Mit den richtigen Tools durch den Arbeitsalltag: MS To Do & Outlook

Beitrag vom 25. April 2022

Meine Empfehlung für gute Eigenorganisation: Microsoft To Do

Die Tagesplaner-App ist ideal für alle kleineren und großen Aufgaben und fungiert als To Do-Liste im wahrsten Sinne des Wortes: Hier pflege ich meinen täglichen Arbeitsalltag: Was ist heute wichtig? Was muss ich erledigen? Was priorisieren?

Vorteile: Tagesplanung mit Microsoft To Do

Die Anwendung schenkt mir täglich einen Überblick über meine Aufgaben: Ich kann diese konkret terminieren und meinen Tag beziehungsweise meine gesamte Arbeitswoche strukturieren. Kleinere Aufgaben geraten mit MS To Do nicht in Vergessenheit dank Erinnerungsfunktion – praktisch, denn bei Stoßzeiten oder Urlaubvertretung können gerade kleine Dinge schnell untergehen.

Meine Tasks kann ich datieren (auch wiederholend nach einem individuell festgelegten Rhythmus) und kategorisieren. Über die „Mein Tag“-Funktion schiebe ich kleine Aufgabenpakete auf das richtige Datum und arbeite diese dann strukturiert ab.

Aufgaben können auch anderen Kollegen zu gewiesen werden: Wenn meine Chefin mir eine neue Task zuweist, erscheint sie auch in meiner Übersicht. Wenn ich Aufgaben abgeschlossen habe, kann ich diese (mit oder ohne Signalton) abhaken und ernte jedes Mal das befriedigende Gefühl, etwas geschafft zu haben – ein schöner Motivator!

Mit den richtigen Tools durch den Arbeitsalltag: MS To Do & Outlook
Eine detaillierte Tages- und Wochenplanung gelingt mit Microsoft To Do: Tasks aufnehmen oder zuweisen, Erinnerungen einstellen, abhaken!

Die Outlook-Integration macht es möglich, dass ich die mit dem Fähnchen markierten E-Mails in Outlook unter „Gekennzeichnete E-Mails“ wiederfinden und zu einer To Do-Aufgabe umwandeln kann. Wenn ich die Task in der App abhake, hakt sich auch gleichzeitig meine gekennzeichnete E-Mail in Outlook ab und sorgt so für übergreifende Ordnung.

Ich kann sogar aus Microsoft Teams heraus eine Aufgabe in MS To Do erstellen (zu finden unter „Aufgaben“) und dann in meinen Tag oder meine Kategorie ziehen und gegebenenfalls umbenennen.

Zuletzt hilft mir die Anwendung dabei, am Ende des Tages meine Kontierung korrekt auszufüllen und keine erledigte Aufgabe zu vergessen!

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Ihre To Do-Aufgaben können Sie direkt aus Microsoft Teams heraus erstellen.

Outlook richtig nutzen: Gewusst wie

Für den internen wie externen E-Mailverkehr, Terminplanungen und Organisatorisches wird Outlook im Alltag genutzt. Der zeitliche Rahmen für Meetings wird sofort festgelegt, erlaubt eine gute Basis für die weitere Tagesplanung und die Erinnerungsfunktion macht uns auf Besprechungen aufmerksam, die wir vielleicht gerade nicht auf dem Schirm haben. Ein paar Outlook-Hacks sind vielleicht noch nicht jedem bekannt oder geraten immer wieder in Vergessenheit – das ändern wir jetzt:

Erinner-mich: aber richtig!

Die Eigenorganisation über Outlook-Termine ist verbreitet, weil sie einfach und praktisch ist. Viele meiner Kollegen stellen sich Erinnerungsfunktionen ein, zum Beispiel „Dokument xy bearbeiten und versenden“, aber nur manche stellen den Termin bei reiner Memo-Funktion unter „Anzeigen als“ wieder auf „frei“. Das Zeitfenster ist demnach unter Umständen viel länger geblockt als nötig, um die gemerkte Aktion durchzuführen. Wird der digitale Merkzettel hingegen als „frei“ deklariert, erscheine ich auch in Microsoft Teams als „verfügbar“ und kann meinen Kollegen Erreichbarkeit suggerieren, ohne auf meine Erinnerung verzichten zu müssen.

Umgekehrt ist es sehr sinnvoll, seinen Kalender so zu pflegen, dass kurzfristige Außentermine, Arztbesucher oder auch ein spontaner früher Feierabend sofort ersichtlich sind. Diese Termine stelle ich also grundsätzlich auf „Anzeigen auf“ „außer Haus“ und mache so meine Abwesenheit deutlich.

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Wer Outlook mit Memos zur Eigenorganisation nutzt, kann den Termin auf „frei“ stellen.

Gewusst wie: Mehr Übersicht

Während die Erinnerungsfunktion recht geläufig ist, ist nicht jedem bekannt, dass die Mails mit Dynamics 365 unter „Bezug nachverfolgen“ direkt mit CRM-Datensätzen verknüpft werden können, sodass sie anschließend auch im CRM-System auffindbar sind. Auf diese Weise wird der Mailverkehr mit Kunden und Partnern lückenlos festgehalten und sorgt für Transparenz.

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Die Verknüpfung mit Dynamics 365 macht die Nachverfolgung im CRM möglich.

Apropos Transparenz und Wissensmanagement: Bei der Terminplanung sind je nach Besprechungsart auch weitere Faktoren relevant, etwa die benötigten Ressourcen, um das geplante Meeting zu organisieren. Bei der Ressourcen-Planung können Sie zum Beispiel Räume oder Dienstwagen buchen und vermeiden Ärger wegen Doppelbuchungen.

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Die Ressourcenplanung für Termine erfolgt bequem über Outlook!

Gemeinsame Posteingänge

Ich kann in Outlook auch „gemeinsame Posteingänge“ erstellen, sodass auf einen zentralen Posteingang mehrere Mitarbeiter im Unternehmen Zugriff haben, etwa die gesamte Buchhaltung oder das Vertriebsteam. Der klare Vorteil dabei: Die Bearbeitung eines Posteingangs kann von mehreren Kollegen verantwortet werden und in Vertretungsregelegungen (Urlaub oder Krankheit) wird die Bearbeitung der E-Mails weiterhin gewährleistet, um Wissensinseln bei Einzelpersonen zu vermeiden.

Mit den richtigen Tools durch den Arbeitsalltag: MS To Do & Outlook
Ein gemeinsamer Posteingang ist in einigen Bereichen wie Vertrieb oder Buchhaltung durchaus angebracht.
Fabian Felten, Marketing Vertrieb synalis Köln Bonn

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