Lange wurde er angekündigt, nun ist er endlich da: Der neue Microsoft-Planner. Dieser soll mehr Klarheit in den Aufgaben-Tools bringen. Wo es vorher To Do, Planner, Outlook Aufgaben, OneNote und Loop gab, um die eigenen Aufgaben zu markieren, findet sich nun all das und noch mehr im neuen Planner – inklusive neuem Design, versteht sich.
Aufbau der neuen Planner-App
Schauen wir uns zunächst einmal an, wie der neue Planner aufgebaut ist: Öffnet man die App, sieht man einen Navigationsbereich auf der linken Seite und die Aufgaben auf der rechten Seite.
Im Navigationsbereich kann man sich verschiedene Dinge anzeigen lassen. Unter „Meine Aufgaben“ finden Sie eine Übersicht aller Aufgaben, die Ihnen persönlich zugewiesen sind (s. Screenshot). Als besonders nützlich erweiset sich hier die Angabe der Aufgabenquelle.
Direkt über den Aufgaben haben Sie die Möglichkeit, zwischen „Allen Aufgaben“, „Private Aufgaben“ (persönliche Aufgabenliste, wie To Do), „Mir zugewiesen“ (Aufgaben, die einem in Loop oder Planner-Boards zugewiesen wurden) und „Gekennzeichnete E-Mails“ (in Outlook als zur Nachverfolgung markierte E-Mails) zu filtern.
Unter „Mein Tag“ im Navigationsbereich sieht man alle Aufgaben, die am heutigen Tag fällig sind. Unter „Meine Pläne“ verfügen Sie zudem über die Option, alle Planner-Boards zu sehen, auf die Sie Zugriff haben. Wie wir es von Microsoft bereits gewöhnt sind, haben wir also verschiedene Möglichkeiten, zu einer Aufgabe oder zu einem Planner-Board zu gelangen.
Alles an einem Ort
Auffällig ist, dass der neue Planner die Aufgaben aus allen Anwendungen berücksichtigt und somit das zentrale Tool des persönlichen Aufgabenmanagements darstellt. Bisher wurden neben den zugewiesenen Aufgaben aus Planner-Boards oder Project bereits persönliche Aufgaben aus To Do sowie als Aufgabe markierte E-Mails aus Outlookangezeigt.
Nun gibt es auch die Möglichkeit, Aufgaben, die in Loop erstellt werden, in Planner zu sehen. Da insbesondere die Loop-Funktion, während eines Teams-Meetings dynamische Besprechungsnotizen inklusive resultierender To Dos zu machen, zunehmend an Bedeutung gewinnen wird, ist diese Funktion von besonderer Bedeutung.
Zudem gibt es seit längerem die Möglichkeit, Stichpunkte in OneNote „Zur Nachverfolgung“ zu markieren – wie E-Mails in Outlook. Auch diese Aufgaben zeigt der neue Planner an.
So werden nun wirklich alle Aufgaben, unabhängig von der präferierten Arbeitsweise und den präferierten Tools, mit dem Planner synchronisiert – keine Aufgabe sollte mehr unter den Tisch fallen.
Persönliche Planner-Boards und Verknüpfung mit einer M365-Gruppe
Eine weitere Besonderheit des neuen Planners liegt in der Möglichkeit, persönliche Planner-Boards zu erstellen. Wer also statt mit To Do lieber mit einem persönlichen Planner-Board arbeitet, kann dies fortan tun. An dieser Stelle wird eine weitere Besonderheit deutlich: Planner-Boards müssen nicht mehr zwingend an eine M365-Gruppe gekoppelt werden, was eine noch flexiblere Nutzung der Anwendung erlaubt.
Mit dieser Besonderheit geht die Möglichkeit einher, Planner-Boards flexibel mit Personen zu teilen. Wenn man ein Planner-Board ohne Verknüpfung zu einer M365-Gruppe erstellt hat, hat man die Option, das Board nachträglich einer vorhandenen Gruppe hinzuzufügen oder eigens eine Gruppe für das Board zu erstellen. Wenn das Board bereits einer Gruppe zugeordnet ist, kann man als Besitzer weitere Personen dieser Gruppe hinzufügen.
Für alle, die mehr wollen: Projektmanagement auf einem neuen Level mit den Planner Premium-Funktionen
Eine weitere Neuerung besteht darin, dass man Funktionen aus Microsoft Project for the Web nun auch im Planner findet. Voraussetzung dafür ist eine entsprechende zusätzliche Lizenz; dennoch ermöglichen diese Funktionen ein neues Level in Sachen Projektmanagement.
Bei der Erstellung eines neuen Planner-Boards haben Sie die Option, zwischen „Basic“ und „Premium“ zu wählen. Die wichtigsten Funktionen eines Premium-Boards bestehen darin,
- Ziele zu definieren, die Zielerreichung zu tracken und Aufgaben diesen Zielen zuzuordnen,
- Abhängigkeiten in Form eines Gantt-Diagramms darzustellen (s. Bild),
- Kapazitätsplanungen mithilfe von Aufwandsschätzungen vorzunehmen
- sowie die Copilot-Funktionalitäten zu nutzen.
Wir erleben es immer wieder, dass insbesondere die Darstellung von Abhängigkeiten eine notwendige Funktion für unsere Kunden ausmacht und umso mehr freuen wir uns, dass Planner nun eben diese Anforderung erfüllt.
Für oben genannte Premium-Funktionen werden separate Lizenzen benötigt (Stand: 06. Mai 2024). Allerdings kann man Premium-Planner-Boards auch ohne Lizenz als Endbenutzer nutzen – dann entsprechend nur mit den Basis-Funktionen. Das bedeutet, dass nicht alle Mitglieder eines Projektteams zwingend eine solche Lizenz benötigen. Denkbar wäre zum Beispiel, dass ein Projektmanager oder eine Projektmanagerin eine Lizenz erhält und entsprechend Ziele, Abhängigkeiten und Kapazitäten pflegen und tracken kann. Die Projektmitarbeitenden könnten auch ohne Lizenz ihre Aufgaben in dem Board pflegen, würden die Premium-Funktionen allerdings nicht sehen und nutzen können. In regelmäßigen Meetings kann dann über genau diese Ziele, Abhängigkeiten und Kapazitäten gesprochen werden.
Fazit
Der neue Planner bringt vielversprechende Änderungen mit; und egal ,ob Sie primär an der individuellen oder an der gemeinsamen Aufgabenplanung interessiert sind – durch die Integration aller Aufgaben aus dem Microsoft-Kosmos stellt der Planner ein nützliches und zentrales Tool der Aufgabenverwaltung dar.
Nutzen Sie die neue Flexibilität oder testen Sie in der aktuell verfügbaren 30-tägigen Testversion die Premium-Funktionen. Viel Spaß mit dem neuen Planner!
