DocuSign: Die digitale Signatur
Signaturprozesse digital abwickeln & Dokumente rechtssicher unterschreiben
Dokumente elektronisch signieren und dadurch Zeit und unnötige Zwischenschritte sparen? Genauso funktioniert die elektronische Unterschrift mit DocuSign: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern, Kunden und Vertragspartnern modernen Komfort (kein lästige Hin & Her mehr) bei höchster Sicherheit und entscheiden Sie sich für den einfachsten und sichersten Weg zum rechtsgültigen Signieren von Dokumenten.
Was ist DocuSign?
DocuSign ist ein Tool, mit dessen Hilfe sie Dokumente aller Art digital unterschreiben können. Die digitale Unterschrift ersetzt das Signieren, Scannen und Versenden von papierbasierten Dokumenten durch einen sicheren und vollständig digitalisierten Prozess: Mithilfe der hochsicheren Cloudlösung DocuSign ist es ein Kinderspiel, Dokumente im Handumdrehen rechtswirksam zu unterzeichnen, zu verschicken und elektronisch zu bearbeiten.
Nutzen Sie das Potenzial nahtlos digitaler Abwicklungen von jedem Endgerät aus und schließen Sie Verträge oder Geschäftsprozesse dank der elektronischen Signatur in wenigen Minuten ab. Eine digitale Signatur können Sie sich wie einen elektronischen Fingerabdruck vorstellen: In Form einer verschlüsselten Nachricht verbindet die digitale Signatur einen Unterzeichner im Rahmen einer gespeicherten Transaktion rechtssicher mit einem Dokument.
Die eSignatur mit DocuSign verkürzt die Wege zwischen den Parteien.
Digitalisierung von Unterzeichnungsprozessen
Warum elektronische Signaturen nicht nur in der aktuellen Situation Sinn ergeben! Gerade in Homeoffice-Zeiten wird vielen Mitarbeitern, insbesondere jedoch den Führungskräften bewusst, wie kompliziert die Unterzeichnungsprozesse in ihrem Unternehmen noch ablaufen. Ein verbreitetes Szenario aktuell: Die erforderlichen Personen müssen in der Corona-Pandemie lediglich für die zu leistenden Unterschriften das Bürogebäude aufsuchen, weshalb sich die Prozesse aus dem genannten Grund zwangsläufig in die Länge ziehen. Die Digitalisierung von Unterzeichnungsprozessen bietet aber nicht nur momentan absoluten Mehrwert: Auch in weniger herausfordernden Zeiten lohnt sich die Betrachtung der Potenziale elektronsicher Signierprozesse. Zur Veranschaulichung werfen wir einmal einen Blick auf einen einfachen Prozess mit zwei Unterzeichnern: Selbst in seiner einfachen Form beinhaltet dieser Prozess in der Regel bereits acht Prozessschritte und mehrere Medienbrüche (allesamt potenzielle Fehlerquellen), um die Unterzeichnung eines Dokuments zu realisieren. Ein einfacher elektronischer Signaturprozess hingegen kommt unter den gleichen Voraussetzungen mit deutlich weniger Prozessschritten und ohne Medienbruch aus. Die Argumente der Prozessbeschleunigung und Abschaffung von Medienbrüchen sind aber nicht die einzigen wichtigen Punkte, die für die digitale Signatur sprechen: Ortsunabhängigkeit bei Unterschriften und mobile Nutzung Vollständigkeit in der Dokumentation des Unterschriftenprozesses Einsehbarkeit des Status Quo bei ausstehenden Unterschriften Automatische Erinnerungen an zu leistende Unterschriften Integrationsmöglichkeiten in vor- oder nachgelagerte Systeme und […]
Mehr erfahrenDigitale Unterschrift: Einheitlich & effizient
Mit DocuSign unterzeichnen Sie sämtliche Dokumente schnell und ganz elektronisch. Praktisch: So digitalisieren Sie automatisch lückenlos den entsprechenden Geschäftsprozess inklusive aller Arbeitsschritte. Der Einsatz der digitalen Signatur verkürzt somit die Durchlaufzeiten und schenkt Ihnen die nötige Transparenz auf einen Blick. Vom Mitarbeiter im Homeoffice bis zum Kunden im Café – Sie signieren ortsunabhängig auf dem Smartphone, dem Tablet oder am Computer.
Durch die Nutzung von digitalen Signaturen werden Unterschriften von Personen an verschiedenen Standorten viel schneller eingeholt; der komplizierte, langwierige Postversand in teils mehrfacher Ausführung entfällt. Durch die Arbeit im Homeoffice wird es für Unternehmen außerdem immer schwieriger, interne Unterschriftenprozesse in analoger Form durchzuführen. DocuSign ist als cloudbasierte Lösung schnell eingerichtet und integriert sich in viele Unternehmensapplikationen von Microsoft oder ELO.
