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DMS-Einführung: Dokumentenmanagement für digitale Ordnung

Mit automatisierten Prozessen klar im Vorteil

Wir klären auf, wie die perfekte DMS-Einführung auch bei Ihnen gelingt. Was ist DMS, welche Vorteile bringt die DMS-Einführung und warum lohnt sich ein DMS-System?

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Was ist ein DMS (Dokumentenmanagementsystem)? Was ein ECM-System?

Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, ist eine Archivierungssoftware zur elektronischen Dokumentenverwaltung: Akten, E-Mails und Rechnungen werden digital archiviert und bearbeitet. Die IT-Lösung ermöglicht es Unternehmen jeglicher Branche, Dokumente revisionssicher abzulegen, eine einheitliche Ordnerstruktur und Aktenablage zu schaffen und allen Mitarbeitern unternehmensweiten Zugriff zu gewähren.

Ein DMS ist grundsätzlich eine Teilkomponente eines ECM-Systems bzw. einer Software für Enterprise Content Management, mit der ganzheitliche Prozesse abgebildet und optimiert werden können, die noch über die Verwaltung von Dokumenten hinausgehen. Mittlerweile werden die Begriffe aufgrund des großen Leistungsumfanges eines DMS-Systems jedoch meist synonym verwendet, weshalb wir im Folgenden von „DMS“ sprechen.

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Bewährtes Dokumentenmanagement (DMS) für den Mittelstand

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Portraitfoto von Andreas Blum von der dhpgzitat-icon

Der Verantwortungsvolle Umgang mit hochsensiblen Unterlagen ist ebenso entscheidend wie das Management zeitkritischer Prozesse für die vertrauenvolle Zusammenarbeit mit den Mandanten. All das muss bei der Prozessmodellierung und Umsetzung in einem ECM-System berücksichtigt werden.

Prof. Dr. Andreas Blum

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

Partner – dhpg

Was kann ein Dokumentenmanagementsystem?

Die elektronische Archivierung von Dokumenten schenkt Ihnen digitale Ordnung und ebnet den Weg hin zum papierlosen Büro. Aktenablage und Dokumentenverwaltung, die ausschließlich in Papierform erfolgen, sind eine vergleichsweise zeitaufwändige Angelegenheit: Eine nicht ordnungsgemäße Ablage hat im schlimmsten Fall die Unauffindbarkeit eines Dokumentes zur Folge. Benötigen mehrere Mitarbeiter zeitgleich Akteneinsicht, stellt sie das vor ein weiteres Problem: In welchem Büro sind die Akten zu finden und wer darf zuerst reinschauen? Eine schnelle Auskunftsfähigkeit? Kaum möglich beim Papierwälzen.

Ihre Vorteile: Mehr Zeit für das Wesentliche

  • Revisionssicher und nachvollziehbar
  • Elektronische Archivierung und Schlagwortsuche
  • Erfüllung von Compliance-Richtlinien
  • Verkürzung der Bearbeitungszeiten
  • Mehr Automatisierung, weniger manuelle Eingriffe

Von der Idee bis zur erfolgreichen DMS-Einführung: Unsere Tipps und Anregungen

Warum ein DMS?

Ein DMS bringt Struktur und Leichtigkeit in Ihren Business-Alltag. Das elektronische Dokumentenmanagement bedeutet für Sie eine Zeitersparnis, wenn es um die Bearbeitung und Auffindbarkeit von Dokumenten und Akten, aber auch Akteneinträgen geht: Die Schlagwortsuche erspart lästiges Aktenwälzen. Aufgaben können dank DMS-Einführung dezentralisiert werden – der standortunabhängige Zugriff macht‘s möglich und verkürzt Bearbeitungszeiten. Manuelle Handgriffe weichen automatisierten Workflows, Ihre Auskunftsfähigkeit wird sowohl schneller als auch zuverlässiger und die Erfüllung von Compliance-Richtlinien wird garantiert.

Wie führt man ein DMS ein?

Sie wollen Ihr Unternehmen dahingehend verändern, dass Sie veraltete, papierlastige Prozesse der Dokumentenverwaltung digitalisieren und vereinheitlichen? Dann gehen Sie mit einer DMS-Einführung den richtigen Schritt.

Gemeinsam wollen wir Ihre unternehmensinternen Abläufe elektronisch sinnvoll strukturieren und optimieren: Dafür ist ein Konzept wichtig, nach dem die zukünftige Ablage erfolgen soll. Definieren Sie neben der Ordnung auch klare Ziele, die Sie erreichen möchten:

  • Erstellen Sie dafür eine Checkliste mit Anforderungen und Änderungswünschen.
  • Binden Sie dabei sowohl Führungskräfte als auch Key User ein.
  • Erfassen Sie aktuelle Aufgaben und deren Zeitaufwand, um gemeinsam mit uns nach einer effizienten Lösung zu suchen, die eine schnellere Verarbeitung von Informationen ermöglicht.

