Die Ausgangslage ist in vielen Gesprächen mit Unternehmen vergleichbar, wenn es um die Führung von Akten sowie die Ablage von geschäftsrelevanten Dokumenten geht. Meist werden wichtige Dokumente in Aktenordnern abgelegt und damit sind viele Unternehmen auch gar nicht unzufrieden. Als Problem wird häufig die Ablage digitaler Dokumente auf Netzlaufwerken des Unternehmens gesehen. Meist wird uns geschildert, dass viel Zeit für die Suche investiert werden muss, weil die Ablagestruktur chaotisch geworden ist. Jeder Mitarbeiter legt anders ab. Außerdem passiert es hin und wieder, dass ganze Ordnerstrukturen versehentlich verschoben werden und gesucht werden müssen oder die Wiederherstellung gelöschter Dokumente zeitaufwändig ist.
Der Klassiker auf dem Netzlaufwerk sind auch Dateinamen, die Zusätze wie „v2.17“, „Druckversion“, „freigegebene Version“, etc. enthalten, bis niemand mehr durchblickt und Dateiversionen zeilenweise verglichen werden müssen. Quasi jedes Unternehmen kennt diese Problemfelder und es besteht meist Einvernehmen darüber, dass hier Mitarbeiter Arbeit leisten, die vermeidbar ist.
Der Anspruch an eine digitale Aktenführung sollte es sein, nicht nur die Papierakte und das Netzlaufwerk abzulösen, sondern einen vollständigen Einblick in den Geschäftsvorfall zu liefern. Eine Zielsetzung kann lauten, dass die Akte für sich sprechen sollte und ein Vertreter oder neuer Mitarbeiter sich leicht einfinden kann.
Um dieses Ziel zu erreichen ist es meist notwendig der digitalen Akte noch die aktuelle Kommunikation mit dem Geschäftspartner hinzuzufügen. In vielen Unternehmen verbleiben E-Mails aber im Postfach des Empfängers. Damit stehen sie zunächst nicht im Kontext des Geschäftsvorfalls.
Entscheidet sich ein Unternehmen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, kommt bald die Frage nach einer Ablagestruktur auf und hierbei besteht schnell die Sorge, dass das digitale Archiv einen ähnlich chaotischen Zustand annehmen könnte wie das im Unternehmen verhasste Netzlaufwerk.
Viele der oben genannten Anforderungen lassen sich mit der ELO ECM Suite schon im Standard lösen. ELO unterstützt beim Einscannen der Papierdokumente, stellt eine mächtige Suchfunktion zur Verfügung, hat eine Versionsverwaltung und auch eine Integration in Microsoft Outlook, um E-Mails leicht in die digitale Akte zu überführen.
Anders sieht es hingegen aus, wenn es um die Aktenverwaltung geht. Standardmäßig lassen sich in ELO Ordner manuell erzeugen, was sicher auf Dauer zum Chaos führt. Darüber hinaus lassen sich bestimmte Standardregister erzeugen, sodass man z.B. bei der Anlage eines neuen Lieferanten/Kunden/Mandanten direkt einen festgelegten Aktenplan anlegen kann. Leider führt dieser Ansatz zu einer statischen Ordnerstruktur, die oft nicht die tatsächlichen Anforderungen der Mitarbeiter erfüllt, besonders dann, wenn man restriktive Berechtigungen verwendet. Außerdem erzeugt man mit Standardregistern zunächst viele leere Ordner, auch wenn anfangs erst wenige Dokumente in der Akte abgelegt sind.
synalis hat daher synFile entwickelt, eine Lösung zur digitalen Aktenverwaltung, die beides vereint. Während die Lieferantenakte beispielsweise immer gleich strukturiert sein soll, kann eine Projektakte von den Mitarbeitern flexibel aufgebaut werden. Ein Akte in der Erstellung von Jahresabschlüssen hat eine fest vorgegebene Struktur, eine Rechtsberatungsakte muss hingegen so flexibel sein, wie es die Rechtsangelegenheit erfordert, die ein Mandant an den Rechtsanwalt heranträgt. Der Kunde kann in synFile seinen Aktenplan selbst hinterlegen und konfigurieren. synFile bietet bei der Ablage eines Dokuments immer den gesamten Aktenplan an, die Akte besteht aber immer nur aus den Unterordnern, in denen auch ein Dokument liegt. Das führt zu mehr Übersichtlichkeit in der Aktenverwaltung. Man muss nicht mehr leere Ordner durchklicken, um die Dokumente zu finden.
Natürlich funktioniert synFile auch hervorragend mit Ihrem führenden System zusammen, egal ob Sie Mandanten in Datev oder Kunden und Lieferanten in Microsoft Dynamics NAV oder einem anderen System pflegen. Wenn Sie mehr über unsere Lösung erfahren wollen, laden Sie unsere Produktbroschüre runter!
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