Power Apps – schnell und einfach Businessprozesse digitalisieren

Beitrag vom 17. August 2020
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Hilfs- und Geschäftsprozesse digitalisieren und das am liebsten gestern?

Die meisten Unternehmen kennen das. Doch um die Gesamtabläufe effizient und somit kostensparend abzubilden, müssen auch für kleine Prozesse oft viel Geld und Zeit investiert werden.

Was ist Microsoft Power Apps?

Power Apps vereinfacht die Digitalisierung von Prozessen. Vor allem kleinere Abläufe können innerhalb kürzester Zeit umgesetzt werden. Praktisch: Tiefe Programmierkenntnisse sind nicht nötig, um einfache Power Apps aufzubauen und den jeweiligen Kollegen bereitzustellen. Verfügen Sie bereits über Programmierkenntnisse, fällt Ihnen die Einarbeitung natürlich leichter und auch komplexere Szenarien lassen sich zügig umsetzen.

Power Apps stellt Ihnen eine Entwicklungsumgebung zur Verfügung, bei der das Frontend komfortabel per Drag and Drop zusammengestellt wird und die Backend-Funktionalitäten über Konnektoren und vorgefertigte Funktionen hinterlegen werden.

Die Apps sind nicht nur für iOS- und Android-Geräte verfügbar, sondern können auch problemlos über eine Webapp im Browser beziehungsweise in SharePoint Online eingebettet oder über Microsoft Teams aufgerufen werden.

HR-Services gibt es bei synalis in einer App

Bei synalis haben wir nicht nur für Kunden Power Apps entwickelt, sondern nutzen den Service auch umfangreich für uns selbst.

Unsere synalis-eHR-App bietet HR-Services für die Mitarbeiter an. In der App können wir unser Urlaubskonto, unser Arbeitszeitkonto und unsere Stammdaten einsehen sowie direkt eine Krankmeldung versenden.

Die App bezieht ihre Daten aus der Datenbank des ERP-Systems (Microsoft Dynamics NAV), welche durch ein Datagateway und den SQL-Konnektor von Power Apps angesprochen wird.

Hier werden Daten zum Mitarbeiter, zum Urlaubs- und zum Arbeitszeitkonto aus Views abgerufen. Diese wurden erstellt, um eine hohe Performance der App sicherzustellen und nur aktuell benötigte Daten anzufordern.

So haben die Mitarbeiter auch mobil die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten abzurufen und in einer Übersicht einzusehen. Gleiches gilt für Manager in Bezug auf das Ihnen zugeordnete Team beziehungsweise für die Geschäftsführung und den Personalbereich hinsichtlich aller Mitarbeiter.

Digitale und automatisierte Krankmeldungen – wie geht das?

Der Krankmeldungsprozess war bei synalis bis zur Automatisierung zwar klar geregelt, jedoch mussten oftmals mehrere Schritte durchgeführt und eine ganze Reihe an Kollegen informiert werden.

Nun ist der Prozess noch einmal klarer strukturiert und die Mitarbeiter können die synalis-eHR-App direkt auf ihrem Smartphone abrufen. Es reicht aus, die Krankmeldung über die zentrale App abzusetzen – die bisher zusätzlich benötigten Schritte wie der Versand von Informations-E-Mails an alle relevanten Personen und die Erstellung eines Kalendereintrags entfallen. Im nächsten Release wird dann auch die Abwesenheitsnotiz mit den richtigen Abwesenheitszeiten automatisch gesetzt.

Die Daten für die Krankmeldung werden in einer sogenannten Form in der Power App eingepflegt; die Standardwerte (eingeloggter Mitarbeiter, Start- und Enddatum) sind bereits vorbelegt.

Der Mitarbeiter muss also gegebenenfalls nur das Enddatum anpassen, den Grund für sein Fehlen (eigene Krankheit oder Krankheit des zu betreuenden Kindes) auswählen und den Vertreter eintragen.

Außerdem kann ausgewählt werden, ob das gesamte Team benachrichtigt werden soll und ob man ein ärztliches Attest einreichen möchte. Wenn die Dauer der Krankmeldung mehr als zwei Tage beträgt ist die Einreichung eines Attests ohnehin verpflichtend.

