DMS-Einführung: Dokumentenmanagement für digitale Ordnung
Mit automatisierten Prozessen klar im Vorteil
Wir klären auf, wie die perfekte DMS-Einführung auch bei Ihnen gelingt. Was ist DMS, welche Vorteile bringt die DMS-Einführung und warum lohnt sich ein DMS-System?
Was ist ein DMS (Dokumentenmanagementsystem)? Was ein ECM-System?
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist eine Archivierungssoftware zur elektronischen Dokumentenverwaltung: Akten, E-Mails und Rechnungen werden digital archiviert und bearbeitet. Die IT-Lösung ermöglicht es Unternehmen jeglicher Branche, Dokumente revisionssicher abzulegen, eine einheitliche Ordnerstruktur und Aktenablage zu schaffen und allen Mitarbeitern unternehmensweiten Zugriff zu gewähren.
Ein DMS ist grundsätzlich eine Teilkomponente eines ECM-Systems bzw. einer Software für Enterprise Content Management, mit der ganzheitliche Prozesse abgebildet und optimiert werden können, die noch über die Verwaltung von Dokumenten hinausgehen. Mittlerweile werden die Begriffe aufgrund des großen Leistungsumfanges eines DMS-Systems jedoch meist synonym verwendet, weshalb wir im Folgenden von „DMS“ sprechen.
Der verantwortungsvolle Umgang mit hochsensiblen Unterlagen ist ebenso entscheidend wie das Management zeitkritischer Prozesse für die vertrauenvolle Zusammenarbeit mit den Mandanten. All das muss bei der Prozessmodellierung und Umsetzung in einem ECM-System berücksichtigt werden.
Prof. Dr. Andreas Blum
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater
Partner – dhpg
Was kann ein Dokumentenmanagementsystem?
Die elektronische Archivierung von Dokumenten schenkt Ihnen digitale Ordnung und ebnet den Weg hin zum papierlosen Büro. Aktenablage und Dokumentenverwaltung, die ausschließlich in Papierform erfolgen, sind eine vergleichsweise zeitaufwändige Angelegenheit: Eine nicht ordnungsgemäße Ablage hat im schlimmsten Fall die Unauffindbarkeit eines Dokumentes zur Folge. Benötigen mehrere Mitarbeiter zeitgleich Akteneinsicht, stellt sie das vor ein weiteres Problem: In welchem Büro sind die Akten zu finden und wer darf zuerst reinschauen? Eine schnelle Auskunftsfähigkeit? Kaum möglich beim Papierwälzen.
Ihre Vorteile: Mehr Zeit für das Wesentliche
- Revisionssicher und nachvollziehbar
- Elektronische Archivierung und Schlagwortsuche
- Erfüllung von Compliance-Richtlinien
- Verkürzung der Bearbeitungszeiten
- Mehr Automatisierung, weniger manuelle Eingriffe
Von der Idee bis zur erfolgreichen DMS-Einführung: Unsere Tipps und Anregungen
Warum ein DMS?
Ein DMS bringt Struktur und Leichtigkeit in Ihren Business-Alltag. Das elektronische Dokumentenmanagement bedeutet für Sie eine Zeitersparnis, wenn es um die Bearbeitung und Auffindbarkeit von Dokumenten und Akten, aber auch Akteneinträgen geht: Die Schlagwortsuche erspart lästiges Aktenwälzen. Aufgaben können dank DMS-Einführung dezentralisiert werden – der standortunabhängige Zugriff macht‘s möglich und verkürzt Bearbeitungszeiten. Manuelle Handgriffe weichen automatisierten Workflows, Ihre Auskunftsfähigkeit wird sowohl schneller als auch zuverlässiger und die Erfüllung von Compliance-Richtlinien wird garantiert.
Wie führt man ein DMS ein?
Sie wollen Ihr Unternehmen dahingehend verändern, dass Sie veraltete, papierlastige Prozesse der Dokumentenverwaltung digitalisieren und vereinheitlichen? Dann gehen Sie mit einer DMS-Einführung den richtigen Schritt.
Gemeinsam wollen wir Ihre unternehmensinternen Abläufe elektronisch sinnvoll strukturieren und optimieren: Dafür ist ein Konzept wichtig, nach dem die zukünftige Ablage erfolgen soll. Definieren Sie neben der Ordnung auch klare Ziele, die Sie erreichen möchten:
- Erstellen Sie dafür eine Checkliste mit Anforderungen und Änderungswünschen.
- Binden Sie dabei sowohl Führungskräfte als auch Key User ein.
- Erfassen Sie aktuelle Aufgaben und deren Zeitaufwand, um gemeinsam mit uns nach einer effizienten Lösung zu suchen, die eine schnellere Verarbeitung von Informationen ermöglicht.
Checkliste: So gelingt die erfolgreiche DMS-Einführung
- Welches Ziel verfolgen wir mit der DMS Einführung? Was wollen wir verbessern?
- Welche Geschäftsprozesse sollen im DMS abgebildet werden?
- Aus welchen Quellen kommen die Dokumente?
