Microsoft SharePoint Online: Intranet & flexible Kollaborationsplattform

Mit SharePoint Online können Sie dynamische Portal- oder Intranetseiten erstellen und Ihre Mitarbeiter zu allen relevanten Dingen mit Dokumenten, News, Videos etc. auf dem Laufenden halten. Dank des zentralen Ablageorts und flexibler Zugriffsmöglichkeiten optimiert SharePoint zudem die Zusammenarbeit als interaktive Kollaborationsplattform. Über Microsoft Lists (ehem. SharePoint Listen) und im Zusammenspiel mit anderen Microsoft Produkten wie etwa Power Automate können Sie auf einfache Weise Excel-Listen ablösen und Prozesse automatisieren.

SharePoint Online ist Bestandteil nahezu jedes Microsoft 365 bzw. Office 365-Lizenzplans. Berechtigungen können so flexibel vergeben werden, dass Sie sowohl zentrale Intranetseiten für alle Mitarbeitenden als auch individuelle Bereichsseiten oder ein Extranet für Partner bzw. Kunden hiermit aufbauen können. Auch innerhalb der unterschiedlichen Bereiche können die Berechtigungen flexibel bis auf Einzelelemente (z.B. in Dokumentenbibliotheken, Listen) angepasst werden.

Eine SharePoint Online-Umgebung enthält standardmäßig 1 TB Speicher zzgl. jeweils 10 GB pro erworbene Benutzerlizenz (ausgenommen Lizenzen für Frontline Worker). Dieser Speicherplatz lässt sich problemlos erweitern. Der SharePoint-Administrator kann im Hintergrund die Speicherlimits für einzelne Bereiche bei Bedarf festlegen. Ein einzelner Bereich kann dabei max. 25 TB Speicherplatz verwenden.

Hinzu kommt über OneDrive for Business in der Regel umfangreicher, individueller Speicherplatz für die Benutzer (für „Meine Dateien“).

Die Daten in SharePoint Online werden für deutsche Kunden von Microsoft i.d.R. in den deutschen Rechenzentren in Frankfurt und gespiegelt in Berlin abgelegt.

Die SharePoint-Struktur sollte immer individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Beginnen sollten Sie allerdings in jedem Fall mit einer Startseite bzw. Landing Page. Wenn es nun an die Struktur geht, kommt es auf die Arbeitsweise in Ihrem Unternehmen an. Sie können sich z.B. nach Abteilungen oder nach Projekten organisieren. Hier kann das Zusammenspiel von SharePoint Online mit MS Teams helfen. Sie können auch nur im SharePoint Websites aufbauen und diese über eine sogenannte Hubzuordnung kategorisieren und der Startseite hinzufügen. Dadurch entsteht auf allen zugeordneten Hubsites eine einheitliche Navigation.

Der Papierkorb der Website befindet sich in den Websiteinhalten oder unter den Websiteeinstellungen (hierfür müssen Sie über entsprechende Berechtigungen verfügen).

Dafür kann es viele Gründe geben, einer der wohl häufigsten ist eine instabile Internetverbindung oder ein Synchronisierungsfehler. Bei einem Synchronisierungsfehler sehen Sie ein kleines rotes X an Ihrem OneDrive Synchronisationsclient Symbol (Wolke) in der Taskleiste. Diesen können Sie durch Klick auf OneDrive, das Dokument (sollte ganz oben aufgelistet sein) und dann „Zum Auflösen öffnen“ beheben.

Wenn es allerdings in der gesamten Organisation hakt, sollten Sie einmal überprüfen lassen, ob Ihre Ordnerstruktur sinnvoll angelegt ist und die Dateipfade nicht zu lang sind.

• Teamsites stellen einen Ort zur Zusammenarbeit und zum Austausch für Microsoft365 Gruppen dar. Microsoft Planner, Teams oder OneNote können integriert werden.
• Communication Sites sind speziell für die Verbreitung von Informationen an ein breites Publikum innerhalb einer Organisation konzipiert. Im Gegensatz zu Team-Sites, die auf Zusammenarbeit abzielen, dienen Communication Sites dazu, Nachrichten, Updates und Ressourcen zu verbreiten.