Ihr Wissensmanagement? Top dank Viva Topics

Beitrag vom 16. Juni 2021

1 von 4: Employee Experience Platform

Anfang Februar wurde Viva als neue Employee Experience Platform von Microsoft vorgestellt. Aufgeteilt in die vier Teilbereiche Connections, Topics, Learning und Insights werden jeweils unterschiedliche Fokusse gelegt. In der Zwischenzeit wurden Viva Topics und Connections schon veröffentlicht, während sich die anderen beiden Instanzen noch in der Public Preview befinden. Bis zum Ende dieses Jahrs soll Microsoft Viva komplett ausgerollt und mit allen vier Teilbereichen in mobiler und webbasierter Ansicht verfügbar sein!

Ein Bereich, der schon in der webbasierten Version verfügbar ist, ist Viva Topics. Das Ziel von Viva Topics liegt darin, das Wissensmanagement im Unternehmen zu verbessern und einfacher zugänglich zu machen. Mithilfe einer künstlichen Intelligenz, die auf die Daten im SharePoint zurückgreift, werden relevante Themenkarten erstellt. Diese Themenkarten können Mitarbeiter bei der Recherche zu Informationen im Unternehmen, aber auch zugleich beim Onboarding-Prozess unterstützen.

Ihr Wissensmanagement? Top dank Viva Topics

Wer suchet, der findet? Vorgeschlagene Themenkarten mit Viva Topics

Die durch die künstliche Intelligenz automatisch vorgeschlagenen Themenkarten kann man im so genannten Topic Center einsehen. Die vorgeschlagenen Themen werden durch Berechtigungsrichtlinien und den Microsoft Graph abgebildet. So werden einem nur Themenkarten und Inhalte angezeigt, für die Berechtigungen und Zugänge vorliegen. Durch das Bestätigen oder Ablehnen von Verbindungen beeinflusst der Mitarbeiter, wer als Ansprechpartner zu einem Thema gelistet wird. Über eine Themenkarte werden zusätzlich zum Namen und einer Definition des Themas auch weitere vorgeschlagene Personen, Dateien, verwandte Webseiten und verwandte Themen abgebildet.

Während der Arbeit im Intranet oder in anderen Microsoft 365 Apps werden genannte Themen automatisch durch die künstliche Intelligenz mit den entsprechenden Themenkarten verlinkt und hervorgehoben angezeigt. So bekommt man beispielsweise eine Themenkarte direkt als Verlinkung im Kontext von News angezeigt, ohne dass man zuerst nach spezifischen Informationen suchen muss. Dies spart Zeit und führt dazu, dass der Mitarbeiter stets über Themen informiert wird, die für ihn besonders relevant sind.

Ihr Wissensmanagement? Top dank Viva Topics

Verwalten von Themenkarten

Falls Themen für den Mitarbeiter mit der Zeit nicht mehr aktuell sind oder der Fokus der Themen individualisiert werden soll, können diese bearbeitet werden. In der Rolle des so genannten „Knowledge Managers“ hat man im Topic Center die Möglichkeit, vorgeschlagene Themen zu verwalten. Auf diese Weise werden Themen überprüft, angepasst, gelöscht oder veröffentlicht.

Darüber hinaus werden vorgeschlagene Themen hinsichtlich ihrer Qualität und der Impressionen bewertet. Diese Werte geben Auskunft darüber, wie viel Informationen und Ressourcen zu einem Thema verfügbar sind und wie oft ein Thema für Endbenutzer angezeigt wurde.

Insgesamt lässt sich folgendes sagen: Viva Topics unterstützt bei der Problematik von dezentraler Wissensablage im Unternehmen, in dem das Tool das Wissensmanagement digital, zentral und schnell verfügbar macht.

Fabian Felten, Marketing Vertrieb synalis Köln Bonn

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