- Wie soll unsere zukünftige Ordnungsstruktur und Organisation aussehen?
- Wer soll später mit dem DMS arbeiten?
- Welche Systeme sollen an das DMS angebunden werden?
- Welche Daten sollen emigriert werden?
- Wie lässt sich eine Balance zwischen Ordnung und Flexibilität für den Einzelnen herstellen?
- Wie setzt sich das DMS Projektteam zusammen?
- Welche Meilensteine setzen wir uns und wann soll der Go Live sein?
- Wie wollen wir den Erfolg der DMS Einführung messen?
ELO in der Insolvenzverwaltung
Die ELO ECM Suite eignet sich besonders für den Einsatz in der Insolvenzverwaltung, wenn die Kanzlei mehrere Fachapplikationen verwendet oder zu große Abhängigkeiten von einem Softwareanbieter scheut. Bilden Sie neben typischen Arbeitsprozesse in der Insolvenzverwaltung auch die internen Kanzleiprozesse ab.
Mehr erfahren
Voller Einsatz: KI und DMS
So lässt sich KI im Umfeld von Dokumentenmanagement einsetzen Künstliche Intelligenz ist in aller Munde und das aktuelle Hype-Thema in Unternehmen. Die Ergebnisse, die viele bereits mit einfachen Eingaben in ChatGPT erzielen, sind verblüffend. Dennoch fällt es Unternehmen häufig noch schwer, Prozesse zu definieren, die mithilfe der KI-Technologien unterstützt werden können. Daher beleuchten wir in diesem Artikel für Sie einmal mögliche Anwendungspotenziale. Konkret: Um welche KI-Technologien geht es hier? Als Microsoft-Partner sprechen wir im Wesentlichen über die Azure AI-Services, die eine Vielzahl von KI-Modellen – aktuell ca. 1.800 Stück – beinhalten: Diese reichen von der Analyse von Audio- und Videodaten über spezialisierte Klassifizierungsmodelle bis hin zu den weit verbreiteten Sprachmodellen (Large Language Models) wie GPT-4o. Da dieser Beitrag vor allem die Anwendung im Bereich des Dokumentenmanagements beleuchtet, möchten wir im Folgenden insbesondere Klassifizierungsmodelle und Sprachmodelle tiefergehend beleuchten. Klassifizierungsmodelle lassen sich zum Beispiel dazu einsetzen, Dokumente automatisch in Kategorien zu sortieren. Das kann im Rahmen der Klassifizierung des Posteingangs oder des E-Mail-Eingangs von Unternehmen dabei helfen, die Dokumente schneller und mit geringerem Aufwand an die richtigen Empfänger zu verteilen. Klassifizierungsmodelle werden für eine festgelegte Auswahl an Kategorien trainiert, bevor sie eingesetzt werden können. Sie haben dann eine hohe Erkennungsrate, sind häufig […]
Mehr erfahrensynalis – Ihr zuverlässiger ELO Partner
Als Partner einer der führenden Hersteller von ECM-Systemen (Enterprise-Content-Management) arbeiten wir erfolgreich mit ELO DMS zusammen. Mit dem der ELO ECM Suite unterstützt die ELO Digital Office GmbH gezielt mittelständische Unternehmen bei der digitalen Informationsverwaltung. Die IT-Lösung richtet sich – wie auch synalis – nach den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen im Mittelstand.
Neben dem DMS-System stehen Ihnen mit den ELO Business Solutions außerdem standardisierte Lösungen zur Verfügung, die beispielsweise Ihr Rechnungs-, Vertrags- oder Bewerbermanagement automatisieren und vereinfachen.
Die Business Solutions können schnell individualisiert und vor allem rasch eingesetzt werden, um ausgewählte Geschäftsprozesse zeitnah effizienter zu gestalten.
Von der Anfangsphase bis hin zur erfolgreichen Implementierung stehen wir Ihnen mit unserer DMS-Beratung souverän zur Seite und unterstützen Sie mit Erfahrung, Fachwissen und Engagement.
Referenzen
Bitkom Studie ECM im Mittelstand
Die Studie bietet auf Basis der Aussagen von über 600 Unternehmen eine Bestandsaufnahme der ECM-Praxis im Mittelstand. Im Vordergrund stehen Fragen zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und zu Kosten von ECM-Software ebenso wie zu zukünftigen Entwicklungen und Trends rund um ECM im Mittelstand.
Die Bitkom-Studie klärt im Detail auf.
ELO ECM Suite
Die bewährte DMS-Software für den Mittelstand
Ihr Ansprechpartner
Sie möchten in Ihrem Unternehmen mit einer punktgenauen ECM-Lösung digitale Ordnung schaffen? Dann kontaktieren Sie uns! Service fängt bei uns genau dort an, wo Sie ihn brauchen. Unser Experte steht Ihnen für alle Fragen rund um ECM und Dokumentenmanagement gerne zur Verfügung!
Daniel Schulte, Head of Enterprise Content Management
daniel.schulte@synalis.de | +49 228 9268 0