Digitale Kommunikation im Unternehmen

Erfolgsrezept für Ihre Zusammenarbeit

Die Covid-19-bedingte Digitalisierungswelle hat es deutlich gemacht: Wer nicht digital aufgestellt ist, zählt aktuell zu den Verlierern. Die bis dato vorherrschende Präsenzkultur samt ihren analogen Strukturen weicht Online-Meetings, Videokonferenzen, Chats und einem Modern Workplace.

Digitale Arbeit heißt: Kanalisieren, automatisieren, vereinfachen. Wie gelingt die optimale Zusammenarbeit, wenn man größtenteils im Homeoffice sitzt und nicht mehr das Büro oder gar Bürogebäude teilt? Was zeichnet eine gute digitale Kommunikation aus? Welche Herausforderungen aber gleichzeitig auch Chancen und Risiken birgt die moderne digitale Kommunikation? Wir haben die Antwort!

Chancen und Risiken: Häufige Fragen zu Homeoffice

Was bedeutet es für neue Mitarbeiter, wenn die Einarbeitung ausschließlich digital abläuft und man die neuen Kollegen zunächst nur virtuell via Videokonferenzen kennenlernt? Wie kann ich mich digital am besten organisieren? Wie greife ich auf wichtige Daten und Dokumente zu?

Vielen Arbeitgebern ist die technologische Basis für ein effizientes Arbeiten von zuhause und unterwegs aus durchaus bekannt; dennoch gelingt es Unternehmen nicht immer, den Mitarbeitern einen angemessenen Rahmen für Homeoffice bereitzustellen.

Mit den richtigen Arbeitsmitteln zum Erfolg

Oftmals hakt es bei der Auswahl geeigneter Arbeitsmittel oder bei einem organisierten und strukturiertem Tagesablauf. Wir helfen Ihnen dabei die angemessene Ausstattung für Ihren Bedarf zu finden.

synalis IT-Blog und News

oktant – Digitale Abschlussprüfung dank Business Intelligence

Mit Einführung der BI-Anwendung oktant erlangen mittelständische Kanzleien und Unternehmen nun ganzjährig aktuelle Angaben, die die digitale Abschlussprüfung und -analyse präzisieren und optimieren. Continuous Auditing hebt zum einen die Datenqualität und erleichtert zum anderen den Geschäftsalltag von Wirtschaftsprüfern auf gleich mehrere Weisen: Während bislang eine rein stichtagsbezogene Betrachtung des Jahresabschlusses üblich war, überblicken Wirtschaftsprüfer fortan die gesamte Unternehmensentwicklung lückenlos und ungeachtet des eingesetzten IT-Systems oder des verwendeten Gerätes. Die IT-Lösung übernimmt, verknüpft und vereinheitlicht komfortabel und schnell sämtliche Daten, die für eine erfolgreiche Abschlussprüfung relevant sind. In Zusammenarbeit mit dem Prüfungs- und Beratungsunternehmen dhpg ist mit oktant eine Software entstanden, die bei Erwerb bereits mit 40 standardisierten Prüfungshandlungen für das Continuous Auditing aufwartet und über 30 Analysekennzahlen sowie vielseitige Reports für die erfolgreiche Unternehmessteuerung beinhaltet. Der gezielte Einsatz von Business Intelligence ermöglicht Wirtschaftsprüfern und Unternehmen eine kontinuierliche, transparente und automatisierte Jahresabschlussprüfung bzw. Abschlussanalyse. Interessierte der BI-Anwendung können jederzeit einen Demo-Termin anfragen.

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Isabell Helger, Marketing synalis Köln Bonnzitat-icon

Die Idee mit dem virtuellen Adventskalender hat mir sehr gut gefallen; so kamen alle Kollegen auch in der in mehrfacher Hinsicht “dunklen” Jahreszeit zusammen und konnten ohne jegliche Bedenken gemeinsam feiern.

Isabell Helger

Online Marketing Manager

synalis GmbH & Co. KG

Digitales Onboarding: Zahlen & Fakten

Im Rahmen der HAUFE Studie 2020: Onboarding im Wandel wurden branchenübergreifend über 500 HR-Verantwortliche zu Onboarding-Prozessen während der Coronapandemie befragt.

