Hybride Arbeit: Herausforderungen & Lösungen
Die Arbeitswelt der Zukunft
Im Büro, zuhause oder unterwegs uneingeschränkt tätig sein
„Homeoffice First“ hat Unternehmen während und nach der Corona-Krise stark geprägt. Die Ausnahmesituation ist mittlerweile vorüber – aber einfach zurück in den Büroalltag geht es für viele Mitarbeiter dennoch nicht. In den Fokus rückt stattdessen das Arbeitsmodell der Hybriden Arbeit oder Hybrid Work, die juristisch betrachtet unter mobile Arbeit fällt.
Ein hybrider Arbeitsplatz steht für Flexibilität und eine ausgewogene Work-Life-Balance: Zwei Faktoren, die Arbeitnehmern zufolge jetzt einen attraktiven Arbeitgeber ausmachen. Will Ihr Unternehmen das hybride Modell ebenfalls umsetzen, ergeben sich ein paar Herausforderungen, die sich mit der richtigen Strategie jedoch gut lösen lassen.
Das Motto lautet also: Lösen Sie alte Strukturen ab und gewinnen Sie vollkommen budgetfreundlich an Flexibilität.
Unsere Tipps für die Hybride Arbeitswelt
Sie fragen sich, wie Sie die Herausforderungen in unserer Hybriden Arbeitswelt sicher und souverän bewältigen können? Wir haben die Antwort!
Umfassende IT-Security & zentrales Gerätemanagement
Geräte, Apps und Nutzer schützen & Verwaltungs- und Ressourcenaufwand in der IT so gering wie möglich halten
Einhaltung von Datenschutz & Sicherheitsregelungen
Nutzungs-Policy: Klar definierte Bedingungen für alle Devices, die im Unternehmenskontext genutzt werden.
Halten Sie Software & Betriebssystem immer auf dem neuesten Stand
Lückenlose standortunabhängige Zusammenarbeit & Erreichbarkeit
Überblick über alle Devices und Einstellungen
Sind mehrere Lösungen im Einsatz, mangelt es oft an Transparenz.
Zentrale Zugriffe & Ablagesysteme
Lassen Sie bei allen Vorkehrungen auch die Nutzerfreundlichkeit nicht zu kurz kommen.
Gewährung vollumfänglicher Sicherheit
Ob für Mitarbeiter im Außendienst, Remote Worker oder bei BYOD: Die Sicherheit muss auch außerhalb des Unternehmensnetzwerkes greifen.
Grundlegende Gamechanger: Die optimale Basis für flexible hybride Arbeit
In engem Austausch mit unseren Kunden haben sich vor allem drei Lösungen als Gamechanger herauskristallisiert, wenn es um die Bereitstellung eines hybriden Arbeitsplatzes und Modern Workplace geht.
Telefonieren, wo ich arbeite
Da wäre zum einen das Thema „Telefonanlage oder Online-Telefonie“. Haben Unternehmen, die einen hybriden Arbeitsplatz einrichten möchten, noch keine Lösung für die Online-Telefonie im Einsatz, stellt das Mitarbeiter vor ein Problem: Wie soll die telefonische Erreichbarkeit gewährleistet sein, wenn der Telefonapparat auf dem Bürotisch steht, der Mitarbeiter aber am privaten Schreibtisch aktiv ist? Müssen nun alle Mitarbeiter für diesen Fall mit Diensthandys ausgestattet werden? Möglich, aber nicht zwingend notwendig. Nutzt Ihr Unternehmen zum Beispiel schon Office 365 & Teams, so können Sie die Telefonie auch problemlos und ohne Qualitätseinbußen darüber abbilden.
Beispiel: Sie haben eine Zentralrufnummer oder eine Servicehotline? Geben Sie einem „Team“ aus Microsoft Teams eine zentrale Telefonnummer und weisen Sie Mitarbeiter zu, die auf diese Nummer reagieren. Erstellen Sie Ansagen, Optionsabfragen und weitere Workflowoptionen & generieren Sie so ein professionelles und nutzerfreundliches Anruferlebnis!
Ihre Vorteile durch Online-Telefonie mit MS Teams
- Über die Haupttelefonnummer überall erreichbar (Büro, Homeoffice, mobil, etc.)
