Im Interview: Unser DMS-Experte Daniel Schulte zu ELO for DATEV

Beitrag vom 6. Januar 2021

Es ist das erste Mal, dass sich ein etablierter Hersteller wie die ELO Digital Office GmbH und ein großes Softwarehaus, die DATEV eG, im Bereich der Digitalisierung zusammengeschlossen haben (ELO for DATEV). Welche Vorteile bringt diese Kooperation für kleine und mittelständische Unternehmen mit sich? 

Daniel Schulte: Für Unternehmen, die sich mit der Einführung von DATEV-Produkten für die eigene Finanzbuchhaltung beschäftigen, bringt die Kooperation vor allem Orientierung am Markt, da hiermit auch die klare Empfehlung für die ELO ECM Suite als passendes DMS verbunden ist.  

ELO wird im Rahmen der Kooperation Lösungen bereitstellen, die speziell auf die DATEV-Programme zugeschnitten sind. Unternehmen haben hierbei den Vorteil, dass die Lösungen seitens DATEV geprüft werden und entsprechend konform sind. 

Viele Unternehmen befinden sich auf der Suche nach einem digitalen Rechnungsmanagement. Wie kann ich mir die Funktionsweise der Business Solution „ELO for DATEV“ vorstellen? 

Daniel Schulte: Die Business Solution ELO for DATEV umfasst die folgenden Prozessschritte:

  • Erfassung von Papier- und E-Mail-Rechnungen 
  • Automatische Vorklassifizierung durch den ELO DocXtractor 
  • Klassifizierung durch die Finanzbuchhaltung 
  • Sachliche Prüfung 
  • Zahlungsfreigabe 
  • Abschließende Prüfung und Export an DATEV als Buchungsvorschlag 

Anschließend erfolgt die Rechnungsverbuchung in DATEV. Die getätigte Zahlung wird automatisch am Rechnungsbeleg vermerkt, sodass berechtigte ELO-Anwender den aktuellen Status einsehen können. Die Lösung bietet darüber hinaus auch ein Dashboard, in dem ich auf einen Blick einsehen kann, in welchem Bearbeitungsschritt sich die Rechnungen befinden.  

Wie bei ELO üblich wird die Business Solution als Standard ausgeliefert; als ELO Partner haben wir aber umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten bis hin zu kundenspezifischen Anpassungen. 

DATEV setzt auf die Cloud, ELO bislang vermehrt auf die On-Premise-Anwendung. In welcher Variante steht mir die neue Business Solution „ELO for DATEV“ zur Verfügung? 

Daniel Schulte: Die Business Solution baut auf der modernen DATEV Connect-Schnittstelle auf. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, dass ELO und DATEV auf derselben IT-Infrastruktur bereitgestellt werden müssen. Dies kann sowohl das Rechenzentrum des Kunden sein als auch eine Cloud-Umgebung wie Microsoft Azure. Konkret wird DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen unterstützt. Nicht unterstützt werden DATEV-Systeme, die in der DATEV-Cloud betrieben werden.  

Welchen Mehrwert bietet mir ELO for DATEV gegenüber der bestehenden Business Solution „ELO Invoice? 

Daniel Schulte: Ich zähle mal die wesentlichen Vorteile auf: 

  • Die Lösung enthält bereits den ELO DocXtractor zur automatischen Dokumentenklassifizierung. 
  • Alle Funktionen, Voreinstellungen und Formulare sind perfekt auf DATEV zugeschnitten. Der Aufwand zur Inbetriebnahme und Konfiguration ist dadurch wesentlich geringer. 
  • Durch den enthaltenen Fremd-Connector können bei der Buchung in DATEV mit einem Klick die Belege in ELO geöffnet werden. 
  • Es zeichnen sich bereits Funktionserweiterungen ab; wir freuen uns schon auf die Version 2.0. 

Da sprechen also einige Punkte für ELO für DatevErgibt es denn dann als Invoice-Kunde Sinn, auf ELO for DATEV zu wechseln? 

Daniel Schulte: Ein Unternehmen, das bereits die auf sich angepasst Business Solution Invoice einsetzt, ist damit auch weiterhin gut beraten. Über einen Wechsel auf die Business Solution ELO for DATEV kann man aber beispielsweise nachdenken, wenn man seine bestehende Invoice-Lösung mit dem ELO DocXtractor zur automatischen Dokumentenklassifizierung nachrüsten möchte. Hier kann ein Wechsel durchaus wirtschaftlich sein. 

Sind weitere Kooperation von ELO und DATEV geplant? 

Daniel Schulte: Nach unseren Informationen ist ELO for DATEV nur der Anfang der Kooperation. Wir gehen davon aus, dass es im Jahr 2021 Ankündigungen für weitere Produkte geben wird. 

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