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sprechen einer guten Einarbeitung stärkeres Employer Branding zu

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der HR-Beauftragten verwirklichen frühes Onboarding (Maßnahmenbeginn nach Vertragsunterschrift)

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sehen Verbesserungsbedarf im Onboarding-Prozess

Zutaten für erfolgreiches Onboarding

Bei synalis stellt Rieke Zervas, Head of Human Resources, durch verschiedene Maßnahmen sicher, dass die Einarbeitung auch in Corona-Zeiten so intensiv und effektiv wie möglich verläuft.

Sie setzt unter anderem auf ein internes SharePoint-basiertes Info-Cockpit, auf dem sämtliche unternehmensrelevanten Informationen aufgeführt werden. Ein eigens erstelltes Onboarding-Portal hilft gerade neuen Kollegen bei der Heranführung an genutzte Programme, dient als Sammelstelle für sämtlich CI-Vorlagen und bietet Leitfäden und Videos zu zentralen Fragestellungen und Themen.

Plus: Hier wird neuen Kollegen/-innen zudem ein Firmen-Pate zur Seite gestellt, mit dessen Hilfe man sich direkt persönlich aufgenommen fühlt und der einem einen schnellen Einstieg in Unternehmensstrukturen ermöglicht. Diesen erreicht man während der Pandemie selbstverständlich auch jederzeit digital über die verschiedensten Tools.

Portrait von Paul Thomas von der Firma Algolzitat-icon

Eigentlich wollten wir nur die technische Voraussetzung für eine bessere interne Zusammenarbeit schaffen. Durch die hervorragende Unterstützung von synalis haben wir jedoch eine Kollaborations-Lösung erhalten, die noch viel mehr leistet: Sie gibt uns ein starkes Wir-Gefühl.

Paul Thomas

Manager

ALGOL Consulting

Digitale interne Kommunikation

Eine gut verknüpfte interne Kommunikation ist nicht nur motivierend, sondern auch entscheidend für den langfristigen Geschäftserfolg. Um miteinander verknüpft zu bleiben, erfreuen sich YAMMER und die marktführende Kommunikationsplattform Microsoft Teams großer Beliebtheit bei synalis. Beide Anwendungen sind nicht nur einfach und intuitiv in ihrer Handhabung, sondern bieten analog zu den bekannten sozialen Netzwerken eine moderne Plattform, um News miteinander zu teilen.

Die Mitarbeitenden können Inhalte erstellen, teilen, kommentieren, ergänzen oder liken und dank vielfältiger GIFs und Smileys kommt auch die Kreativität nicht zu kurz. Communities dieser Art bieten darüber hinaus die Möglichkeit, sich als Abteilung oder Projektgruppe virtuell zusammenzufinden, um sich hierarchieübergreifend auszutauschen und somit effizient zusammenzuarbeiten.

Auch für Führungskräfte ist das Social Intranet die ideale Plattform, um wichtige Impulse zu erhalten, Botschaften zu vermitteln, und näher an das eigene Team zu rücken.

Bildquelle: Microsoft

Logo MS Teams für hybride Arbeit und Telefonie

Microsoft Teams

Die Moderne Unternehmenskommunikation

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MS Teams: Der One-Stop-Shop für Zusammenarbeit & Informationsbereitstellung

Hier 3 Beispiele, wie Sie die Effizienz Ihrer Zusammenarbeit steigern können:

1. Integration des SharePoint-basierten Intranets in Microsoft Teams

Zentral bereitgestellt und prominent platziert (in der Menüleiste links eingebettet) versteht sich das integrierte Intranet als Hub für gesammelte Informationen, Prozesse, Links und den informellen Austausch. Mitarbeiter profitieren von dem direkten Intranetzugriff durch sofortige Verfügbarkeit von News, Guidelines und Vorlagen, ohne die Inhalte erst andernorts suchen zu müssen. Hierdurch erhöht sich deutlich die Nutzerfreundlichkeit sowie der Nutzungsgrad.

2. Integration von Yammer in Microsoft Teams

Ähnlich verhält es sich mit der Integration von Yammer: Ein Klick und Sie erfreuen sich der jüngsten Unternehmensnews, sehen Umfragewerte ein, werden über die neuesten Entwicklungen aufgeklärt oder können Ihre Kollegen selbst briefen.

3. Bereitstellung individueller Applikationen in Microsoft Teams
Zudem bieten wir Ihnen je nach Anwendungsfall und einer vorausgehenden Analyse die Möglichkeit, weitere Applikationen in Teams zu integrieren, damit Sie unternehmensrelevante Apps schnell zugriffsbereit haben.

