Digitalisierung von Unterzeichnungsprozessen

Beitrag vom 14. Juni 2021

Warum elektronische Signaturen nicht nur in der aktuellen Situation Sinn ergeben!

Gerade in Homeoffice-Zeiten wird vielen Mitarbeitern, insbesondere jedoch den Führungskräften bewusst, wie kompliziert die Unterzeichnungsprozesse in ihrem Unternehmen noch ablaufen. Ein verbreitetes Szenario aktuell: Die erforderlichen Personen müssen in der Corona-Pandemie lediglich für die zu leistenden Unterschriften das Bürogebäude aufsuchen, weshalb sich die Prozesse aus dem genannten Grund zwangsläufig in die Länge ziehen.

Die Digitalisierung von Unterzeichnungsprozessen bietet aber nicht nur momentan absoluten Mehrwert: Auch in weniger herausfordernden Zeiten lohnt sich die Betrachtung der Potenziale elektronsicher Signierprozesse. Zur Veranschaulichung werfen wir einmal einen Blick auf einen einfachen Prozess mit zwei Unterzeichnern:

Selbst in seiner einfachen Form beinhaltet dieser Prozess in der Regel bereits acht Prozessschritte und mehrere Medienbrüche (allesamt potenzielle Fehlerquellen), um die Unterzeichnung eines Dokuments zu realisieren.

Digitalisierung von Unterzeichnungsprozessen
8 Schritte: Prozessunterzeichnung ohne DocuSign

Ein einfacher elektronischer Signaturprozess hingegen kommt unter den gleichen Voraussetzungen mit deutlich weniger Prozessschritten und ohne Medienbruch aus.

Digitalisierung von Unterzeichnungsprozessen
Digitale Signatur mit DocuSign

Die Argumente der Prozessbeschleunigung und Abschaffung von Medienbrüchen sind aber nicht die einzigen wichtigen Punkte, die für die digitale Signatur sprechen:

  • Ortsunabhängigkeit bei Unterschriften und mobile Nutzung
  • Vollständigkeit in der Dokumentation des Unterschriftenprozesses
  • Einsehbarkeit des Status Quo bei ausstehenden Unterschriften
  • Automatische Erinnerungen an zu leistende Unterschriften
  • Integrationsmöglichkeiten in vor- oder nachgelagerte Systeme und damit ganzheitliche Prozessabbildung

Auch die Rechtssicherheit von elektronischen Signaturen ist spätestens seit Inkrafttreten der eIDAS-Verordnung in Europa und damit auch in Deutschland gewährleistet. Sprechen Sie uns gerne an, wir stellen Ihnen DocuSign als Lösungsbaustein in der Digitalisierung Ihrer Signaturprozesse vor und erarbeiten mit Ihnen gemeinsam die bestehenden Optimierungspotentiale.

Fabian Felten, Marketing Vertrieb synalis Köln Bonn

Kontakt

Ihr Ansprechpartner

Fabian Felten
Head of Marketing & Sales
+49 228 9268 129
fabian.felten@synalis.de
synalis GmbH & Co. KG
Gesellschaft für modernes Informationsmanagement
Support
Karriere