Cloud Printing

Beitrag vom 15. September 2021

Cloud ist super, aber was ist eigentlich mit den Druckern?

Jeder hat ihn, keiner will ihn mehr und niemand weiß, wie er ihn loswerden soll – den guten alten „Print-Server“!

Dass der Einsatz von Cloudsystemen und die Mobilnutzung konstant ansteigen, ist nahezu jedem bewusst. Ob Sie nun aus den Anforderungen einer hybriden Arbeitswelt der Post-Pandanemic-Ära resultieren, wirtschaftliche Beweggründe haben oder einfach funktionale Anforderungen abbilden, für die es schlicht kein Pendant in der On Prem-Welt gibt, ist dabei unwesentlich. Wichtig ist die Tatsache, dass die Verlagerung von Diensten in die Cloud in einem rasenden Tempo voranschreitet.

Der mobile Arbeitsplatz hat längst einen Rahmen eingenommen, dessen Basis naturgemäß Cloudlösungen bilden. Wer zunehmend Clouddienste einsetzt, wird aber über kurz oder lang zu einigen infrastrukturellen Diensten gelangen, die häufig im Zuge der Cloudstrategie schlicht ausgeblendet werden. Ein gutes Beispiel dafür bildet das Thema: „Drucken und Ablösung des Print-Servers“.

Kommt das Papier bald aus der Cloud?

Wohl eher nicht. Auch wenn das papierlose Büro jahrelang propagiert wurde und es in der aktuellen, vom Homeoffice geprägten Arbeitsumgebung so greifbar wie selten scheint, wird einem doch schnell klar, dass der gänzliche Verzicht auf Ausdrucke schlicht auf die wenigsten Firmen anwendbar ist. Was nützt der beste digitale Ansatz, wenn er nicht praxistauglich ist?

Die Drucker an und für sich sind in der Regel auch nicht das vorherrschende Problem: Es ist vielmehr die Verwaltung, die Zuordnung und der steigende Ruf nach Lösungskonzepten für Mobilarbeit, Homeoffice und smarte Lösungen, die sich in die mobile Arbeitswelt integrieren. Einige Premium-Hersteller bieten Funktionen an, die das Management und den grundsätzlichen Funktionsumfang erweitern sollen, bieten dies aber üblicher Weise nur für die eigenen Geräte an, ohne dabei das eigentliche Problem zu lösen: Was tun mit dem Printserver?

Was genau ist das Problem?

Eins der Hauptprobleme im Bereich Drucken besteht darin, dem Endbenutzer genau den Drucker bereitzustellen, den er jetzt grade braucht. Zugang zum zentralen Etagendrucker sollte man immer haben, jedoch bringt dieser einem im Homeoffice oder von unterwegs reichlich wenig. Die Folge ist häufig die, das entsprechende Dokument an einen Kollegen vor Ort zu mailen, der es anschließend dem Schreibtisch deponiert. Gängig, aber nicht wirklich smart.

Die andere Möglichkeit ist sowohl bei den Verantwortlichen für IT-Sicherheit als auch bei den Datenschützern verpönt: Hierfür wird der Drucker via VPN verfügbar gemacht, sodass das Drucken von unterwegs möglich ist; aber der Ausdruck liegt dann für unbestimmte Zeit herrenlos im Gerät. Möglich, aber nicht erstrebenswert.

Spätestens hier setzt auch das Thema Nachhaltigkeit ein: Es gibt unzählige Ausdrucke, die nie abgeholt werden, weil ich den Drucker möglicherweise nicht finde, es zwischenzeitlich wo anders gedruckt oder schlichtweg vergessen habe.

Zwischenfrage 1: Warum kann sich der Benutzer den Drucker nicht selbst aussuchen? Antwort: Weil es bisher einfach nicht funktioniert! Dem Benutzer ist häufig nicht klar, welches der richtige Drucker ist. Und ist es ihm klar, fehlen häufig die lokal notwendigen hohen Rechte, die zur Installation eines Druckertreibers benötigt werden.