- Sämtliche Features wie Weiterleitung, Warteschleife oder Voicemail (inklusive Transkription)
- Vereinfachte Verwaltung durch Gesamtmanagement auf einer einzigen Plattform
- Optimierung unternehmensseitiger IT-Ressourcen
- Kostenersparnis bei PBX-Verwaltung, Ausrüstung und Lizenzierungen
- Ersparnis der Telefonanlage inklusive aller anfallender Kosten
- Schnelle, einfache & günstige Ausstattung aller (auch neuer) Mitarbeiter
Spätestens seit Corona ist klar geworden, dass der Arbeitsplatz als Ganzes mobil sein muss; also da, wo der Mitarbeiter sich befindet. Die Telefonie stand lange Zeit außen vor und wird jetzt endlich mit der Teams Telefonie vollumfänglich in die hybride Arbeit integriert. Rufumleitungen ins Homeoffice und klingelnde Telefone während eines Online-Meetings sind ebenso passé wie der lästige Griff zum Telefon für einen kurzen Anruf.
Daniel Philips
Head of Infrastructure & Security | Prokurist
synalis GmbH & Co. KG
So managen Sie Anrufe in MS-Teams noch besser:
Das Add-on Luware Attendant Console
Einfache und effiziente Annahme, Weiterleitung und Bearbeitung von Anrufen
Sie nutzen MS Teams oder möchten es einführen und zugleich Ihr Serviceteam zielgerichtet unterstützen? Die Vermittlerlösung für MS Teams von Luware bietet Ihren Telefonservicekräften eine intuitive Benutzeroberfläche und anschauliche Dashboards, die sämtliche Statistiken, Warteschlagen oder bediente Services aufzeigen. Die schnelle Prüfung der Verfügbarkeit von Kollegen via Teams Status-Anzeige, die leistungsstarke Suche über Namen, Position oder Abteilung (auch in Kombination abfragbar) oder die Möglichkeit, direkt wichtige
Anrufinformationen zu hinterlegen erleichtern die Anrufvermittlung enorm. Die Telefonisten können zudem ohne Probleme an einem beliebigen Ort tätig sein und so auch in anderen Niederlassungen aushelfen, ohne dafür in der Firmenzentrale sitzen zu müssen. Praktisch: Sämtliche Kontakte können aus verschiedenen Quellen gezogen werden, z.B. aus Office 365, dem privaten Outlookkalender oder CRM-, Excel- bzw. SharePoint-Listen. Nutzen können Sie die Erweiterung direkt über dem Teams Client oder den Browser.
Dashboard mit der Erweiterung Nimbus von Luware für optimales Anrufermanagement
Klassische Übersicht in MS Teams mit Anruferlisten und Voicemail
Weiterbildung mit LMS365
E-Learning erfreut sich seit einigen Jahren großer Beliebtheit! Es schenkt sowohl Kursleitern als auch -teilnehmern viele Freiheiten und steht gleichzeitig für anschauliche und nachhaltige Content-Vermittlung, etwa mit LMS365! Mein persönliches Dashboard zeigt mir die aktuelle Übersicht über Kurse, die schon überfällig oder bereits absolviert sind. Ich kann beispielsweise nicht nur nach Kursen filtern, sondern auch nach Kategorien, Fähigkeiten oder dem Trainingstyp. Auch Fälligkeiten, Zertifikate oder Freiwilligkeit bzw. Pflicht sind schnell erkennbar.
Praktisch: Kursleiter können die Kurse individuell gestalten und genauso intuitiv erstellen, wie die Teilnehmer sie intuitiv absolvieren können. Die Anwendungsfälle sind so flexibel wie das Lernmanagementsystem selbst. Das ist gerade bei hybrider Arbeit von Vorteil: Onboarding, Blended Learning, Compliance Trainings, externe Schulungen oder Unterstützung in der User Adoption sind beliebte Anwendungsfälle.
Fortbildungen und Kursangebote professionalisieren mit LMS365
LMS365 schafft Flexibilität: Nicht nur beim Erstellen & Absolvieren von Kursen, sondern auch für hybride Arbeit.
