„Telefonieren“ mit Microsoft Teams: Darum lohnt es sich

MS Teams: Die moderne Art der Kommunikation

Microsoft Teams wird in immer mehr Firmen zur zentralen Kommunikationsplattform für Echtzeitkommunikation. Von Hause aus bringt es die gesamte Palette an notwendigen Werkzeugen mit: Chat, Konferenzen und Telefonie. Man gewöhnt sich schnell an den Chat auf dem Smartphone, den Komfort von Screensharing und freie Hände beim Telefonieren.

Solange sich alles in der geschlossenen Teamswelt abspielt, funktioniert das super. Ein elementarer Bestandteil von Echtzeitkommunikation ist aber die gute alte Festnetztelefonie. Nicht selten kommt es vor, dass Menschen in einer Telefonkonferenz abgelenkt sind, weil ihr „Telefon“ klingelt.

Die Integration von Microsoft Teams

Ich benutze die Anführungsstriche für Festnetz-„Telefonie“ hier ganz bewusst, denn: Was ist der Unterschied zwischen einem internen Telefonat mit einem Kollegen und einem Kunden, der mich anruft? In meinem Berufsalltag gibt es diesen Unterschied nicht. Beides ist eine Fernsprechverbindung.

Bei uns ist die Telefonie in Microsoft Teams integriert. Unsere Telefonanrufe werden in einem Rechenzentrum angenommen und von dort aus an Teams weitergeleitet. MS Teams wiederum prüft, auf welchen Geräten ein User angemeldet ist und dort klingelt es schließlich: PC, Smartphone, Tablet oder auch ein „richtiges“ Telefon. Der User kann im Zweifel nicht mal erkennen, ob jemand über das Festnetz oder via Teams anruft. Wenn in Outlook die Telefonnummer des Kontakts gepflegt ist, steht in Teams nur der Name des Anrufers.

Der große Vorteil: Microsoft Teams hält jegliche Ablenkung von mir fern: Anrufe oder auch Chatnachrichten während einer Konferenz? Sehe ich später. Ich habe einen wichtigen Termin in Outlook eingetragen? Keine Störung durch Teams. Aufmerksamkeit und Konzentration sind knappe Güter in unserer digitalen Wissensgesellschaft. Teams kann hier helfen, diese zu halten.

3 Anwendungsfälle für optimale Teams-Telefonie

Eine weitere Stärke ist technischer Natur. Um mit Teams zu telefonieren benötigt das Endgerät nur eine Internet- und keine Telefonverbindung. Diese Konvergenz führt zu drei Anwendungsfällen, in denen Teams-Telefonie eine echte Lösung ist:

1. Remote Worker: Für Menschen, die nicht oder nur wenig im Büro arbeiten, ist das Telefonieren über Teams ideal – egal ob im Homeoffice, nach einem Kundentermin, im Vertrieb oder der Geschäftsführung.
2. Kleine Standorte: Eine Telefonanlage zu betreiben ist immer Aufwand und verursacht Kosten. Gerade, wenn die Haus-IT weit weg ist. Mit Teams lassen sich diese Anlagen vollständig ersetzen.
3. Neue Mitarbeiter: Warum nicht neue Mitarbeiter direkt mit einem Headset ausstatten? Dies spart Verkabelungsaufwand und gegebenenfalls sogar Kosten für ein neues Telefon.

Das Beste an den drei genannten Anwendungsfällen: Sie können die Integration ergänzend einsetzen. Um mit Teams telefonieren zu können, müssen Sie nicht von heute auf morgen die Telefonanlage „wegschmeißen“.