Checkliste: So gelingt die erfolgreiche DMS-Einführung

  • Welches Ziel verfolgen wir mit der DMS Einführung? Was wollen wir verbessern?
  • Welche Geschäftsprozesse sollen im DMS abgebildet werden?
  • Aus welchen Quellen kommen die Dokumente?
  • Wie soll unsere zukünftige Ordnungsstruktur und Organisation aussehen?
  • Wer soll später mit dem DMS arbeiten?
  • Welche Systeme sollen an das DMS angebunden werden?
  • Welche Daten sollen emigriert werden?
  • Wie lässt sich eine Balance zwischen Ordnung und Flexibilität für den Einzelnen herstellen?
  • Wie setzt sich das DMS Projektteam zusammen?
  • Welche Meilensteine setzen wir uns und wann soll der Go Live sein?
  • Wie wollen wir den Erfolg der DMS Einführung messen?
synalis IT-Blog und News

Im Interview: Diskurs über moderne Digitalisierungsansätze

Sales Consultant Laura Krüger über Chancen der Digitalisierung, ob es den einen richtigen Ansatz gibt und wo ihre Grenzen liegen Wenn wir von Digitalisierung sprechen: Was verstehst du konkret darunter? Laura Krüger: Das Stichwort Digitalisierung begegnet einem im beruflichen, aber auch privaten Kontext schon sehr lange und in verschiedensten Formen. Dies reicht von der Umwandlung von Dias in Digital-Fotos bis hin zu KI (Künstliche Intelligenz) und das nicht zuletzt, weil es nicht nur den einen richtigen Digitalisierungsansatz gibt. Ich glaube, es ist entscheidend, einen ganzheitlichen, für die jeweilige Herausforderung passenden Ansatz zu finden und diesen richtig anzugehen. Die Digitalisierung sollte eine Chance sein, Prozesse zu erleichtern, zu unterstützen oder gar ganzheitlich zu automatisieren. Digitalisierung geht für mich mit Automatisierung einher. Ist der Begriff „Digitalisierung“ mittlerweile schon abgegriffen oder hat er noch immer so viel Relevanz wie vor der kompletten Mobilisierung durch das Coronavirus? Laura Krüger: Digitalisierung war schon lange vor der globalen Corona-Pandemie und ist noch immer ein beständiger Begriff. So gut wie jeder Aufgabe kann man das Adjektiv „digital“ voranstellen (beispielsweise Digitale Meetings, digitaler Posteingang, digitales Frühwarnsystem, …). Natürlich wird es auch in diesem Kontext Menschen geben, die vom großen, allgegenwärtigen Begriff „Digitalisierung“ eingeschüchtert oder übersättigt sind. Ich persönlich […]

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synalis – Ihr zuverlässiger ELO Partner

Als Partner einer der führenden Hersteller von ECM-Systemen (Enterprise-Content-Management) arbeiten wir erfolgreich mit ELO DMS zusammen. Mit dem ECM-System ELOprofessional unterstützt die ELO Digital Office GmbH gezielt mittelständische Unternehmen bei der digitalen Informationsverwaltung. Die IT-Lösung richtet sich – wie auch synalis – nach den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen im Mittelstand.

Neben dem DMS-System stehen Ihnen mit den ELO Business Solutions außerdem standardisierte Lösungen zur Verfügung, die beispielsweise Ihr Rechnungs-, Vertrags- oder Bewerbermanagement automatisieren und vereinfachen.

Die Business Solutions können schnell individualisiert und vor allem rasch eingesetzt werden, um ausgewählte Geschäftsprozesse zeitnah effizienter zu gestalten.

Von der Anfangsphase bis hin zur erfolgreichen Implementierung stehen wir Ihnen mit unserer DMS-Beratung souverän zur Seite und unterstützen Sie mit Erfahrung, Fachwissen und Engagement.

Referenzen

Logo der dhpg

dhpg: Die digitale Aktenverwaltung der dhpg

Mit Hilfe der ELO ECM Suite werden bei der dhpg an jedem Standort an zentraler Stelle alle Posteingangsdokumente gescannt und digital sowohl an die Partner als auch an die Sachbearbeiter verteilt. Die zuvor in drei „Datentöpfen“ – Papier, Dateilaufwerke, E-Mails – verteilten Inhalte zu einer Mandanten-Akte sind nun in einer Plattform zentral nach einer über alle Standorte standardisierten Struktur gespeichert.

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Logo des Unternehmens metek Medizin-Technik-Komponenten

metek: ELOprofessional in der Medizintechnik

metek interessierte sich für eine Dokumentenablage, die automatisiert und effizient, mit wenigen manuellen Freigaben und Zwischenschritten arbeitet. Dank ELO Workflows ist dies nun möglich.

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Bitkom Studie ECM im Mittelstand

Die Studie bietet auf Basis der Aussagen von über 600 Unternehmen eine Bestandsaufnahme der ECM-Praxis im Mittelstand. Im Vordergrund stehen Fragen zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und zu Kosten von ECM-Software ebenso wie zu zukünftigen Entwicklungen und Trends rund um ECM im Mittelstand.

Die Bitkom-Studie klärt im Detail auf.

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Die bewährte DMS-Software für den Mittelstand

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Ihr Ansprechpartner

Sie möchten in Ihrem Unternehmen mit einer punktgenauen ECM-Lösung digitale Ordnung schaffen? Dann kontaktieren Sie uns! Service fängt bei uns genau dort an, wo Sie ihn brauchen. Unser Experte steht Ihnen für alle Fragen rund um ECM und Dokumentenmanagement gerne zur Verfügung!

    Daniel Schulte, Head of Enterprise Content Management