Erfolgsstory mit Power Apps – ein umfangreiches Vertragskonfigurations-Tool

Beitrag vom 28. Oktober 2021

Von der ersten Idee eines kleinen Kalkulators bis hin zur vollständigen Umsetzung

Viele Unternehmen sind auf der Suche nach passenden Tools oder Apps, um den Arbeitsalltag ihrer Mitarbeiter zu erleichtern.

Dabei stoßen sie häufig auf den Begriff Power Apps – ein Thema, an das sich bislang erst wenige Kunden herangewagt haben. Daher ist bei Power Apps eine gute und professionelle Beratung besonders wichtig.

Einer unserer größten Kunden hat uns vor ca. einem Jahr um eine solche Beratung gebeten und gleich im Anschluss eine erste, kleine App beauftragt. Die Perspektive, diese App zu erweitern, bestand bereits von Anfang an.

Für den Einstieg in dieses sehr vielseitige Thema empfehlen wir zunächst das Sammeln von Erfahrungen auf Basis kleinerer Apps. Dabei kann entweder mit einem Standardprozess, z.B. einer Urlaubsantrags- oder Krankmeldungs-App, oder einem kleinen unternehmensspezifischen Use Case begonnen werden.

Der Kalkulator

Der Kunde entschied sich für einen unternehmensspezifischen Use Case und beauftragte eine kleine App, die von den Außendienstmitarbeitern über Tablets genutzt werden sollte.

Mit dieser App sollte es zunächst nur möglich sein, die Rentabilität von Kunden zu berechnen. Dazu wurde eine Ampelanzeige eingebaut, die ihre Farbe entsprechend der Rentabilität ändert. Am Ende kann das Ergebnis der Kalkulation per E-Mail an den Nutzer verschickt werden, sodass die Rücksprache mit dem Vorgesetzten erleichtert wird.

Während der Programmierung des Kalkulators fanden immer wieder Austauschtermine mit dem Kunden statt, um dem Kunden die „Angst“ vor dem Projekt zu nehmen und ihn möglichst viel an den Prozessen teilhaben zu lassen. Nach einigen Anpassungen an den zugrunde liegenden Formeln entsprechend den Kundenwünschen konnte das Projekt nach wenigen Wochen erfolgreich abgeschlossen werden.

Seit ca. einem Jahr ist der Kalkulator bereits beim Kunden im Einsatz und wird intensiv vom Außendienst-Team genutzt.

Unterstützungsbudget

Die schnelle und reibungslose Umsetzung des Kalkulators hat den Kunden so überzeugt, dass er kurze Zeit später erneut auf synalis zukam und ein umfangreiches Unterstützungsbudget beauftragte.

Mit diesem Budget habe ich eine Lizenzberatung vorgenommen sowie Unterstützung bei der Entwicklung weiterer Apps mit dem Kunden geleistet. Außerdem werden mit dem Budget aktuell weitere Power Plattform Projekte umgesetzt.

Im regelmäßigen Austausch mit dem Power Apps-Entwickler des Kunden wurden nicht nur Optimierungspotentiale besprochen sowie Umsetzungskonzepte erarbeitet, sondern auch Wissen über die Umsetzung komplexer Formeln vermittelt. Dadurch vertiefte der Entwickler des Kunden seine Kenntnisse im Bereich Power Apps weitreichend, sodass er sein Wissen auch bei weiteren Projekten eigenständig einsetzen kann.

Die von mir begleiteten Apps sind:

Eine App zur Verbesserung des Onboardings neuer Mitarbeiter

  • Die Problematik: Einige Schritte im Rahmen des Benutzer-Onboardings wurden regelmäßig vergessen (z.B. Eintragung einer Kostenstelle oder einer Telefonnummer)
  • Die Lösung: Eine App, die alle betroffenen Personen benachrichtigt, dass To-Dos für die Anlage eines neuen Mitarbeiters anfallen und sie gegebenenfalls nach einer Woche erneut erinnert.
  • Die Vorteile: Die vollständige Einrichtung neuer Benutzer wird sichergestellt. Dadurch kann die Einarbeitung schneller beginnen und es steht einem optimalen Start beim neuen Arbeitgeber nichts mehr im Wege.

Eine Projektantrags-App:

  • Die Problematik: In jedem Projektantrag wurden uneinheitliche Informationen gegeben, oftmals fehlten Informationen.
  • Die Lösung: Standardisierung der anzugebenden Informationen durch Pflichtfelder in einer Power App sowie ein zusätzliches Kommentarfeld für weitere Informationen. Automatisierter Versand des Projektantrags an den Entscheider.
  • Die Vorteile: Der Projektentscheider erhält alle nötigen Informationen, Entscheidungen können zuverlässiger und schneller erfolgen. Alle Projektanträge, die es gibt, werden dokumentiert, sodass man sich bei doppelter Antragstellung (nach einiger Zeit) die alten Daten noch einmal ansehen kann.

Außerdem ist die erwartete Erweiterung des Anfangsprojektes unter Verwendung des Unterstützungsbudgets beauftragt worden.

Die Verwandlung des Kalkulators

Auch mit den weiteren Unterstützungsleistungen habe ich unseren Kunden überzeugt, sodass dieser noch eine Erweiterung des Kalkulators anfragte.

Die Außendienstmitarbeiter mussten bisher nach jedem Vertragsabschluss die Daten des Kunden in das CRM-System eintragen, damit der Innendienst entsprechende Verträge aufsetzen konnte. Die Eintragung der Daten war jedoch sehr fehleranfällig und zudem doppelte Arbeit. Aus diesem Grund habe ich eine Vertragskonfigurations-App programmiert.

Dazu mussten zum einen eine Datenstruktur, Power Apps-Oberfläche und ein Power Automate Flow aufgebaut und zum anderen eine entsprechende Dokumentenvorlage für die Verträge gepflegt werden. Auch hier habe ich besonders viel Wert auf einen regelmäßigen Austausch mit dem Kunden gelegt, damit alles zu dessen Zufriedenheit abläuft.

Fazit: Guter Grundstein für Erweiterungen

Vor wenigen Wochen erfolgte die Abnahme des neuen Vertragskonfigurations-Tools – und der Kunde war sehr zufrieden: Die nächste Erweiterung ist bereits eingeplant.
Ab dann sollen die Verträge nicht nur erstellt, freigegeben und automatisch per Mail Versand werden können, sondern auch die digitale Unterzeichnung per DocuSign möglich sein.

Erfolgsstory mit Power Apps – ein umfangreiches Vertragskonfigurations-Tool

Für mich ist dies bisher eines meiner liebsten Projekte, da eine sehr harmonische Zusammenarbeit bestand und sich zudem schöne Folgeprojekte ergeben haben. Außerdem konnten wir mit unserer professionellen Arbeit das Vertrauen des Kunden in uns und ein Tool verstärken, welches viele Unternehmen noch mit Vorsicht betrachten.

Die Devise bei Power Apps lautet: Beginnen Sie mit einem kleinen Anwendungsfall, um die Möglichkeiten des Tools zu entdecken.  Lassen Sie sich zusätzlich gerne in kurzen Trainingseinheiten durch uns unterstützen, um auf strukturierte Art und Weise einen noch tieferen Einblick zu gewinnen.

Was wäre Ihre Erfolgsgeschichte?
Wir stellen Ihnen drei persönliche Erfolgsstories unserer Kollegen und Kunden vor.

Fabian Felten, Marketing Vertrieb synalis Köln Bonn

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