Daniel Schulte
Head of Enterprise Content Management
synalis GmbH & Co. KG
Ihr zertifizierter DocuSign Implementierungspartner
Wenn Sie einen zuverlässigen und erfahrungsreichen Partner für die Implementierung von DocuSign eSignature wünschen, sind Sie bei uns genau richtig! Als qualifzierter DocuSign eSignature-Implementierungsberater (2021) stehen wir Ihnen mit umfassender Expertise und Rat & Tat zur Seite: Diese Auszeichnung steht nur autorisierten und zertifizierten DocuSign-Partnern und -Mitarbeitern zu – wir sind einer davon und freuen uns auf Ihre Anfrage!
Was sind Vorteile der digitalen Signatur mit DocuSign?
- Erfüllung der Rechtssicherheit / aller Aspekte der eIDAS-Verordnung
- Höhere Effizienz durch schnelle und transparente Bearbeitungszeiten
- Nahtlose Kompatibilität mit Microsoft
- Einfache Anbindung an LMS365, Office 365 oder MS Teams
- Ersparnis von Zwischenschritten, Papierkosten & Medienbrüchen
- Mobile First-Erlebnis
Weniger Zwischenschritte beschleunigen den Prozess.
Deswegen überzeugt die elektronische Unterschrift
Zeit und Kostenersparnis
Verzichten Sie komplett auf eine papierbasierte Dokumentenabwicklung und sparen Sie sich den Versand von Dokumenten per Post. Mit der elektronischen Signatur profitieren Sie von reduziertem Kosten- und Zeitaufwand. Die Cloudlösung DocuSign ersetzt die handschriftliche Unterschrift und optimiert Ihren Workflow. Sie beschleunigen interne & externe Unterschriftenprozesse und arbeiten gleichzeitig effizienter und nachhaltiger, indem Sie Ihren Papierverbrauch minimieren.
Mobile First – Erlebnis
Lassen Sie Ihre Dokumente noch schneller signieren als zuvor! Profitieren Sie von der Möglichkeit, SMS-Benachrichtigungen zu versenden. Dies steigert nicht nur das Engagement, Dokumente schneller signieren zu lassen sondern erhöht gleichzeitig Ihre Antwortraten. SMS-Benachrichtigungen helfen Ihnen dabei, Kunden schneller zu erreichen. Bieten Sie Ihnen eine unschlagbare Erfahrung, die Ihr Unternehmen von anderen unterscheidet.
Mit DocuSign helfen wir unseren Kunden dabei, Genehmigungen und Unterschriften als Teil bestehender Arbeitsprozesse vollständig zu digitalisieren. Hierdurch werden nicht nur Medienbrüche vermieden, sondern auch Bearbeitungszeiten beschleunigt und die Transparenz erhöht. Die Rechtssicherheit stellt der Branchenführer dabei durch die Konformität zur EU-Richtlinie eIDAS sicher. Für uns und unsere Kunden bieten insbesondere die Integrationsmöglichkeiten mit Microsoft 365 / Office 365 und der Learningmanagement Solution LMS365 großartige Optionen, Prozesse ganzheitlich zu digitalisieren.
Tobias Felten
Head of Digital Workplace
synalis GmbH & Co. KG
Welche elektronischen Unterschriften gibt es?
Die einfache elektronische Signatur
Abkürzung SES für „simple electronic signature“
- ist eine Ein-Faktor-Authentifizierung,
- reicht für den Großteil aller Verträge aus,
- ist als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten zugelassen,
- eignet sich optimal für Transaktionen, die mit geringen rechtlichen Risiken verbunden sind.
Beispiel: Kaufverträge, Policies und einseitige Erklärungen
Die fortgeschrittene elektronische Signatur
Abkürzung AES für „advanced electronic signature“
- ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung,
- ist ebenfalls als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten zugelassen,
- erhöhte Sicherheit, dass Signatur tatsächlich von Absender stammt,
- eignet sich gut für Transaktionen, die mit mittleren rechtlichen Risiken einhergehen.
Beispiel: In der Regel bei Finanztransaktionen oder Dokumenten, bei denen erhöhte rechtliche Risiken bestehen könnten.
Die qualifizierte elektronische Signatur
Abkürzung QES für „qualified electronic signature“
- ID-Überprüfung durch einen Trusted Service Provider (z.B. IDnow),
- ist z.B. durch das VideoIdent-Verfahren gleichbedeutend mit der eigenhändigen Unterschrift,
- wird in bestimmten Anwendungsfällen (Verbraucherkredite, Zeitarbeit) gesetzlich vorgeschrieben,
- setzt voraus, dass die Identität des Unterzeichners mit einem Ausweisdokument verifiziert wird.
Beispiel: Verbraucherdarlehens- oder Arbeitnehmerüberlassungsvertrag
Anbindung an vorhandene Systeme? Kein Problem!
DocuSign integriert sich optimal in Ihre Systemlandschaft, weil die Cloudlösung mit fast jeder Technologie oder Plattform kommunizieren kann. Folglich können komplette Prozesse digital und effizient aufgesetzt werden.