Interview: Erfahrungsbericht zum Thema Onboarding mit LMS365
Im Gespräch: Karoline Janus, Personal Managerin bei der dhpg und Madita Kelm, IT-Consultant bei synalis Zum Video mit der Webcastaufzeichnung und dem vollständigen Interview oder zum Demovideo mit Interview Madita Kelm: Wie lange habt ihr LMS365 schon im Einsatz und woher kam der Bedarf? Karoline Janus: Eingeführt wurde das Lernmanagementsystem LMS365 bei der dhpg Ende 2018, wir nutzen es also schon rund drei Jahre lang. Die Anforderung lag darin, Prozesse digital abzubilden und einen zentralen Ort zu schaffen für das Thema „Fort- und Weiterbildung“, der auch standortunabhängig funktioniert. Also sind deiner Ansicht nach die größten Vorteile bei der geschäftlichen Nutzung von MS Teams die uneingeschränkte Genau für diesen Anwendungszweck wurde LMS365 natürlich konzipiert. Wofür setzt ihr die Software denn konkret ein? Karoline Janus: Die Nutzung der Lernmanagementsystems ist insbesondere ein großes Thema für alle, die sich mit dem Onboarding von Mitarbeitern auseinandersetzen oder deren Verantwortungsgebiet verpflichtende Unterweisungen für Mitarbeiter umfasst. Wir gestalten das ganze Veranstaltungsmanagement für fachliche und überfachliche Fort- und Weiterbildungen mit LMS365, bilden das Teilnehmermanagement darüber ab, pflegen die Dokumentation sowie Follow-Up-Maßnahmen (etwa die Bereitstellung von Videos oder anderen ergänzenden Unterlagen). Zum Vergleich: Wie sahen die Onboardingprozesse im Personalbereich noch vor der Einführung von LMS365 aus? Karoline Janus: […]
Mehr erfahrenElektronische Signatur: Weniger Papier, mehr Komfort
Der Umstieg von Papier zur digitalen Kommunikation nimmt fahrt auf, wie beispielsweise diese bitkom-Studie 2022 zeigt. Davon profitiert nicht nur die Umwelt, sondern auch die Unternehmen selbst.
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aller befragten Unternehmen drucken weniger aus als vor einem Jahr (2016 gaben das nur 32 Prozent an).
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der Unternehmen verfolgen das Ziel, Briefpost mit digitaler Kommunikation abzulösen, mehr als doppelt so viel wie 2016.
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ersetzen bereits erfolgreich Briefpost durch digitale Kommunikation, beinahe dreimal so viel wie noch 2016 (25 %).
DocuSign for Dynamics 365
Ausdrucken, Unterschreiben, Einscannen – Ein langwieriger Prozess, der eigentlich schon lange der Vergangenheit angehören sollte, in vielen Unternehmen jedoch nach wie vor zum Alltag gehört. Dies ist nur eines von vielen Beispielen, bei denen Unternehmen aufgrund veralteter und analoger Prozesse von ihrer Konkurrenz abgehängt werden.
Mehr erfahren
Lösungen & Strategien für die Umsetzung der hybriden Arbeitswelt
Egal ob Software, Anleitungen, technische Datenblätter oder Marketingmaterial – wir haben alles übersichtlich für Sie bereitgestellt. Informieren Sie sich über die technischen Spezifikationen und Eigenschaften unserer Produkte & Cloudservices und finden Sie detaillierte Anleitungen und Benutzerhandbücher, die Ihnen helfen, unsere Produkte optimal zu nutzen.
Beschleunigen Sie Ihr Vertragsmanagement
DocuSign gilt als eine der erfolgreichsten Lösungen für eSignaturen weltweit: Sie steht für die komfortable und vor allem sichere Abwicklung von elektronischen Unterschriften. Mit DocuSign können Vertragspartner Unterschriften mobil und ortsunabhängig anfordern und setzen: Dabei beschleunigen sie nicht nur den gesamten Signaturprozess, weil das „Hin und her“ wegfällt, sondern reduzieren auch Medienbrüche. Diese ergeben sich im herkömmlichen Ablauf schnell durch abermaliges Drucken, Scannen und Versenden. DocuSign schafft durch die klare Strukturierung volle Transparenz im Unterschriftenprozess; davon profitieren alle beteiligten Parteien.
Verschiedene Integrationsmöglichkeiten, etwa in Microsoft Teams, und Automatisierungsfunktionen sorgen zudem für eine schnelle Einsicht in den Prozessstatus und unterstützen Mitarbeiter durch Erinnerungen oder bei der Archivierung.
Ihr Ansprechpartner
Sie möchten Ihr Unternehmen mit einer punktgenauen IT-Lösung fit für Hybride Arbeit machen? Dann kontaktieren Sie uns! Service fängt bei uns genau dort an, wo Sie ihn brauchen. Unser Experte steht Ihnen für alle Fragen rund um Hybrid Work gerne zur Verfügung!
Daniel Philips, Head of Infrastructure & Security | Prokurist
daniel.philips@synalis.de | +49 228 9268 0