Interview: Erfahrungsbericht zum Thema Onboarding mit LMS365

Beitrag vom 1. Februar 2022

Im Gespräch: Karoline Janus, Personal Managerin bei der dhpg und Madita Kelm, IT-Consultant bei synalis

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Madita Kelm: Wie lange habt ihr LMS365 schon im Einsatz und woher kam der Bedarf?

Karoline Janus: Eingeführt wurde das Lernmanagementsystem LMS365 bei der dhpg Ende 2018, wir nutzen es also schon rund drei Jahre lang. Die Anforderung lag darin, Prozesse digital abzubilden und einen zentralen Ort zu schaffen für das Thema „Fort- und Weiterbildung“, der auch standortunabhängig funktioniert.

Also sind deiner Ansicht nach die größten Vorteile bei der geschäftlichen Nutzung von MS Teams die uneingeschränkte Genau für diesen Anwendungszweck wurde LMS365 natürlich konzipiert. Wofür setzt ihr die Software denn konkret ein?

Karoline Janus: Die Nutzung der Lernmanagementsystems ist insbesondere ein großes Thema für alle, die sich mit dem Onboarding von Mitarbeitern auseinandersetzen oder deren Verantwortungsgebiet verpflichtende Unterweisungen für Mitarbeiter umfasst. Wir gestalten das ganze Veranstaltungsmanagement für fachliche und überfachliche Fort- und Weiterbildungen mit LMS365, bilden das Teilnehmermanagement darüber ab, pflegen die Dokumentation sowie Follow-Up-Maßnahmen (etwa die Bereitstellung von Videos oder anderen ergänzenden Unterlagen).

Zum Vergleich: Wie sahen die Onboardingprozesse im Personalbereich noch vor der Einführung von LMS365 aus?

Karoline Janus: Vorher waren die Prozesse klassisch analog und papierbasiert ausgelegt – das kennen sicher viele. Die Stapel an Papier wanderten von A nach B zum Lesen und Unterzeichnen. Seit der Einführung von LMS365 schicken wir deutlich weniger Papier durch die Gegend. (lacht)

Und das ist ja gerade in Corona-Zeiten von Vorteil, wo viele Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Wie wird der Onboardingprozess jetzt abgebildet?

Karoline Janus: Mit dem Lernmanagementsystem haben wir nun einen standardisierten, standortübergreifenden und einheitlichen Onboardingprozess für alle neuen Kollegen – darin liegt auch der große Mehrwert. Mit dem LMS erfolgen die Abläufe digitalisiert, schneller und effizienter: Damit entfällt beispielsweise auch der Druck, vor Ort zeitintensive Unterweisungen abhalten zu „müssen“, da alle Inhalte individuell für die neuen Mitarbeiter bereitgestellt werden können. Das macht nicht nur die Kursleiter, sondern auch die Mitarbeiter in ihrer Zeiteinteilung flexibler; neue Kollegen können das Wissen aufnehmen, wenn es thematisch und zeitlich gut passt!

Apropos Kursleiter: Wer ist für die Kursinhalte bei euch zuständig? Liegt die Verwaltung der Kurse zentral bei euch im Personalbereich oder verfügt ihr über weitere Ressourcen dafür?

Karoline Janus: Die Administration liegt tatsächlich bei uns im Personalbereich. Das Erstellen der Inhalte ist wiederum Kurs- und themenabhängig, das heißt, da arbeiten wir in der Regel mit den Fachabteilungen zusammen.

Wie fallen denn die internen Rückmeldungen zum LMS aus und was siehst du persönlich als größten Vorteil des Systems?

Karoline Janus: Das Feedback zu LMS365 ist bei uns durchweg positiv: Die Leute freuen sich einfach, dass sie die Unterweisungen digital absolvieren können. Zudem haben die Kurse ja auch einen gewissen Unterhaltungscharakter abhängig von ihrer Gestaltung: Es braucht ja keine reine „Chartschlacht“ aus vielen Folien sein, sondern kann durch Materialien und das Quiz interaktiv gestaltet werden. Das schafft schon einen gewissen Spaßfaktor.

Der aus meiner Sicht größte Vorteil ist das zeit- und ortsunabhängige Bearbeiten: Man kann sich Aufzeichnungen und Unterlagen ansehen, wann es für jeden selbst gut in den Arbeitsalltag passt. Das bedeutet mehr Flexibilität, um an Informationen zu gelangen als noch bei reinen Präsenzveranstaltungen.

Kollegen, die während bestehenden Präsenzveranstaltungen etwa einen anderen wichtigen Mandatentermin haben, können sich anschließend die Aufzeichnungen und Unterlagen ohne Informationsverlust ansehen.

Danke für deine Einschätzung. Ich finde auch, dass LMS365 gerade neuen Mitarbeitern beim Onboarding eine schöne Möglichkeit bietet, sich über neue Tools zu informieren, ohne ständig auf die Hilfe von Kollegen angewiesen zu sein. Das verschafft sowohl einen guten Durchblick und das schnelle Gefühl von Eigenständigkeit: Der von dir schon angesprochene Gamification-Aspekt und das Thema Spaß am Lernen sind auch bei uns ein häufig genannter Punkt, wenn es um Feedback der Mitarbeiter geht.

Fabian Felten, Marketing Vertrieb synalis Köln Bonn

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