8 Tipps: Mitarbeiter und Digitalisierung

So begeistern Sie Ihre Mitarbeiter für digitale Veränderungen

Digitalisierung funktioniert, wenn alle Mitarbeiter mit an Board sind. Dafür hat der Captain zu sorgen. Der Begriff „Digitalisierung“ ist leider (zu Unrecht) bei vielen Mitarbeitern schlecht behaftet. Häufig ist das lediglich ein Zeichen mangelnder Aufklärung. Gewinnen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein paar simplen Tipps für Aufgeschlossenheit gegenüber den vielen verschiedenen Facetten der Digitalisierung!

>> Gutes Change Management bei der Systemeinführung

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Dialog Change Management als Chance für Veränderung
Gutes Change Management hilft Mitarbeitern bei der Akzeptanz neuer Lösungen & Tools.

1. Wissen ist Macht

Bemächtigen Sie Ihre Mitarbeiter durch adäquate (und wenn nötig regelmäßige) Schulungen dazu, neu eingeführte IT-Lösungen zu verstehen, damit sie die entsprechenden Tools korrekt bedienen können. Das halbherzige Weiterleiten lückenhafter Infos kann nicht nur für Missverständnisse sorgen, sondern auch für Missmut. Sind den Kollegen neue Features hingegen wohl bekannt, gibt das Sicherheit und Motivation bei der Anwendung.

Plus: Führen Sie das nächste Mal neue Lösungen ein, steigt auch automatisch die Bereitschaft und Offenheit, sich mit den Novitäten auseinanderzusetzen dank Lerneffekt: Die Bedienung neuer Anwendungen und Tools hat letztes Mal gut geklappt und wird auch dieses Mal erfolgreich gelingen.

Mitarbeiter schulen in Sachen Digitalisierung
Eine breite Informationsbasis schult und hebt die die Akzeptanz bei anstehenden Implementierungen..

2. Keine leeren Worte

Der Spruch Reden ist Silber, Schweigen ist Gold gilt nicht immer. Bahnen sich technische Änderungen in der Arbeitsumgebung an, müssen alle betroffenen Teams Bescheid wissen – und zwar rechtzeitig und jedes einzelne Mitglied (urlaubs- oder krankheitsbedingte Abwesenheit oder Elternzeit daher mit bedenken, damit niemand vor vollendete Tatsachen gestellt wird und sich nach der Rückkehr nicht mehr zurechtfindet). Informieren Sie daher umfassend – auch über Bestimmungen, die Auswirkungen auf die Anwendung der neuen Technologien haben können wie etwa bei der DSGVO.

3. Augen und Ohren offenhalten

Kennen Sie die praktischen Probleme, mit denen Ihre Mitarbeiter zu kämpfen haben? Wissen Sie, welche Aspekte der digitalen Transformation die einzelnen Kollegen derzeit besonders herausfordern? Falls dem nicht so ist (was dem Durchschnitt entspräche): Fördern Sie eine reibungslose und vertrauensvolle Zusammenarbeit und zeigen Sie Empathie.

Eröffnen Sie Ihre Meetings beispielsweise, indem Sie Mitarbeiter nach ihren aktuellen Digitalisierungs-Baustellen befragen. Das suggeriert zum einen, dass Sie Ihre Mitarbeiter ernst nehmen und hilft zum anderen bei der gemeinsamen Bewältigung bestehender und Antizipation neuer Hürden.

Zudem erhalten Sie auf diese Weise vielleicht schon neue Ideen für zukünftige Prozessoptimierungen, mit denen viele Unternehmensbereiche profitieren würden.

>> Mitarbeiter motivieren durch Technologie

Denkblasen Mind Map Mitarbeiter_
Entwickeln Sie ein Bewusstsein für die „digitale Stimmung“ in Ihrem Unternehmen.

Hinhören, wenn’s um Digitalisierung geht:

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Der Rechnungseingangsprozess könnte noch ein wenig moderner und automatisierter ablaufen.
Die Ticketbearbeitung beim Kundenportal ist etwas umständlich aktuell.
Beim Bewerbermanagement wäre ich um automatisierte Prozesse bei Absagen dankbar.
Ich konnte mich bislang noch nicht so gut mit dem neuen ERP-System vertraut machen aufgrund meiner Elternzeit und jetzt habe ich ein wenig Anschlussprobleme.

