2020: Neues Jahr, neues Glück, neue Vorsätze

Beitrag vom 10. Januar 2020
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Digitaler Frühjahrsputz: Einmal aufräumen, bitte

DigitalDetox lautete das Motto, unter dem einige das Jahr 2019 resolut beendet haben. Wir hingegen starten mit #DigitalResolutions ins Jahr 2020: Nicht weniger digital, sondern sinnvoller!

Das neue Jahrzehnt steht im Licht der fortgeschrittenen digitalen Revolution. Langsam etabliert sich die Erkenntnis darüber, dass gelungene Digitalisierung Tradition und Bewährtes keinesfalls ausschließt, wenn man es nur richtig angeht. Wer Digitalisierung als Prozess versteht anstelle eines zu erreichenden Status, der hat das Spiel verstanden.

Auch für uns als digitales sowie digitalisierendes Unternehmen ist der Weg das Ziel. Täglich lernen wir dazu – nicht nur durch die digitalen Ansätze unserer Kunden, sondern auch durch unsere eigenen Learnings. Dieses Mal wollen wir uns von den konventionellen Vorsätzen verabschieden und uns stattdessen digitale Ziele für das kommende Jahr setzen.

Deshalb haben wir unsere Kollegen gefragt: Welche digitalen Vorsätze nehmt ihr euch für 2020 vor? Was wollt ihr ändern?

„Klebezettel gehören nicht an den PC, sondern an den Kühlschrank.“
Rieke Zervas koordiniert und optimiert konstant Personalangelegenheiten

Schluss mit Verzetteln

Ein Anruf, ein Klebezettel, zwei neue ToDos. Personalbeauftragte Rieke Zervas greift gern zu den kleinen Papierzetteln, wenn es um Aufgaben und Reminder geht. Man hat sie dekorativ vor Augen und vergisst sie nicht so schnell. Wirklich sicher ist die Strategie, sein Notebook zu pflastern, allerdings nicht. Einen Windstoß oder ein paar Ortswechsel später sieht man mit Pech nur noch die Lücke, an der die Papieraufgabe einst haftete – und vor fremden Blicken kann man Memos auch nicht gut schützen.

So arbeite ich 2020: Weniger Zettel, mehr mit dem Microsoft Planner arbeiten und dort Aufgaben sinnvoll strukturieren. Außerdem die App „Kurznotizen“ anwenden, um weiterhin den visuellen Reminder-Effekt nutzen zu können.

„Endlich Frieden mit den Mails schließen und Freundschaft mit To Do.
Luisa Möller schöpft kreative Möglichkeiten effizienter Zusammenarbeit aus

Mehr Struktur, mehr Ordnung, mehr Klarheit

Selbst für die Modern Workplace-Experten persönlich gibt es die ein oder anderen Stolpersteine. Luisa Möller aus dem Collaboration-Team möchte das Kriegsbeil mit Outlook begraben und endlich Ordnung in ihr Postfach bringen. Als leidenschaftliche Teams-Userin empfindet sie Mails tendenziell als ein Relikt vergangener Zeiten – und ist dennoch auf deren Nutzung angewiesen. Problem:

Eine überlaufende Inbox voller nicht kategorisierter Mails erhöht abrupt ihr Stresslevel, da der Überblick schnell verloren geht. Zum Glück bietet Outlook mannigfaltige Tools und Funktionen, die man nur richtig einsetzen muss. Einige besonders nützliche Tipps finden sich zum Beispiel auf regarding365.com.

Sogenannte QuickSteps verschieben Mails mit nur einem Klick in die richtige Kategorie. Ob diese zeitlich priorisiert oder thematisch eingeordnet wird, ist jedem selbst überlassen. Je nach Einstellung werden die Mails zur Nachverfolgung gekennzeichnet und landen damit – und so kommen wir zu Luisas Vorsatz Nummer 2 – auch automatisch in Microsoft To Do. Das kleine Tool ist Luisas Geheimtipp und ihrer Ansicht nach zu Unrecht ein Underdog des Office 365-Universums. Hier bündeln sich ganz automatisch Aufgaben aus E-Mail und Microsoft Planner; zusätzlich können eigene Aufgaben erfasst und kategorisiert sowie der persönliche Tag durchgeplant werden. Dazu wählt man per Klick die Tagesaufgaben aus den verschiedenen Quellen aus und erhält die vollständige To Do-Liste für den jeweiligen Arbeitstag.

Mein Ordnungsplan 2.0: Den Outlook-Posteingang smart aufgeräumt halten und mit To Do den Arbeitsalltag strukturierter gestalten.

