Adoption & Change Management

Begleiten Sie die Umstellung auf ein neues System

Wandel ist ein zentrales Merkmal von Unternehmen. Zu spät auf Veränderungen zu reagieren geht nicht selten mit Unzufriedenheit, Widerständen und Budgetüberziehungen einher. Besser ist es, bevorstehende Veränderungen proaktiv zu planen, aktiv zu managen und nachhaltig zu gestalten.


Die Einführung eines neuen Systems betrifft oft verschiedene Mitarbeiter und Nutzergruppen – umso wichtiger ist es, Ihr gesamtes Unternehmen abzuholen, denn: Jedes System ist nur so gut wie seine Anwender.

Methodik & Vorgehen: So geht's

So unterstützen wir Sie beim Thema User Adoption & Change Management

Wieso der Change Management-Prozess unverzichtbar ist

  • Mangelnde Kommunikation und Vorbereitung auf ein neues System schafft Überforderung und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern. Sie fühlen sich nicht in den Prozess eingebunden, sondern vor (eventuell nicht nachvollziehbare) vollendete Tatsachen gestellt.
  • Fehlinvestition von Zeit und Geld: Misslingt es, die Benutzerakzeptanz sicherzustellen, wird das neue System nicht wie gewünscht oder gar nicht eingesetzt.
  • Ohne Begleitung kann eine Zwei-Klassen-Gesellschaft entstehen. Einige Personen nutzen das System, andere wiederum lehnen es ab.
    Dies erschwert die Zusammenarbeit langfristig.

Herausforderungen für Mitarbeiter

  • Festhalten am alten System: “Ich habe mich aber so an das alte System gewöhnt … Was ist, wenn ich mit dem neuen System nicht zurecht komme?”
  • Unverständnis für die Notwendigkeit der Veränderung: “Für mich erschließen sich Sinn und Nutzen der neuen Anwendung einfach nicht.”
  • Angst vor Überforderung: Für mich erschließen sich Sinn und Nutzen der neuen Anwendung einfach nicht.
  • Skepsis wegen zuvor missglückter Systemeinführungen: Na ja, die vorigen Systemeinführungen sind erfolgreich gescheitert. Wer sagt denn, dass das jetzt anders läuft?

Wie Sie Ihre Mitarbeiter dank User Adoption motiviert durch die Veränderung führen

Neben dem forschungsbasierten 3-Phasen Prozess von Prosci, in dem die Veränderung begleitet wird, legt das integrierte ADKAR-Modell den Fokus primär auf jeden einzelnen Mitarbeiter – getreu dem Motto “Wirkungen in der Organisation sind das Ergebnis individueller Veränderung”.
In fünf Schritten werden alle betroffenen Nutzergruppen direkt adressiert, um eine optimale Annahme der Veränderung zu gewährleisten.
Dabei soll jeder Einzelne:

01
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… verstehen, warum die Veränderung notwendig ist (Awareness)

02
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… sich beteiligen und die Veränderung unterstützen (Desire)

03
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… für die Veränderung relevantes Wissen besitzen (Knowledge)

04
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… die notwendigen Fertigkeiten und Verhaltensweisen umsetzen (Ability)

05
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… die Veränderung aufrechterhalten (Reinforcement)

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... verstehen, warum die Veränderung notwendig ist (Awareness)

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… sich beteiligen und die Veränderung unterstützen (Desire)

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… für die Veränderung relevantes Wissen besitzen (Knowledge)

04

… die notwendigen Fertigkeiten und Verhaltensweisen umsetzen (Ability)

05

… die Veränderung aufrechterhalten (Reinforcement)

Systemeinführungen sind kein Selbstläufer

Sie stellen sich technologisch zukunftsorientiert auf und führen beispielsweise Microsoft 365 oder MS Teams ein?
Eine gute Entscheidung, die vom gesamten Unternehmen getragen wird. Anders als bei der Implementierung spezifischer Tools für begrenzte Nutzergruppen umfasst diese Änderung nämlich vom Sekretariat bis hin zum Außendienst all Ihre Mitarbeiter und erfordert eine neue Art der Zusammenarbeit.