4. Verdient ist verdient

Machen Sie Ihre Message klar und gewinnen Sie Ihre Mitarbeiter für sich, um die Zieldurchführung durchzusetzen: Die Kollegen zeigen Engagement, arbeiten bereitwillig an noch unerprobten Strategien mit und wollen sich verbessern? Das verlangt Anerkennung. Sowieso ist regelmäßiges Feedback der beste Schlüssel für erfolgreiche Zusammenarbeit – und wenn das auch noch positiv ausfällt sollten Sie damit keineswegs hinter dem Berg halten, denn: Lob erhöht Moral und Motivation. Fallen die Zusprüche langfristig weg, steigert das hingegen die Kündigungsmotivation.

>> Blogbeitrag: Mit der richtigen HR-Politik zum optimalen Arbeitsklima 

Mitarbeitergespräche und regelmäßiges Feedback motivieren
Lob auszusprechen (persönlich oder auch in digitaler Form) sollte zum Arbeitsalltag dazugehören.

5. Optimal vernetzt

Konstanter Austausch und abteilungsübergreifendes Brainstorming erweitern den Horizont. Unterstützen Sie Ihre Kollegen darin, sich zu vernetzen und gemeinsam an neue Denkweisen heranzutasten. Diese Art der Zusammenarbeit erlaubt den Mitarbeitern durch den Erfahrungsaustausch, voneinander zu lernen und sich somit ganz nebenbei gegenseitig zu fördern.

Ein Mitarbeiterportal kann zudem auch entlastend wirken für die ITler, die mit der Einführung dessen den offenen Austausch begünstigen und im Idealfall weniger Fragen per Mail oder Ticketsystem erhalten. Stattdessen können Probleme oder Unklarheiten zu IT-Lösungen oder Tools offen gepostet werden und alle Mitarbeiter dürfen sich an der Konversation beteiligen. Das regt die gemeinschaftliche Produktivität an und deckt im Zweifel aktuelle Konfigurations- oder Kommunikationsfehler etc. auf, wenn viele Nutzer vor denselben Problemen stehen.

Videochat über MS Teams im Gruppenchat
Fragen zu einzelnen Anwendungen können Sie in Teams als Ablageort von Dokumenten nachgehen oder Dinge direkt im Call erfragen.

6. Stufenweise zum Erfolg

Gehen Sie schrittweise vor und setzen Sie neue Technologien nur da ein, wo es für Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und betroffene Prozesse sinnvoll ist. Wer zu viel auf einmal will riskiert Überforderung bei den Mitarbeitern und eventuell (temporäre) Unstimmigkeiten zwischen verschiedenen neuen Lösungen und Tools.

7. Alles nach Plan

Sie haben Technologien eingeführt, die regelmäßig aktualisiert werden müssen? Das erfordert die konstante Weiterbildung betroffener Mitarbeiter. Bieten Sie Ihre Unterstützung an mit kontinuierlichen Trainings und Schulungen, damit niemand den Anschluss verliert. Wird der richtige Umgang mit den Neuerungen direkt in die jeweiligen Arbeitsprozesse integriert, festigt sich das Wissen sogleich.

Kollege erklärt Digitalisierungsstrategie an Flipchart
Ob durch einen internen oder externen Workshop: Regelmäßige Fortbildungen rentieren sich.

8. Was wäre wenn

Manche Mitarbeiter sind noch immer skeptisch gegenüber den technologischen Veränderungen? Führen Sie ein kleines Achtsamkeitstraining durch und laden Sie zur Reflexion ein. Wie wurden die Aufgabe bislang durchgeführt und wo lagen die Stolpersteine (schließlich gibt es Gründe, warum Ihr Unternehmen sich für die neue Lösung entschieden hat)?

An welchen Stellen erleichtert die Technologie jetzt den Aufgabenbereich und gestaltet die Erledigung effizienter? Setzen sich die Kollegen allein oder im Dialog in Ruhe mit diesen Fragen auseinander kann das die Wahrnehmung schon zum Positiven beeinflussen à: „Mit dem Tool spare ich mir einen kompletten Arbeitsschritt und kann die Zeit anderweitig nutzen.“

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