Zwischenschritte & extra Aufwand minimieren
Integrieren Sie DocuSign bequem in bestehende Lösungen wie etwa Microsoft 365, Dynamics 365 oder LMS365, denn: Durch vollständig integrierte Lösungen reduzieren Sie die manuellen Zwischenschritte und Medienbrüche deutlich, vermeiden verbreitete Fehlerquellen und beschleunigen Routinetätigkeiten.
Die Integration mit SharePoint Online ermöglicht Ihnen etwa mit einem Klick die Übertragung ausgewählter Dokumente nach DocuSign, wo sie unterschrieben und im Anschluss vollkommen automatisch wieder nach SharePoint Online transportiert werden.
Bei der Nutzung stark standardisierter Dokumente, wie beispielsweise NDAs oder Verträge, profitieren Sie durch die Nutzung von Signaturvorlagen davon, dass die Platzhalter für Unterschriften und ergänzende Informationen ohne weiteren manuellen Eingriff immer an der richtigen Stelle hinterlegt werden.
Optimale Customer Experience mit DocuSign
Quelle: DocuSign
Checkliste Next Steps mit DocuSign
Wir unterstützen Sie bei:
- der Grundeinrichtung (z.B. Organisation, Spracheinstellungen)
- der Integration der Benutzerverwaltung (z.B. Realisierung des Single Sign-On mit Azure AD)
- Ihrem Branding (Farben, Logo, Standard-Texte, -links & Mailtexte)
- der Erstellung von Signaturvorlagen (z.B. Identifikation von Use Cases für Vorlagen, Konfiguration von Vorlagen etc.)
- Prozessabwicklungen (z.B. der Integration in bestehende Prozesse & Lösungen, Vertretungsregelungen etc.)
- der Nutzung der Mobile App
der Erstellung eines Adressbuches (z.B. Initiale Befüllung, Teilen des Adressbuches) - der Erstellung von Anleitungen und Schulungsvideos
- sämtlichen Anliegen im Service und Support
Häufig gestellte Fragen zu DocuSign
Wie rechtssicher ist DocuSign?
DocuSign erfüllt oder übertrifft sogar nationale und internationale Sicherheitsstandards. Seit Juli 2016 gilt in Europa die eIDAS-Verordnung, welche als einheitliche Grundlage für elektronische Geschäftsprozesse in Europa dient. Das EU-Gesetz definiert zwei Arten von zertifikatsbasieren Signaturen (Advanced Electronic Signature (kurz: AES) und Qualified electronic signature (kurz: QES)) und eine Legitimationsüberprüfung, bevor ein digitales Zertifikat ausgestellt wird. Das elektronische Signieren mit den Lösungen von DocuSign erfüllt alle Anforderungen der eIDAS (Electronic IDentification, Authentication and Trust Services) und gestaltet damit das Unterzeichnen von verschiedenen Verträgen schnell, einfach und unkompliziert.
Wie lange werden Dokumente gespeichert?
Die Aufbewahrungsrichtlinien werden im eigenen Konto bestimmt. Es ist jederzeit möglich, die eDokumente in DocuSign zu löschen. Bei Löschung der gesendeten Umschläge werden Prüfprotokolldaten inklusive Abschussbereinigung und Verlauf als Nachweis einer Transaktion aufbewahrt.
Was kostet DocuSign?
DocuSign wird in zwei unterschiedlichen Lizenzierungsarten (Seat und Envelope) und verschiedenen Plänen / Editionen vertrieben. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang. Hier empfiehlt sich ein unverbindliches Erstgespräch über Ihre Anforderungen. Gerne erstellen wir ein individuelles Angebot.
Wo werden die Daten gespeichert? / Wo liegen die Daten?
Die Datenspeicherung ist über mehrere Standorte hinweg möglich.
Wie lange werden Dokumente gespeichert?
Die Aufbewahrungsrichtlinien werden im eigenen Konto bestimmt. Es ist jederzeit möglich, die eDokumente in DocuSign zu löschen. Bei Löschung der gesendeten Umschläge werden Prüfprotokolldaten inklusive Abschussbereinigung und Verlauf als Nachweis einer Transaktion aufbewahrt.
Wo stehen die Server? / Wo wird DocuSign gehostet?
DocuSign verfügt über drei europäische Rechenzentren in Deutschland, der Niederlande und Frankreich. Bei der Bereitstellung des e-Signature-Accounts wird festgelegt, auf welchem Ring von Rechenzentren (EU oder USA) der Account liegt. Die synalis GmbH & Co. KG agiert als Reseller über den CSP TELEKOM DEUTSCHLAND GmbH und nutzt für ihre Kunden ausschließlich die europäischen Rechenzentren.
Ihr Ansprechpartner
Sie möchten Signaturprozesse digital abwickeln & Dokumente rechtssicher unterschreiben? Dann kontaktieren Sie uns! Service fängt bei uns genau dort an, wo Sie ihn brauchen. Unser Experte steht Ihnen für alle Fragen rund um DocuSign gerne zur Verfügung!
Daniel Schulte, Head of Enterprise Content Management
daniel.schulte@synalis.de | +49 228 9268 0