Was der griechische Philosoph Heraklit um 500 v. Chr. schon wusste, trifft heute mehr denn je zu. Um konkurrenzfähig zu bleiben, ist es für Unternehmen notwendig, in einer schnelllebigen Welt wie der unseren stetig in Bewegung zu bleiben.
Ein Wandel bzw. eine solche Veränderung kann vielfältig aussehen. In einer Zeit, in der sich Technologien mit einer rasanten Geschwindigkeit weiterentwickeln, stellen Systemeinführungen eine besonders häufige Umstellung in Unternehmen dar: Neue rechtliche Anforderungen, Prozessoptimierungen, aktualisierte Standards am Markt – die Gründe, um ein neues System einzuführen, variieren genauso. Eines haben Veränderungsprojekte jedoch gemeinsam:
Eine Veränderung in einer Organisation tritt dann ein, wenn die einzelnen Beschäftigten auf eine neue Art und Weise arbeiten. Erst wenn zahlreiche dieser einzelnen Veränderungen zusammenkommen, erfüllt das neue System den Zweck seiner Einführung (mehr Automatismus, weniger erforderliche Kontrollschritte, mehr Effizienz etc.). Die bloße technische Einführung einer neuen Software reicht in der Regel nicht aus, um solche Ergebnisse zu erzielen.
Wird ein neues System eingeführt, hat das Auswirkungen auf die Angestellten: Aufgaben, die sie vorher im alten System erledigt haben, werden nun durch Benutzung des neuen Systems ausgeführt. Bestehende Arbeitsmuster müssen also geändert werden. Genau das kann für Gewohnheitstiere wie uns Menschen eine Herausforderung darstellen. Denn das Lernen neuer Abläufe kostet mehr kognitive Kapazitäten als das automatische Abspielen von gelernten Verhaltensprotokollen. Kurz: Veränderung bedeutet Aufwand.
Da kommt die Motivation ins Spiel: Motivation erklärt, warum eine Person ein bestimmtes Verhalten ausübt oder es unterlässt, also dem neuen System offen gegenübersteht und es benutzt – oder eben nicht. Neben der Motivation gibt es eine Vielzahl weiterer Faktoren, die die Ausübung eines Verhaltens beeinflussen, etwa Persönlichkeitseigenschaften oder die jeweilige Situation. Mit der Motivation haben wir jedoch eine Stellschraube, die wir zugunsten unseres Vorgehens beeinflussen können.
Halten wir fest:
Wenn wir es nicht schaffen, unsere Belegschaft ausreichend für die Veränderung zu begeistern, kann dies fatale Folgen haben. Die Notwendigkeit für die Neuerung wird nicht erkannt oder sogar infrage gestellt, Schulungen werden nur halbherzig absolviert und wenn das System schließlich live ist, kommen entweder Beschwerden über die komplizierte Benutzung auf oder es werden sogar Wege gesucht, das neue System zu umgehen. Die Folge: Das System erfüllt seinen Zweck nicht.
Wie schaffen wir es nun, diesen Szenarien vorzubeugen und die Nutzergruppen bei der Veränderung mitzunehmen?
Um sich auf das neue System und den damit einhergehenden Aufwand im Zuge der Umgewöhnung einzulassen, helfen Verständnis und gute Gründe. Daher ist es mehr als ratsam, die Angestellten von Anfang an mit ins Boot zu holen, zu informieren und zu motivieren. Idealerweise halten Sie diese Motivation zudem über den gesamten Prozess der Veränderung aufrecht. Wie geht das konkret?
Wir haben fünf Praxistipps für Sie, die Ihnen dabei helfen, die Nutzergruppen abzuholen und sicher durch den Veränderungsprozess zu leiten.