Sich lediglich auf den Erfolg von Key User-Schulungen zu verlassen, ist entsprechend wenig erfolgsversprechend. Neben unterschiedlichen Trainingsmaßnahmen sollten Sinn und Nutzen der Umstrukturierung jedem zukünftigen Anwender nahegebracht werden, damit die neuen Tools auf organisationaler Ebene wirken. Sie wünschen sich Unterstützung während des Change Management Prozesses? Sprechen Sie uns gerne an, um gemeinsam mit uns eine individuelle Begleitungsstrategie für Sie zu entwickeln.

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Die Rolle der Motivation in Veränderungsprozessen

Wie Sie Ihre Mitarbeitenden motiviert durch eine Veränderung führen „Nichts ist so beständig wie der Wandel“ Was der griechische Philosoph Heraklit um 500 v. Chr. schon wusste, trifft heute mehr denn je zu. Um konkurrenzfähig zu bleiben, ist es für Unternehmen notwendig, in einer schnelllebigen Welt wie der unseren stetig in Bewegung zu bleiben. Ein Wandel bzw. eine solche Veränderung kann vielfältig aussehen. In einer Zeit, in der sich Technologien mit einer rasanten Geschwindigkeit weiterentwickeln, stellen Systemeinführungen eine besonders häufige Umstellung in Unternehmen dar: Neue rechtliche Anforderungen, Prozessoptimierungen, aktualisierte Standards am Markt – die Gründe, um ein neues System einzuführen, variieren genauso. Eines haben Veränderungsprojekte jedoch gemeinsam: Veränderungen in der gesamten Organisation erfordern Veränderungen beim Einzelnen Eine Veränderung in einer Organisation tritt dann ein, wenn die einzelnen Beschäftigten auf eine neue Art und Weise arbeiten. Erst wenn zahlreiche dieser einzelnen Veränderungen zusammenkommen, erfüllt das neue System den Zweck seiner Einführung (mehr Automatismus, weniger erforderliche Kontrollschritte, mehr Effizienz etc.). Die bloße technische Einführung einer neuen Software reicht in der Regel nicht aus, um solche Ergebnisse zu erzielen. Was bedeutet eine Systemeinführung für die Mitarbeitenden? Wird ein neues System eingeführt, hat das Auswirkungen auf die Angestellten: Aufgaben, die sie vorher im alten […]

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3 häufige Fehler beim Thema Adoption & Change Management

Egal ob Software, Anleitungen, technische Datenblätter oder Marketingmaterial – wir haben alles übersichtlich für Sie bereitgestellt. Informieren Sie sich über die technischen Spezifikationen und Eigenschaften unserer Produkte & Cloudservices und finden Sie detaillierte Anleitungen und Benutzerhandbücher, die Ihnen helfen, unsere Produkte optimal zu nutzen.

FAQ: Oft gestellte Fragen rund um Adoption & Change Management

Was bedeutet Adoption & Change Management?
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Der Ausdruck Adoption & Change Management setzt sich aus zwei englischen Begriffen zusammen. Adoption (= Annahme, Akzeptanz) oder auch User Adoption (= Nutzerakzeptanz) steht für die Annahme eines neuen Systems durch seine Nutzer. Change Management (= Veränderungsmanagement) steht für das Management, also die Planung und Leitung einer Veränderung. Nach der Einführung eines neuen Systems ist es nicht selbstverständlich, dass die betroffenen Personen dieses auch direkt annehmen und anwenden, wie es gedacht ist. Durch die Adoption & Change Management-Begleitung werden die betroffenen Nutzergruppen begleitet, unterstützt und befähigt, die Veränderung anzunehmen und das neue System wie vorgesehen zu nutzen.