„Endlich geräteunabhängig arbeiten – alles in die Cloud.“
Daniel Philips ebnet den Weg für grenzenlose Arbeitsweisen

Sofort in die Cloud – ohne wenn und aber

Überall, jederzeit, von jedem Gerät aus: Unser Experte für sichere Cloudinfrastruktur Daniel Philips glaubt an die Vorzüge des Modern Workplace – trotzdem nutzt er sie manchmal selbst nicht voll aus; manche Gewohnheiten lassen sich einfach schwer ablegen. Manchmal schafft es nicht jede Datei auf OneDrive oder SharePoint, die OneNote-App muss unterwegs spontan installiert werden, mit dem Smartphone ist nur die Hälfte der arbeitsrelevanten Dokumente verfügbar etc. „Kann ich erst machen, wenn ich wieder im Büro bin“ soll es für Daniel nicht mehr geben:
Alle wichtigen Dateien sollen in die Cloud wandern. Ob OneDrive oder SharePoint, entscheidet der jeweilige Arbeitskontext. Wenn wirklich alle Arbeitsdokumente dort verfügbar sind, wird geräteunabhängiges Arbeiten zum Kinderspiel. Der Zugriff ist problemlos von überall möglich. Büro, Zuhause, im Co-Working-Space oder im Café. Bisher hat Daniel das ein oder andere exklusiv auf seinem Arbeits-PC liegen – schwierig, da er viel unterwegs ist.

Mein Vorsatz: Alle Dateien auf allen Geräten verfügbar machen – und das konsequent. Das bedeutet, dass all meine Arbeitsprozesse ausnahmslos auf eben diese modernen Cloud-Applikationen anwendbar sein müssen. Das erfordert mitunter auch eine Überarbeitung gewohnter Arbeitsweisen und -methoden. Dadurch habe ich meinen „modernen Arbeitsplatz“ stets bei mir, damit ich im Zweifel auch unterwegs bei schlechter Internetverbindung auf die vorher synchronisierten Notizen, Dateien und Mails zugreifen kann. So ist ein wichtiger Schritt Richtung Modern Workplace getan: Auf alles, was ich für meine Arbeit benötige, habe ich stets Zugriff.

„Schnelles Zwischenspeichern? Der Desktop ist von nun an tabu. “
Fabian Felten hat das Vertragsmanagement im Blick

Saubere Ordnerablage

Als Head of Marketing and Sales zählen Struktur und Ordnung zum festen Tagesablauf von Fabian Felten. Dennoch landet auch auf seinem Desktop die ein oder andere Datei, ein Ideenentwurf oder ein Bild, weil der korrekte Ablageort nicht gleich zur Hand ist oder vielleicht erst noch gefunden werden muss. Gleiches gilt für den Downloadordner, der in der Regel nur selten aufgeräumt wird, weil man ihn immer nur akut nutzt und dann wieder „vergisst“.

Das will ich ändern: Sämtliche Dateien immer gleich korrekt ablegen, damit ich sie jederzeit wiederfinde und keine überflüssigen Kopien erstellen muss, weil ich sie notdürftig auch schon mal mehrfach „zwischenlagere“ in unterschiedlichen Ordnern.

„Papierberge im digitalen Büro: Wo gibt’s denn sowas?“
Jennifer Eller kümmert sich erfolgreich um Rechnungsanliegen und „Papierkram“

Papier war gestern: Heute heißt es #greenit

Die Motivation unserer Vertriebsmitarbeiterin Jennifer Eller ist neben der Umwelt auch ein gewisses Effizienzdenken. Gedruckte Rechnungen und Akten schaffen Chaos auf ihrem Tisch und bringen ihre Arbeit immer wieder ins Stocken. Wenn 2021 selbst die gelben Scheine einer digitalen Lösung weichen können (zum Eintausch gegen die Bonpflicht), sollte man doch annehmen, dass die Papierreduktion gerade in Büros, die sich mit dem Thema Digitalisierung beschäftigen, ein Leichtes ist. Für die meisten Prozesse existieren tatsächlich Lösungen, aber – man muss sie auch annehmen. Das gilt nicht nur für die Vertriebskollegin: Dokumente wie Pressemeldungen, redaktionelle Beiträge, Verträge oder Mailings kann man der Freigabe halber natürlich immer noch ausdrucken.

Die gute Nachricht: Das Redigieren von Dokumenten lässt sich auch prima online lösen, genauso kreativ wie in ausgedruckter Form. Neben einer erleichterten Suche lassen sich auch nahezu beliebig viele Versionen bereitstellen und wieder aufrufen. Mittels SharePoint lassen sich Dokumente in sekundenschnelle zum gemeinsamen Lesen oder Bearbeiten freigeben. Wer dennoch nicht auf Freihandskizzen verzichten will, kann dies auch in Word oder in OneNote tun. – dafür gibt es schließlich die Zeichenfunktion.

Das nehme ich mir vor: Weniger ausdrucken und mehr gemeinsam an Dokumenten in Teams arbeiten. Ergänzend stärker die digitalen Ein- und Ausgangsrechnungen mit ELO verwenden!