Zwischenfrage 2: Sollte mir als Benutzer der Drucker nicht lieber klar angeboten werden? Oder noch besser: Sollte mir der Druckauftrag nicht am besten gleich folgen? Wäre es nicht logischer, die Ausdrucke kämen zu mir, sobald ich also einen Drucker gefunden habe?

Wäre es nicht schön, als Administrator einfach alle Drucker, Warteschlangen und Geräte in einer Konsole zu sehen, sie sprechend zu benennen und dann direkte Zuweisungen vornehmen zu können? Den Self-Service wirklich zu gewährleisten?

Was ist die Lösung?

Weil die Not in entsprechenden hybriden Cloud Infrastrukturen immer größer wird, namhafte Hersteller wie Microsoft und Google dem Thema nicht die notwendige Aufmerksamkeit zukommen lassen und wir den Anspruch haben, unsere Kunden in einer Cloud-Infrastruktur passende Lösungen zur Verfügung zu stellen, haben wir unser Produktportfolio um Printix erweitert.

Printix greift dabei den renommierten Ansatz schon erfolgreicher Cloudlösungen auf:

Erstens wird die notwendige Verfügbarkeit einer einzelnen zentralen Komponente, die im lokalen OnPremises-Netzwerk verortet ist, für das Drucken aufgehoben. Der Printserver wird einfach ersetzt und durch eine Mischung aus direktem Netzwerkdruck und Druckoptionen über die Cloud abgelöst. Dadurch wird außerdem die Abhängigkeit von dem lokalen Active Directory aufgehoben.

Zweitens wird das Thema des Druckens vollkommen von dem Thema der Druckverteilung und des Treibermanagements entkoppelt. Die Zuweisung von Druckern, Self-Service und Überwachung wird vollständig in die Cloud verlagert und kann dadurch jederzeit und von überall erfolgen – sie benötigt weder Gruppenrichtlinien, Startskripte oder lokale Administrator-Rechte des angemeldeten Benutzers.

Als letztes wird die Lösung durch neue Funktionen, die durch die Cloudarchitektur möglich werden, ergänzt. Somit werden alle vorhandenen Drucker automatisch nutzbar auf Mobilgeräten. Die Möglichkeit, die eigenen Ausdrucke zunächst zwischenzuspeichern, um sie dann beispielsweise im Büro durch explizite Freigabe oder über eine FollowMe-Druckfunktion auszudrucken, bei der beispielsweise ein QR-Code des Druckers mit dem Smartphone gescannt wird dann alle offenen Druckaufträge genau an dem Drucker ausgegeben werden.

Was ist bei der Migration zu beachten?

Eigentlich nicht viel! Die Cloudlösung ist so konzipiert, dass sie im Wesentlichen drei Schritte umfasst:

  • Inventarisierung aller Netze, Drucker und Druckerwarteschlangen
  • Umwandlung der lokalen Druckereinstellungen vom Print-Server zur direkten Druckeranbindung
  • Einrichtung neuer Zuordnungen, Druckfunktionen und Self-Service-Verfahrens für den Endbenutzer

Daneben kann die Printix-Lösung unabhängig von Druckerhersteller und speziellen Anforderungen wie USB-Druckern, speziellen Treibereinstellungen oder auch Etikettendruckern eingeführt werden.

Das Thema Cloud Printing ist ein weiteres sehr gutes Beispiel für den fortschreitenden Vorstoß von IT-Lösungen basierend auf Cloudtechnologien. Dabei zeigt Printix einen eleganten, smarten Weg auf, die ungeliebten, sperrigen und von lokalen Ressourcen abhängigen Bereiche gezielt in die Cloud auszulagern, ohne dabei aber die bewährten und über Jahrzehnte etablierten Verfahren und Technologien vollständig über Bord zu werfen.

Autor

Daniel Philips
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