Thorsten Taschler: Seit wann bist du bei synalis mit dem Schwerpunkten Rechnungsprozess und ELO 4 DATEV tätig?
David Schrauth: Ich habe im September 2020 bei synalis angefangen und damals war direkt klar, dass ich mich mit der ELO 4 DATEV Lösung beschäftigen werde und diese zu meinem Steckenpferd wird. Die Lösung war zu dem Zeitpunkt recht neu (Release Mai 2020), aber ich konnte dennoch schnell mit Unterstützung meiner erfahrenen Kollegen in mein erstes ELO for DATEV Projekt bei einer großen Stiftung starten.
Welche Art von Unternehmen hast du bis jetzt in Projekten begleitet?
David Schrauth: Da DATEV eine im Mittelstand sehr weit verbreitete Softwarelösung ist, die zudem branchenunspezifisch ist, sind auch die Unternehmen, die wir begleiten, sehr unterschiedlich. Dazu gehören Kanzleien, Stiftungen und andere Unternehmen. Wir stellen fest, dass es bei Unternehmen im Rechtsbereich vermehrt zum Einsatz kommt, weil die Nutzung von DATEV in dieser Branche weit verbreitet ist.
Was sind die Voraussetzungen und Herausforderungen für ELO for DATEV Einführungen?
David Schrauth: Prinzipiell kann jedes Unternehmen, das DATEV Rechnungswesen nutzt, ELO for DATEV einführen. Auch die Größe des Unternehmens ist nicht ausschlaggebend.
Die anfängliche Version der ELO for DATEV Lösung hatte noch einen anderen technischen Hintergrund als die heutige. Diese hatte einen Live-Abruf der Stammdaten, was sich als problematisch herausstellte, sobald das Unternehmen sehr viele Datensätze, Kreditoren, Mandanten etc. in DATEV hinterlegt hat. Dies führte dazu, dass der Abruf insbesondere bei größeren Unternehmen spürbar langsam wurde.
Prinzipiell ist die Mitarbeiterzahl jedoch nicht aussagekräftig für die Anzahl der Mandanten oder Kreditoren in DATEV.
Kannst du genauer darauf eingehen, wie dieses Problem bei einer großen Anzahl an DATEV-Mandanten in der aktuellen Variante gelöst wurde?
David Schrauth: In der aktuellen ELO for DATEV Version werden die Daten in unregelmäßigen Intervallen gespeichert – dies führt zu einem wesentlich performanteren Abruf der Daten. Auch wenn dadurch Änderungen an den Stammdaten nicht mehr unmittelbar in ELO for DATEV zur Verfügung stehen, überwiegt der deutliche Performance-Vorteil in der Praxis.
Über welche Themen hast du besonders gutes Feedback von deinen Kunden erhalten? Was sticht aus Kundenperspektive am meisten hervor im Hinblick auf z.B. Erleichterung des Arbeitsalltags?
David Schrauth: Ein großer Vorteil ist, dass die Rechnungsfreigabe als vollständig digitaler Prozess abgebildet wird. Dadurch lassen sich alle Dokumente schnell und einfach finden, da beispielsweise nach Rechnungsnummer oder Beleginhalten im Volltext gesucht werden kann. Zusätzlich werden Beleginhalte mit Hilfe des DocXtractors, ELOs automatisierter Belegerkennung, ausgelesen sodass der Anwender wertvolle Zeit bei der Eingabe der Rechnungsdaten spart. Alle Buchungen in DATEV sind mit dem Belegbild in ELO verknüpft und lassen sich bequem aus dem Buchungssatz anzeigen.
Durch die Digitalisierung des Prozesses kann der aktuelle Prozessstatus der Rechnungsdokumente jederzeit eingesehen werden und bleibt übersichtlich. Die Prozessbeteiligten werden automatisch über ihre Aufgaben und die weiteren Schritte im Verarbeitungsprozess benachrichtigt. Dadurch werden die Prozesse schneller durchlaufen und vereinheitlicht. Durch das integrierte Beleg-Dashboard lässt sich nachvollziehen, welche Belege zeitkritisch sind, wo diese liegen und wie darauf reagiert werden kann.
Was für typische Herausforderungen begegnen dir als ELO-Experte in Projekten?
David Schrauth: Es muss immer eine Abstimmung mit dem DATEV-Partner des Kunden bzw. einem DATEV-Fachkundigen, der auch beim Kunden selber sitzen kann, stattfinden. Auf DATEV-Seite muss zudem eine Schnittstelle, die DATEV-Connect, eingerichtet werden. Erfahrungsgemäß kann es beim Erstabruf der Stammdaten schon mal zu Startschwierigkeiten kommen. Bisher ließen sich diese jedoch in jedem Projekt überwinden. Ebenfalls verursachte auch der DocXtractor bei der Installation in den anfänglichen Versionen von ELO for DATEV hin und wieder Probleme, welchen ELO in der neueren Version direkt im Installer entgegengewirkt hat.
