und Versionierungsfunktionen
  • Server- und Client-basierte E-Mail-Archivierung für MS Exchange/Outlook, IBM Domino/Notes und andere inkl. automatischer Übernahme der Suchbegriffe aus der E-Mail
  • Digitale Aktenverwaltung
    Wiedervorlagetermin bei der Ablage anlegen
    Rechtevergabe für Mitarbeiter und Teams
  • Einfaches Verwalten grafischer Dokumente, Bilder und PDF-Dateien dank DIA-Vorschau
  • Anzeige aller gängigen Dokumentenformate im Originalformat
  • Integration in Output-Management-Systemen, Microsoft Office 365 und SharePoint, Geschäftsprozess-Anwendungen wie ERP oder CRM

Die Vorteile der ELO DMS-Lösung

  • Eine besondere Stärke des ELO Dokumentenmanagements besteht darin, papiergebundene Arbeitsabläufe zu digitalisieren und damit Aufgaben zu erleichtern. Die elektronische Verwaltung von Unternehmensdaten unterstützt Sie selbsterklärend, gewohnte Prozesse schneller und effektiver durchzuführen. Die von den Microsoft Office Programmen gewohnte Benutzeroberfläche erleichtert den Einstieg in die neue Software. Für Ihr Unternehem heißt das:
  • Prozesse und Workflows digital steuern – individuell für Ihre Unternehmensprozesse konfigurierbar.
  • Dokumente automatisiert verarbeiten und ablegen.
  • Integration in Fremdsysteme wie Microsoft Dynamics NAV / Business Central.
  • Fehlablage und Verlust von Dokumenten werden durch definierte Vorgaben vermieden.
  • Mitarbeiter im Außendienst, im Home-Office und standortübergreifende Teams können gleichzeitig auf aktuelle Daten und Versionen der Dokumente zugreifen und daran arbeiten.
  • Mehrsprachigkeit
Portrait von Thomas Niederhaeuser von der Firma metekzitat-icon

Dank ELOprofessional und synalis konnten wir unsere bestehenden Prozesse der Finanzbuchhaltung vollständig als digitale Workflows abbilden. Die ELO-Suche ist das Tüpfelchen auf dem i.

Thomas Niederhäuser

Geschäftsführer

metek – Medizin Technik Komponenten GmbH

Analoge Prozesse digital steuern und per Workflow automatisieren

  • ELO Workflows erleichtern prozessorientiert das Erfassen, Scannen, Digitalisieren von Papierdokumenten
  • Prozesse einfach und übersichtlich über eine grafische Oberfläche konfigurieren
  • Frei definierbares, formularbasiertes Workflow Management
  • Automatisierte Ablage von elektronischen Unterlagen
  • Automatische, schnelle Ablage und Verschlagwortung
  • Dokumentenklassifikation und Datenextraktion inklusive Rechnungseingangsbearbeitung

ELO DMS
Workflowmanager

synalis als langjähriger ELO-Partner

Als Partner einer der führenden Hersteller von ECM-Systemen (Enterprise-Content-Management) arbeiten wir erfolgreich mit ELO DMS zusammen. Mit dem ECM-System ELOprofessional unterstützt die ELO Digital Office GmbH gezielt mittelständische Unternehmen bei der digitalen Informationsverwaltung. Die IT-Lösung richtet sich – wie auch synalis – nach den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen im Mittelstand.

Von der Anfangsphase bis hin zur erfolgreichen Implementierung stehen wir Ihnen mit unserer DMS-Beratung souverän zur Seite und unterstützen Sie mit Erfahrung, Fachwissen und Engagement.

Benutzerorientiert und anwenderfreundlich

  • Die ELO Collaboration Tools inkl. Social Features ermöglichen Zusammenarbeit und unterstützen so den kommunikativen Austausch über Dokumente.
  • Per ELO Feed können Mitarbeiter Beiträge erstellen und mit Ihren Kollegen kommunizieren.
  • Themen bündeln mit Hashtags und Umfragen unter Kollegen durchführen
  • Integrierte Bildfunktionen für unterschiedliche Ansichten wie Zoom, Vollbild und Ausschnitt-Anzeige.
  • Automatische PDF-Erzeugung
  • direkte Dokumentenablage per Drag & Drop aus Microsoft Office und Outlook ins Archiv
  • Direkte Lesbarkeit für Externe durch den Versand jeglicher Dokumentenformate aus dem Archiv als PDF über E-Mail

Zufriedene Kundenzitate zu erfolgreich abgeschlossenen Projekten

Digital & zentral: Finden Sie Ihre ELO Business Solution

Logo Elo Digital Office

ELO Contract

Digitale und prozessorientierte Vertragsverwaltung

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ELO Invoice

Digitales und automatisiertes Rechnungsmanagement

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ELO for DATEV

Schnittstelle für optimiertes Rechnungswesen

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ELO HR Recruiting

Digitales, zentrales und automatisiertes Bewerbermanagement

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ELO Personnel File

Digitale und rechtskonforme Verwaltung von Personalakten

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ELO Visitor

Professionelles & umfassendes Besuchermanagement

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ELO ECM Suite

Bewährtes Dokumentenmanagement (DMS) für den Mittelstand

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Unsere Referenzen

Logo der dhpg

dhpg: Digitale Dokumente und Prozesse bei der dhpg Insolvenzverwaltung

Die Insolvenzverwaltung kennzeichnet sich durch eine rechtlich streng regulierte Verfahrensweise aus, bei der eine Vielzahl an Dokumenten und Dokumententypen bearbeitet werden müssen. Innerhalb komplexer Vorgänge der Insolvenzverwaltung den Überblick zu behalten, alles ordnungsgemäß zuzuordnen und Termine einzuhalten ist das Tagesgeschäft der dhpg Rechtsanwälte und deren Teams.