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Digitaler Frühjahrsputz: Einmal aufräumen, bitte

DigitalDetox lautete das Motto, unter dem einige das Jahr 2019 resolut beendet haben. Wir hingegen starten mit #DigitalResolutions ins Jahr 2020: Nicht weniger digital, sondern sinnvoller!

Das neue Jahrzehnt steht im Licht der fortgeschrittenen digitalen Revolution. Langsam etabliert sich die Erkenntnis darüber, dass gelungene Digitalisierung Tradition und Bewährtes keinesfalls ausschließt, wenn man es nur richtig angeht. Wer Digitalisierung als Prozess versteht anstelle eines zu erreichenden Status, der hat das Spiel verstanden.

Auch für uns als digitales sowie digitalisierendes Unternehmen ist der Weg das Ziel. Täglich lernen wir dazu – nicht nur durch die digitalen Ansätze unserer Kunden, sondern auch durch unsere eigenen Learnings. Dieses Mal wollen wir uns von den konventionellen Vorsätzen verabschieden und uns stattdessen digitale Ziele für das kommende Jahr setzen.

Deshalb haben wir unsere Kollegen gefragt: Welche digitalen Vorsätze nehmt ihr euch für 2020 vor? Was wollt ihr ändern?

„Klebezettel gehören nicht an den PC, sondern an den Kühlschrank.“
Rieke Zervas koordiniert und optimiert konstant Personalangelegenheiten

Schluss mit Verzetteln

Ein Anruf, ein Klebezettel, zwei neue ToDos. Personalbeauftragte Rieke Zervas greift gern zu den kleinen Papierzetteln, wenn es um Aufgaben und Reminder geht. Man hat sie dekorativ vor Augen und vergisst sie nicht so schnell. Wirklich sicher ist die Strategie, sein Notebook zu pflastern, allerdings nicht. Einen Windstoß oder ein paar Ortswechsel später sieht man mit Pech nur noch die Lücke, an der die Papieraufgabe einst haftete – und vor fremden Blicken kann man Memos auch nicht gut schützen.

So arbeite ich 2020: Weniger Zettel, mehr mit dem Microsoft Planner arbeiten und dort Aufgaben sinnvoll strukturieren. Außerdem die App „Kurznotizen“ anwenden, um weiterhin den visuellen Reminder-Effekt nutzen zu können.

„Endlich Frieden mit den Mails schließen und Freundschaft mit To Do.
Luisa Möller schöpft kreative Möglichkeiten effizienter Zusammenarbeit aus

Mehr Struktur, mehr Ordnung, mehr Klarheit

Selbst für die Modern Workplace-Experten persönlich gibt es die ein oder anderen Stolpersteine. Luisa Möller aus dem Collaboration-Team möchte das Kriegsbeil mit Outlook begraben und endlich Ordnung in ihr Postfach bringen. Als leidenschaftliche Teams-Userin empfindet sie Mails tendenziell als ein Relikt vergangener Zeiten – und ist dennoch auf deren Nutzung angewiesen. Problem:

Eine überlaufende Inbox voller nicht kategorisierter Mails erhöht abrupt ihr Stresslevel, da der Überblick schnell verloren geht. Zum Glück bietet Outlook mannigfaltige Tools und Funktionen, die man nur richtig einsetzen muss. Einige besonders nützliche Tipps finden sich zum Beispiel auf regarding365.com.

Sogenannte QuickSteps verschieben Mails mit nur einem Klick in die richtige Kategorie. Ob diese zeitlich priorisiert oder thematisch eingeordnet wird, ist jedem selbst überlassen. Je nach Einstellung werden die Mails zur Nachverfolgung gekennzeichnet und landen damit – und so kommen wir zu Luisas Vorsatz Nummer 2 – auch automatisch in Microsoft To Do. Das kleine Tool ist Luisas Geheimtipp und ihrer Ansicht nach zu Unrecht ein Underdog des Office 365-Universums. Hier bündeln sich ganz automatisch Aufgaben aus E-Mail und Microsoft Planner; zusätzlich können eigene Aufgaben erfasst und kategorisiert sowie der persönliche Tag durchgeplant werden. Dazu wählt man per Klick die Tagesaufgaben aus den verschiedenen Quellen aus und erhält die vollständige To Do-Liste für den jeweiligen Arbeitstag.

Mein Ordnungsplan 2.0: Den Outlook-Posteingang smart aufgeräumt halten und mit To Do den Arbeitsalltag strukturierter gestalten.