Der erste Schritt einer Veränderungsbegleitung besteht darin, das betreffende Projekt frühzeitig anzukündigen. Dabei empfiehlt es sich definitiv, die Gründe für die Systemeinführung zu nennen. Heben Sie auch hervor, welche negativen Konsequenzen es für das Unternehmen bedeuten würde, falls die Umstellung nicht erfolgt (etwa verringerte Wettbewerbsfähigkeit und im Zuge Gefährdung von Arbeitsplätzen) oder welche Arbeitserleichterung daraus erwachsen kann. Dieses Vorgehen erlaubt den Beschäftigten, sich auf das kommende Projekt einzustellen und verdeutlicht, dass der Veränderungsprozess nicht nur notwendig, sondern auch vorteilsbehaftet ist.
Eine solche Ankündigung kann zunächst Befürchtungen auslösen, beispielsweise die Sorge vor Schwierigkeiten bei der Umstellung, vor Mehraufwand durch die Trainingsmaßnahmen oder letztlich sogar davor, durch das neue System ersetzt zu werden. Sorgen und Skepsis können den Veränderungsprozess blockieren. Deshalb ist es ratsam, den Beschäftigten eine gewisse Sicherheit zu vermitteln.
Machen Sie dem Personal Folgendes deutlich: Sie wissen, dass mit einer solchen Veränderung Herausforderungen einhergehen – und sind sich bewusst, dass auch Fehler passieren können, die natürlich zum Lernprozess dazugehören. So verstehen die Angestellten, dass die Befürchtungen unbegründet sind und sie im neuen System auch mal etwas ausprobieren dürfen. Dies fördert langfristig das Lernen und die Umstellung.
Ein weiterer Tipp besteht darin, die Angestellten so weit wie möglich in die Veränderung einzubinden. Eine Rolle in dem Veränderungsprojekt einzunehmen hat einen unvergleichlich motivierenden Effekt. Dies ist vor allem für diejenigen Betroffenen empfehlenswert, die der Veränderung besonders skeptisch gegenüberstehen.
Eine solche Teilhabe oder Involvierung kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Beispiele sind:
So simpel es auch klingen mag: Lob und Wertschätzung können echte Gamechanger sein. Die Effekte von Lob und Wertschätzung auf die Motivation und Jobzufriedenheit werden von vielen unterschätzt, sodass die Anerkennung von Leistungen im Arbeitsalltag schnell mal untergeht.
Wertschätzung kann auf viele Arten erfolgen. Gerade am Anfang können bereits kleine Fortschritte gelobt werden, beispielsweise die erfolgreiche Teilnahme an einer Schulung oder die ersten Testversuche im neuen System. Im weiteren Verlauf des Projektes kann die Anerkennung der Umgewöhnung dann auch durch ein Teamevent oder Ähnliches ausgedrückt werden.
Ein besonders einflussreicher Faktor zur Motivierung während eines Veränderungsprojekts sind Vorbilder. Zeigen Sie, dass sie hinter dem Projekt stehen und das neue System selbst benutzen. Scheuen Sie sich nicht, von anfänglichen Schwierigkeiten zu berichten. Das animiert zum Nachmachen und schafft Sicherheit und Vertrauen. Sie prägen damit die neue Kultur und geben Ihren Angestellten die Möglichkeit, von Ihnen zu lernen.
Veränderungen sind aufwendig und müssen ausreichend begleitet werden, um erfolgreich zu sein. Motivation ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für das Gelingen eines Veränderungsprojekts. Ein Unternehmen hat verschiedene Stellschrauben, um seine Mitarbeitenden in das Projekt einzubinden und zu motivieren. Neben Kommunikation empfiehlt es sich, die Angestellten bestmöglich in das Projekt zu involvieren und die Veränderung vorzuleben. Vergessen Sie nicht: Eine Umstellung wird nicht von heute auf morgen vollzogen. Wenn Sie die gegebenen Tipps beachten und den betroffenen Gruppen Zeit geben, steht dem Erfolg der Veränderung nichts im Wege.
Falls Sie sich Unterstützung in Ihrer Veränderungsbegleitung wünschen und mehr über Themen wie Kommunikation, Motivation und Lernen im Rahmen von Veränderungsprojekten wissen möchten, beraten wir Sie gerne.