Dieses kann problemlos fotografiert und mit der Krankmeldung erfasst werden. Sollte der Mitarbeiter noch kein ärztliches Attest haben, kann er dieses auch später an die Personalabteilung senden und den Schritt in der synalis eHR-App überspringen.

Power Apps Sreen

Nach dem Klick auf den „Krank melden“-Button, wird ein Power Automate Flow ausgelöst.

Dieser verschickt E-Mails an die Personalabteilung, die Geschäftsführung, die Büroorganisation, den Bereichsleiter und den Vertreter. Angehängte Atteste werden nur an die Personalabteilung verschickt und gemäß der vorherigen Auswahl wird das Team per Microsoft Teams oder per Outlook benachrichtigt.

Außerdem wird der Zeitraum des Fehlens samt Hinweis auf den Vertreter im Kalender des Mitarbeiters eingetragen. Für den Prozess in Power Automate werden die Konnektoren für Power Apps, Outlook, Teams und SharePoint benötigt.

Des Weiteren haben wir einen Service-Account erstellt, der den E-Mail-Versand und die Teams-Posts übernimmt.

Anregungen für weitere Power Apps

Sie möchten Ihre Prozesse auch gerne mit Power Apps digitalisieren und vereinfachen? Wir können Ihnen helfen – und haben auch gleich noch ein paar Anregungen für Sie:

  • Sie möchten Ihren Krankmeldungs- oder Urlaubsantragsprozess digitalisieren?
  • Sie möchten den Prozess der Bestell- / Bedarfsanforderungen (BANF) vereinfachen?
  • Sie benötigen einen Kalkulator, um die Rentabilität von Kunden oder interne Kosten zu berechnen?
  • Sie sind LMS365-Kunde und möchten den Kursanlageprozess verschlanken?
  • Oder Sie möchten Lücken in der Prozessunterstützung anderer Systeme schließen?

All das haben wir im Angebot. Wenn Sie lieber selbst etwas über Power Apps lernen möchten, um diese intern entwickeln zu lassen, stehen wir Ihnen gerne mit einem umfangreichen Hands On-Trainingsangebot zur Seite. Melden Sie sich gerne bei uns.

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Hilfs- und Geschäftsprozesse digitalisieren und das am liebsten gestern?

Die meisten Unternehmen kennen das. Doch um die Gesamtabläufe effizient und somit kostensparend abzubilden, müssen auch für kleine Prozesse oft viel Geld und Zeit investiert werden.

Was ist Microsoft Power Apps?

Power Apps vereinfacht die Digitalisierung von Prozessen. Vor allem kleinere Abläufe können innerhalb kürzester Zeit umgesetzt werden. Praktisch: Tiefe Programmierkenntnisse sind nicht nötig, um einfache Power Apps aufzubauen und den jeweiligen Kollegen bereitzustellen. Verfügen Sie bereits über Programmierkenntnisse, fällt Ihnen die Einarbeitung natürlich leichter und auch komplexere Szenarien lassen sich zügig umsetzen.

Power Apps stellt Ihnen eine Entwicklungsumgebung zur Verfügung, bei der das Frontend komfortabel per Drag and Drop zusammengestellt wird und die Backend-Funktionalitäten über Konnektoren und vorgefertigte Funktionen hinterlegen werden.

Die Apps sind nicht nur für iOS- und Android-Geräte verfügbar, sondern können auch problemlos über eine Webapp im Browser beziehungsweise in SharePoint Online eingebettet oder über Microsoft Teams aufgerufen werden.

HR-Services gibt es bei synalis in einer App

Bei synalis haben wir nicht nur für Kunden Power Apps entwickelt, sondern nutzen den Service auch umfangreich für uns selbst.

Unsere synalis-eHR-App bietet HR-Services für die Mitarbeiter an. In der App können wir unser Urlaubskonto, unser Arbeitszeitkonto und unsere Stammdaten einsehen sowie direkt eine Krankmeldung versenden.

Die App bezieht ihre Daten aus der Datenbank des ERP-Systems (Microsoft Dynamics NAV), welche durch ein Datagateway und den SQL-Konnektor von Power Apps angesprochen wird.

Hier werden Daten zum Mitarbeiter, zum Urlaubs- und zum Arbeitszeitkonto aus Views abgerufen. Diese wurden erstellt, um eine hohe Performance der App sicherzustellen und nur aktuell benötigte Daten anzufordern.