Der in ELO for DATEV mitgelieferte Rechnungsprozess ist gut durchdacht und erfordert wenig Anpassungen. Jeder Kunde hat natürlich hier und da mal eine besondere Anforderung an den Prozess und möchte diese abgedeckt haben. Diese Anforderungen können über individuelle Anpassungen unsererseits erfüllt werden. Jedoch haben wir auch Projekte umgesetzt, wo der Kunde sehr nah am Standard der Lösung geblieben ist. Dies ist ein gutes Zeichen und zeigt, dass die Lösung mit ihrem Konfigurationsumfang die meisten Projekte vollständig abdeckt.
Worin siehst du durch ELO for DATEV eine Erleichterung im Arbeitsalltag der Finanzbuchhaltung?
David Schrauth: Die ELO for DATEV Lösung liest automatisiert Rechnungsdaten mit Hilfe des ELO DocXtractors aus den Belegen aus. Dazu werden beispielsweise Kreditorenstammdaten aus DATEV verwendet. Dies erleichtert die Arbeit der Endanwender maßgeblich, da die manuelle Pflege von Metadaten auf ein Minimum reduziert wird. Es werden Rechnungskopfelemente, wie Empfänger oder Rechnungsdatum und -nummer, ausgelesen.
Relevant ist dabei, dass die Informationen der Rechnungen auch in den Stammdaten enthalten sind, um eine gute Erkennungsquote zu erreichen. Dementsprechend ist es wichtig, dass wir eine gewisse Stammdatenqualität in DATEV vorfinden oder den Kunden darin beraten, diese zu verbessern, damit die Erkennungsquote möglichst hoch und der Aufwand für den Nutzer möglichst gering ist.
Was war bis jetzt die ungewöhnlichste Anforderung an ein Projekt? Wo gab es sehr große Stolpersteine zu überwinden? Wie konntest du diese Anforderungen erfolgreich umsetzen?
David Schrauth: Was schon häufiger thematisiert wurde und auch mit dieser Lösung nicht abbildbar ist, ist „frühes Buchen“, d.h. das Buchen der Rechnung VOR der Rechnungsfreigabe. Mit der ELO 4 DATEV Lösung findet die Rechnungsfreigabe zwingend vor der Übergabe des Buchungsvorschlags an DATEV statt, daher ist der Datensatz erst NACH der Freigabe in DATEV vorhanden. Einer unserer Kunden war vor der Einführung der ELO for DATEV Lösung ein „früher Bucher“. Nach klärenden Gesprächen, auch mit der DATEV zusammen, hat sich herausgestellt, dass sich der Kundenprozess problemlos anpassen ließ.
Des weiteren haben wir uns in unseren Projekten bereits mit Themen wie Sicherheitseinbehalte, Teilzahlungen von Rechnungen und Belegen mit Fremdwährung auseinandergesetzt. Auch diese Anforderungen konnten im Rahmen der Kundenprojekte berücksichtigt und erfolgreich umgesetzt werden.
Wie sind deine Erfahrungen bei der Zusammenarbeit mit anderen Fachapplikationen im gesamten Prozess?
David Schrauth: Als Beispiel fällt mir ein Projekt mit einer Software zur Baurechnungsprüfung ein. Da sind die Prüfungen teilweise so komplex, dass dafür eine separate Softwarelösung notwendig ist. Gerade wenn der Kunde solch ein Programm schon nutzt, lässt sich in der Regel eine Schnittstelle zwischen den Anwendungen entwerfen, die diesen Prozessschritt in die Fachanwendung auslagert und zu einem späteren Zeitpunkt wieder in den ELO 4 DATEV Prozess integriert.
Wir haben auch andere Projekte, in denen wir eine Schnittstelle nutzen, um Rechnungsdaten und auch den Belegaufruf in ELO in einer externen Software zu ermöglichen. ELO ist dahingehend flexibel aufgestellt und wird mit verschiedenen modernen und gut dokumentierten Software-Schnittstellen im Standard ausgeliefert.
Thorsten Taschler: Es zeigt sich also, dass die Lösung mit fortschreitenden Versionen immer reifer und robuster wurde. Diese erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen ELO und DATEV wird auch in der Zukunft fortgeführt: beide Unternehmen haben erst kürzlich ihre Zusammenarbeit für weitere fünf Jahre verlängert.
An dieser Stelle möchte ich mich für deine Zeit und das Interview bedanken und wünsche dir weiterhin viel Erfolg bei den weiteren Projekten.