Daniel Philips, Cyber Security Experte synalis Köln Bonnzitat-icon

Die Digitalisierung schließt auch den Arbeitsplatz mit ein: Der Digital Workplace ist die logische, fast evolutionäre Weiterentwicklung des traditionellen Arbeitsplatzes. Fest zugewiesene Plätze und reguläre Bürozeiten waren vor ein paar Jahren noch verbreitet die Basis. Jetzt werden die Rufe nach flexiblen Arbeitsweisen und intuitiven Technologien generationsübergreifend immer lauter. Der Digital Workplace schafft die technologischen Voraussetzungen und etabliert neue Guidelines, die auf diese Arbeitsweisen optimiert sind.

Daniel Philips

Head of CIS

synalis GmbH & Co. KG

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Digitale Vertriebspräsentationen in Corona-Zeiten

Früher war alles besser! Rückblick: Einmal Real Life, bitte Wir schreiben den Herbst 2019. Unsere Kunden budgetieren ihre Projekte für 2020, es herrscht vertrieblicher Hochdruck. Bei Bestandskunden werden Rückfragen zu Projekten geklärt, wir planen Messebesuche, Veranstaltungen und sprechen mit möglichen Neukunden. Gespräche mit Interessenten stehen beinahe täglich auf der Agenda, fast immer nach demselben Schema: Nach einem ersten inhaltlichen Telefonat findet ein persönlicher Termin statt, um sich gegenseitig kennenzulernen und abzuschätzen, ob die Basis sowohl auf fachlicher als auch persönlicher Ebene stimmt. Digitale Termine bilden bei einzelnen Produkten die Ausnahme, Vor-Ort Termine sind nicht nur Gang und Gäbe, sondern explizit erwünscht. Die technischen Möglichkeiten, all jene Gespräche digital durchzuführen, wären durchaus ebenfalls gegeben – der Markt akzeptiert diese allerdings eher als Ausnahme: Wenn die Lösung passt, ist der persönliche Eindruck vor Ort Kernindikator für die Kaufentscheidung. Covid-19: Die Welt steht Kopf Corona stellt sämtliche Gepflogenheiten bekannterweise völlig auf den Kopf: Von vermeidbaren persönlichen Terminen wird Abstand genommen, der Bedarf an IT-Lösungen und vertrieblicher Beratung wächst parallel: Homeoffice-Regelungen werden seitens Bundesregierung empfohlen, flächendeckend benötigt werden die passende Soft- und Hardware. Damit wir uns trotz der widrigen Umstände vorstellen und unsere Lösungen präsentieren können, setzen wir auf die Lösung, die wir bereits […]

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Digitale Signatur mit DocuSign

Die Büros stehen leer, sämtliche Mitarbeiter sind in den eigenen vier Wänden fleißig – extra für die Vertragsunterzeichnung reinkommen? Willkommen im digitalen Zeitalter und den Möglichkeiten der digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit. Mit DocuSign sparen Sie sich den Weg und leisten Ihre rechtsgültige elektronische Unterschrift bei Angeboten, Verträgen oder Rechnungen. Außerdem umgehen Sie geschickt Fehlerquellen wie Medienbrüche oder mangelhafte Ausstattung im Homeoffice. Nutzen Sie den schnellen und sicheren Weg der digitalen Unterschrift, um flexibel zu unterzeichnen (via Webportal oder App) und sämtliche Signaturprozesse vollständig in Ihre Arbeitsabläufe zu integrieren!

Ihre Vorteile mit DocuSign:

  • Erfüllung der Rechtssicherheit / aller Aspekte der eIDAS-Verordnung
  • Nahtlose Kompatibilität mit Microsoft
  • Einfache Anbindung an LMS365, Office 365 oder MS Teams
  • Talentmanagement und Onboarding
  • Ersparnis von Zwischenschritten, Papierkosten & Medienbrüchen
  • Mobile First-Erlebnis
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DocuSign

Dokumente rechtssicher & elektronisch unterschreiben und verwalten

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Ihr Ansprechpartner

Sie möchten Ihr Unternehmen mit einer punktgenauen IT-Lösung digitalisieren? Dann kontaktieren Sie uns! Service fängt bei uns genau dort an, wo Sie ihn brauchen. Unser Experte steht Ihnen für alle Fragen gerne zur Verfügung!

    Tobias Felten, Head of Digital Workplace