Wenn wir von Digitalisierung sprechen: Was verstehst du konkret darunter?
Laura Krüger: Das Stichwort Digitalisierung begegnet einem im beruflichen, aber auch privaten Kontext schon sehr lange und in verschiedensten Formen. Dies reicht von der Umwandlung von Dias in Digital-Fotos bis hin zu KI (Künstliche Intelligenz) und das nicht zuletzt, weil es nicht nur den einen richtigen Digitalisierungsansatz gibt. Ich glaube, es ist entscheidend, einen ganzheitlichen, für die jeweilige Herausforderung passenden Ansatz zu finden und diesen richtig anzugehen. Die Digitalisierung sollte eine Chance sein, Prozesse zu erleichtern, zu unterstützen oder gar ganzheitlich zu automatisieren. Digitalisierung geht für mich mit Automatisierung einher.
Ist der Begriff „Digitalisierung“ mittlerweile schon abgegriffen oder hat er noch immer so viel Relevanz wie vor der kompletten Mobilisierung durch das Coronavirus?
Laura Krüger: Digitalisierung war schon lange vor der globalen Corona-Pandemie und ist noch immer ein beständiger Begriff. So gut wie jeder Aufgabe kann man das Adjektiv „digital“ voranstellen (beispielsweise Digitale Meetings, digitaler Posteingang, digitales Frühwarnsystem, …). Natürlich wird es auch in diesem Kontext Menschen geben, die vom großen, allgegenwärtigen Begriff „Digitalisierung“ eingeschüchtert oder übersättigt sind. Ich persönlich glaube, dass die Pandemie den Ansatz zu digitalisieren verstärkt, wenn nicht sogar beschleunigt hat. Digitalisierung ist nach wie vor ein Prozess und dementsprechend noch lange nicht überholt. Wichtig ist, nicht von der anfänglichen Euphorie in Frustration zu verfallen.
Welche Lösungen zur Digitalisierung werden besonders gern angefragt?
Laura Krüger: Jede Lösung, die zur Verbesserung bestehender Prozesse oder Automatisierung von Abläufen beiträgt, ist unter dem Stichwort Digitalisierung für unsere Interessenten und Kunden ansprechend. Das reicht von der Digitalisierung des Posteingangs, Rechnungs– / Vertragsmanagements und verschiedener HR-Themen über orts-, zeit- und Clientunabhängiger Auswertung wichtiger Kennzahlen (Power BI) bis hin zur Ermöglichung von Trainings und Pflichtschulungen (LMS365). Besonders in Zeiten von Corona, in denen Großteile der Mitarbeiter ins Homeoffice verlagert wurden, sind es auch Kommunikations– und Kollaborationsplattformen (Microsoft Teams), deren Nachfrage einen erheblichen Anstieg verzeichnen konnte. Immerhin nutzen nun schon rund 145 Millionen User täglich Microsoft Teams.
Wenn man digital noch nicht so weit aufgestellt ist und schnell etwas optimieren möchte – welche Lösungen erweisen sich als gute „Einsteigerlösungen“, also sind schnell eingeführt und sehr effizient?
Laura Krüger: Das kommt tatsächlich auf den jeweiligen Hintergrund und die Anforderungen des Interessenten an. Bedürfnisse fallen unterschiedlich aus – so drückt der Schuh bei jedem Unternehmen wo anders. Besonders schnell eingeführt sind in der Regel SaaS-Lösungen, die nicht zwingend kundenspezifisch angepasst werden müssen. Neben der klassischen Microsoft 365 bzw. Office 365-Einführung spreche ich zum Beispiel im Zuge der Finanz- und Ressourcenplanung auch von Microsoft Business Central, das in verschiedene Module eingeteilt ist und sich unter Einhaltung aktueller Compliance-Richtlinien, optimal an die jeweilige Unternehmenssituation anpasst. Auch LMS365 – unser Learning Management System auf Basis von Office 365 – wird im sogenannten Fast Track-Verfahren bereitgestellt und ermöglicht es Unternehmen, auch in Pandemiezeiten Schulungspflichten zeit- und ortsunabhängig nachzukommen.
Für all diejenigen, die genug von zahlreichen Aktenordnern, Stapelweise Papier und Co. zu diversen Themen (wie Rechnungs- und Vertragsmanagement oder auch Bewerbungen und Personalakten) haben, eignet sich vermutlich die Einführung standardisierter DMS-Lösungen respektive Business Solutions, wie Sie von ELO existieren. Voraussetzung ist hier allerdings ELO ECM Suite als Basis.
Wo fängt man am besten an, wenn man seine Prozesse optimieren will?
Laura Krüger: Bereits im letzten Jahr haben wir uns bei synalis mit dem Themenfeld Digitalisierung befasst und mitunter der Fragestellung „Wo fange ich an? Wie gehe ich am besten vor?“ gewidmet. Die Betrachtung des Ist-Zustands sollte die Basis eines jeden Digitalisierungsprojekts darstellen. Womit wird bereits gearbeitet? Wie digital sind wir schon? Welche Abhängigkeiten gibt es? Hat man sich erst einmal einen vollumfänglichen Überblick verschafft, ist es an der Zeit konkrete Ziele festzulegen. Wo wollen wir hin? Wann soll das Ziel erreicht werden? Wie können wir das schaffen?
Doch auch die beste Planung scheitert, wenn sich die Mitarbeiter sich vor Veränderung fürchten. Nur wenn alle an einem Strang ziehen und das Ziel gemeinsam verfolgen, kann die digitale Transformation im Unternehmen funktionieren.
Warum ist es wichtig, bei Digitalisierungsansätzen strategisch vorzugehen?
Laura Krüger: Auch wenn wir davon überzeugt sind, mehrere Dinge auf einmal abarbeiten zu können, gibt es aus neurobiologischer Sicht schlicht kein Multitasking. Das Gehirn kann sich immer nur auf eine Sache konzentrieren. Wer also mehrere Dinge gleichzeitig angeht, tut dies insgesamt (ausgenommen von Routinearbeiten) langsamer. Um also bessere Ergebnisse unter Einhaltung des geplanten zeitlichen Rahmens zu erzielen und langfristig davon zu profitieren, empfiehlt es sich, strategisch vorzugehen. Sich dem eigentlichen Ziel geplant und Schritt für Schritt zu nähern, statt mehrere Baustellen auf einmal zu bearbeiten. Warum also es bei der Digitalisierung, einer bestenfalls vordefinierten Kette von Aktivitäten, die zu einem bestimmten Ergebnis führt, anders handhaben?
Gibt es Grenzen bei der Digitalisierung?
Laura Krüger: Ich persönlich bin davon überzeugt, dass auch der Digitalisierung Grenzen gesetzt sind. Die Digitalisierung bringt sehr viele Chancen mit sich, sie erleichtert uns den Alltag, die Abläufe, und hat sogar neue Arbeitszeitmodelle hervorgebracht. Und dennoch gibt es neben digitalen Fallstricken wie dem Datenschutz oder Cyberrisiken, rechtliche und ethische Herausforderungen zum Beispiel in der Medizin, in unserem Rechtssystem, die einen universellen digitalen Wandel noch verhindern.
Gerne helfen wir auch Ihnen weiter, den digitalen Wandel im eigenen Unternehmen mit der passenden Lösung voranzutreiben.