„Endlich geräteunabhängig arbeiten – alles in die Cloud.“
Daniel Philips ebnet den Weg für grenzenlose Arbeitsweisen

Sofort in die Cloud – ohne wenn und aber

Überall, jederzeit, von jedem Gerät aus: Unser Experte für sichere Cloudinfrastruktur Daniel Philips glaubt an die Vorzüge des Modern Workplace – trotzdem nutzt er sie manchmal selbst nicht voll aus; manche Gewohnheiten lassen sich einfach schwer ablegen. Manchmal schafft es nicht jede Datei auf OneDrive oder SharePoint, die OneNote-App muss unterwegs spontan installiert werden, mit dem Smartphone ist nur die Hälfte der arbeitsrelevanten Dokumente verfügbar etc. „Kann ich erst machen, wenn ich wieder im Büro bin“ soll es für Daniel nicht mehr geben:
Alle wichtigen Dateien sollen in die Cloud wandern. Ob OneDrive oder SharePoint, entscheidet der jeweilige Arbeitskontext. Wenn wirklich alle Arbeitsdokumente dort verfügbar sind, wird geräteunabhängiges Arbeiten zum Kinderspiel. Der Zugriff ist problemlos von überall möglich. Büro, Zuhause, im Co-Working-Space oder im Café. Bisher hat Daniel das ein oder andere exklusiv auf seinem Arbeits-PC liegen – schwierig, da er viel unterwegs ist.

Mein Vorsatz: Alle Dateien auf allen Geräten verfügbar machen – und das konsequent. Das bedeutet, dass all meine Arbeitsprozesse ausnahmslos auf eben diese modernen Cloud-Applikationen anwendbar sein müssen. Das erfordert mitunter auch eine Überarbeitung gewohnter Arbeitsweisen und -methoden. Dadurch habe ich meinen „modernen Arbeitsplatz“ stets bei mir, damit ich im Zweifel auch unterwegs bei schlechter Internetverbindung auf die vorher synchronisierten Notizen, Dateien und Mails zugreifen kann. So ist ein wichtiger Schritt Richtung Modern Workplace getan: Auf alles, was ich für meine Arbeit benötige, habe ich stets Zugriff.

„Schnelles Zwischenspeichern? Der Desktop ist von nun an tabu. “
Fabian Felten hat das Vertragsmanagement im Blick

Saubere Ordnerablage

Als Head of Marketing and Sales zählen Struktur und Ordnung zum festen Tagesablauf von Fabian Felten. Dennoch landet auch auf seinem Desktop die ein oder andere Datei, ein Ideenentwurf oder ein Bild, weil der korrekte Ablageort nicht gleich zur Hand ist oder vielleicht erst noch gefunden werden muss. Gleiches gilt für den Downloadordner, der in der Regel nur selten aufgeräumt wird, weil man ihn immer nur akut nutzt und dann wieder „vergisst“.

Das will ich ändern: Sämtliche Dateien immer gleich korrekt ablegen, damit ich sie jederzeit wiederfinde und keine überflüssigen Kopien erstellen muss, weil ich sie notdürftig auch schon mal mehrfach „zwischenlagere“ in unterschiedlichen Ordnern.

„Papierberge im digitalen Büro: Wo gibt’s denn sowas?“
Jennifer Eller kümmert sich erfolgreich um Rechnungsanliegen und „Papierkram“

Papier war gestern: Heute heißt es #greenit

Die Motivation unserer Vertriebsmitarbeiterin Jennifer Eller ist neben der Umwelt auch ein gewisses Effizienzdenken. Gedruckte Rechnungen und Akten schaffen Chaos auf ihrem Tisch und bringen ihre Arbeit immer wieder ins Stocken. Wenn 2021 selbst die gelben Scheine einer digitalen Lösung weichen können (zum Eintausch gegen die Bonpflicht), sollte man doch annehmen, dass die Papierreduktion gerade in Büros, die sich mit dem Thema Digitalisierung beschäftigen, ein Leichtes ist. Für die meisten Prozesse existieren tatsächlich Lösungen, aber – man muss sie auch annehmen. Das gilt nicht nur für die Vertriebskollegin: Dokumente wie Pressemeldungen, redaktionelle Beiträge, Verträge oder Mailings kann man der Freigabe halber natürlich immer noch ausdrucken.

Die gute Nachricht: Das Redigieren von Dokumenten lässt sich auch prima online lösen, genauso kreativ wie in ausgedruckter Form. Neben einer erleichterten Suche lassen sich auch nahezu beliebig viele Versionen bereitstellen und wieder aufrufen. Mittels SharePoint lassen sich Dokumente in sekundenschnelle zum gemeinsamen Lesen oder Bearbeiten freigeben. Wer dennoch nicht auf Freihandskizzen verzichten will, kann dies auch in Word oder in OneNote tun. – dafür gibt es schließlich die Zeichenfunktion.

Das nehme ich mir vor: Weniger ausdrucken und mehr gemeinsam an Dokumenten in Teams arbeiten. Ergänzend stärker die digitalen Ein- und Ausgangsrechnungen mit ELO verwenden!

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