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Logo der dhpg

dhpg: Die digitale Aktenverwaltung der dhpg

Mit Hilfe der ELO ECM Suite werden bei der dhpg an jedem Standort an zentraler Stelle alle Posteingangsdokumente gescannt und digital sowohl an die Partner als auch an die Sachbearbeiter verteilt. Die zuvor in drei „Datentöpfen“ – Papier, Dateilaufwerke, E-Mails – verteilten Inhalte zu einer Mandanten-Akte sind nun in einer Plattform zentral nach einer über alle Standorte standardisierten Struktur gespeichert.

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Logo der Firma FAGSI

FAGSI: Dokumentenablage mit ELO

Die Einführung eines zentralen digitalen und automatisierten Archivierungssystems zur Ablösung der Aktenverwaltung in Papierform, dass war der Wunsch von FAGSI. synalis fand mit den ELO-Workflows die passende Lösung

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Logo des Unternehmens metek Medizin-Technik-Komponenten

metek: ELOprofessional in der Medizintechnik

metek interessierte sich für eine Dokumentenablage, die automatisiert und effizient, mit wenigen manuellen Freigaben und Zwischenschritten arbeitet. Dank ELO Workflows ist dies nun möglich.

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Logo der Firma Orbisana Healthcare

Orbisana Healthcare: Schnelle Identifizierung und Bearbeitung von Belegen

Durch die Einführung der Dokumentenerkennung und Archivierung von ELOprofessional mit dem DocXtractor konnte der Arbeitsprozess deutlich verbessert werden. Vor allem die Fehlerrate in der Erkennung von Dokumenteninhalten wurde drastisch gesenkt, sodass deutlich weniger manuell nachbearbeitet werden muss.

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FAQ: Die häufigsten Kundenfragen zu ELO DMS

Wir benutzen für unsere Dokumentenablage Windows 11 und würden gern auf ein DMS-System umstellen, welches die Ordnerstruktur aufrechterhalten kann. Ist ELO die richtige Lösung?
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Die ELO ECM Suite überzeugt mit einer vorgegebenen Beispielstruktur zur übersichtlichen Ablage von Dokumenten und prozessbezogenen Dateien, welche sich durchaus an Windows orientieren kann. Bestehende Prozesse werden vereinfacht, optimiert und digitalisiert. Alle Unterlagen haben im ELO Archiv einen definierten Ablageort und werden dadurch schneller gefunden. Mit ELO digitalisieren Sie Ihre Dokumente revisionssicher nach GoBD-Richtlinien.

Derzeit nutzen wir DATEV DMS classic, das Ende 2023 ausläuft und sind auf der Suchen nach einer geeigneten Nachfolgelösung, welche gibt es?
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Ein Wechsel zur Business Solution „ELO for DATEV“ ist ratsam, wenn Sie weiterhin effizient und ohne Anbindungsprobleme arbeiten wollen. Als ELO Business Partner unterstützen wir Sie bei der Einführung über die User Adoption bis hin zur erfolgreichen Nutzung im Unternehmen.

Wie lange dauert die Einführung?
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Die Dauer eines DMS- / ECM-Projekts unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und je nach Komplexität Ihrer Anforderungen. Die Einführung der ELO ECM Suite (im Standard) kann schon innerhalb weniger Tage erfolgen, ebenso die standardisierten, bereits vorkonfigurierten ELO Business Solutions. Rollen, Workflows, Integrationen, Schnittstellen und besonders kundenspezifische Anpassungen, die über den Standard hinausgehen, können die Projektlaufzeit von 4 Wochen hin zu 6 bis 12 Monaten strecken.

Wie viel kostet ELO?
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Bei der Einführung von ELO entstehen einmalige wie jährliche Lizenzkosten für Ihre Benutzer sowie Dienstleistungsaufwände für die Installation, Konfiguration und Schulung. Die standardisierten ELO Business Solutions (z.B. ELO Invoice, ELO Contract, uvm.) richten sich in Ihrer Lizenzierung nach Seiten-, Benutzeranzahl oder Mitarbeitergröße und werden ebenfalls einmalig, zzgl. jährlicher Wartung lizenziert.

Ihr Ansprechpartner

Sie möchten in Ihrem Unternehmen mit einer punktgenauen ELO-Lösung digitale Ordnung schaffen? Dann kontaktieren Sie uns! Service fängt bei uns genau dort an, wo Sie ihn brauchen. Unser Experte steht Ihnen für alle Fragen rund um das ELO Dokumentenmanagementsystem (DMS) gerne zur Verfügung!

    Daniel Schulte, Head of Enterprise Content Management