So haben die Mitarbeiter auch mobil die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten abzurufen und in einer Übersicht einzusehen. Gleiches gilt für Manager in Bezug auf das Ihnen zugeordnete Team beziehungsweise für die Geschäftsführung und den Personalbereich hinsichtlich aller Mitarbeiter.

Digitale und automatisierte Krankmeldungen – wie geht das?

Der Krankmeldungsprozess war bei synalis bis zur Automatisierung zwar klar geregelt, jedoch mussten oftmals mehrere Schritte durchgeführt und eine ganze Reihe an Kollegen informiert werden.

Nun ist der Prozess noch einmal klarer strukturiert und die Mitarbeiter können die synalis-eHR-App direkt auf ihrem Smartphone abrufen. Es reicht aus, die Krankmeldung über die zentrale App abzusetzen – die bisher zusätzlich benötigten Schritte wie der Versand von Informations-E-Mails an alle relevanten Personen und die Erstellung eines Kalendereintrags entfallen. Im nächsten Release wird dann auch die Abwesenheitsnotiz mit den richtigen Abwesenheitszeiten automatisch gesetzt.

Die Daten für die Krankmeldung werden in einer sogenannten Form in der Power App eingepflegt; die Standardwerte (eingeloggter Mitarbeiter, Start- und Enddatum) sind bereits vorbelegt.

Der Mitarbeiter muss also gegebenenfalls nur das Enddatum anpassen, den Grund für sein Fehlen (eigene Krankheit oder Krankheit des zu betreuenden Kindes) auswählen und den Vertreter eintragen.

Außerdem kann ausgewählt werden, ob das gesamte Team benachrichtigt werden soll und ob man ein ärztliches Attest einreichen möchte. Wenn die Dauer der Krankmeldung mehr als zwei Tage beträgt ist die Einreichung eines Attests ohnehin verpflichtend.

Dieses kann problemlos fotografiert und mit der Krankmeldung erfasst werden. Sollte der Mitarbeiter noch kein ärztliches Attest haben, kann er dieses auch später an die Personalabteilung senden und den Schritt in der synalis eHR-App überspringen.

Power Apps Sreen

Nach dem Klick auf den „Krank melden“-Button, wird ein Power Automate Flow ausgelöst.

Dieser verschickt E-Mails an die Personalabteilung, die Geschäftsführung, die Büroorganisation, den Bereichsleiter und den Vertreter. Angehängte Atteste werden nur an die Personalabteilung verschickt und gemäß der vorherigen Auswahl wird das Team per Microsoft Teams oder per Outlook benachrichtigt.

Außerdem wird der Zeitraum des Fehlens samt Hinweis auf den Vertreter im Kalender des Mitarbeiters eingetragen. Für den Prozess in Power Automate werden die Konnektoren für Power Apps, Outlook, Teams und SharePoint benötigt.

Des Weiteren haben wir einen Service-Account erstellt, der den E-Mail-Versand und die Teams-Posts übernimmt.

Anregungen für weitere Power Apps

Sie möchten Ihre Prozesse auch gerne mit Power Apps digitalisieren und vereinfachen? Wir können Ihnen helfen – und haben auch gleich noch ein paar Anregungen für Sie:

  • Sie möchten Ihren Krankmeldungs- oder Urlaubsantragsprozess digitalisieren?
  • Sie möchten den Prozess der Bestell- / Bedarfsanforderungen (BANF) vereinfachen?
  • Sie benötigen einen Kalkulator, um die Rentabilität von Kunden oder interne Kosten zu berechnen?
  • Sie sind LMS365-Kunde und möchten den Kursanlageprozess verschlanken?
  • Oder Sie möchten Lücken in der Prozessunterstützung anderer Systeme schließen?

All das haben wir im Angebot. Wenn Sie lieber selbst etwas über Power Apps lernen möchten, um diese intern entwickeln zu lassen, stehen wir Ihnen gerne mit einem umfangreichen Hands On-Trainingsangebot zur Seite. Melden Sie sich gerne bei uns.

Fabian Felten, Marketing Vertrieb synalis Köln Bonn

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Fabian Felten
Head of Marketing & Sales
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