Was ist das Ziel von Adoption & Change Management?
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Unser Vorgehen hat das Ziel, jede von der Umstellung betroffene Person sicher durch den Veränderungsprozess zu führen. Diese Begleitung beugt Ängsten und Widerständen vor und fördert die Akzeptanz des neuen Systems. So können Sie das Beste aus Ihrem Projekt herausholen!

Warum benötigt ein Projekt eine Begleitung im Sinne von Adoption & Change Management?
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Veränderungen können herausfordernd sein: Ein Projekt ohne eine passende Begleitung durchzuführen, kann dem Projekterfolg und dem Unternehmen insgesamten schaden. Ängste, Überforderung, Leistungsrückgang und scheiternde Projekte sind nur einige Probleme, die aus einer fehlenden Veränderungsbegleitung folgen können. Um ein Projekt möglichst erfolgreich zu gestalten, lohnt es sich, diesen Herausforderungen von Beginn an durch geeignete Maßnahmen entgegenzuwirken.

Ist Adoption & Change Management ein anderer Ausdruck für Schulungen?
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Nein, bei Adoption & Change Management geht es um mehr als Schulungen und Trainingsmaßnahmen, aber natürlich sind diese auch Teil der Begleitung. Daneben werden die Bereiche Kommunikation, Widerstandsmanagement und Verstärkung thematisiert. Die Planung und Umsetzung von Maßnahmen in diesen Bereichen über den gesamten Projektverlauf hinweg stellt sicher, dass alle betroffenen Personen erfolgreich durch die Veränderung geführt und mögliche Herausforderungen frühzeitig erkannt werden.

Ist das Vorgehen von Adoption und Change Management agil?
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Ja, unser Vorgehen lässt sich auch mit agilen Vorgehensweisen vereinen. Die einzelne Phasen sind so gestaltet, dass sie flexibel anpassbar und auf verschiedene Projektmethoden anpassbar sind, egal ob sequenziell oder iterativ.

Welche Herausforderungen können bei der Adoption und Change Management-Begleitung auftreten?
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Herausforderungen in Veränderungsprojekten können vielfältig sein: Von Sorgen, der Umstellung nicht gerecht zu werden, bis hin zu aktiven Widerständen gegen eine bevorstehende Veränderung können die unterschiedlichsten Probleme auftreten. Um solche Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und ihnen entgegenwirken zu können, leiten wir im Rahmen unserer Workshops unter anderem Kennzahlen zur Leistungsverfolgung ab. Wir verfolgen damit kontinuierlich den Fortschritt des Projekts auf verschiedenen Ebenen. Zudem evaluieren wir in regelmäßigen Terminen den Projektfortschritt, sodass wir flexibel auf auftretende Herausforderungen reagieren können.

Welche Veränderungen werden begleitet?
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Grundsätzlich kann und sollte jede Art von Projekt eine Begleitung erhalten. Primär begleiten wir Systemeinführungen, daneben ist das Vorgehen jedoch auch auf andere unternehmensbezogene Veränderungen anwendbar. Ein Beispiel dafür sind kulturelle Veränderungsprojekte, wie die Einführung von Unternehmenswerten oder die Neuorientierung eines Unternehmens durch die Überarbeitung der Vision. Andere Projekte stellen eine Mischung aus IT- und kultureller Veränderung dar, wie beispielsweise die Einführung eines neuen Learning-Management–Systems und der gleichzeitigen Förderung einer Lernkultur.

Ihre Ansprechpartnerin

Sie wollen in Ihrem Unternehmen eine digitale Veränderung herbeiführen und diese langfristig und erfolgreich verankern? Dann kontaktieren Sie uns! Service fängt bei uns genau dort an, wo Sie ihn brauchen. Unsere Expertin steht Ihnen für alle Fragen rund um Adoption & Change Management gerne zur Verfügung!

    Tobias Felten, Head of Digital Workplace