Ein Strauß voller Funktionen: ECM Software

Ein Strauß voller Funktionen: ECM Software

Veröffentlicht am 28. März 2014 um 16:11 Uhr von synalis

Wer sich für eine ECM-Softwarelösung (Enterprise Content Management) interessiert, hat es wirklich nicht leicht. Von der riesigen Anzahl an Anbietern wird eine noch größere Anzahl an Funktionen offeriert und auf den ersten Blick bietet jeder Anbieter nahezu alle Funktionen an.

Ein typischer Vertreter aus dem Bereich der ECM Software ist Microsoft SharePoint. Vom Mittelständler bis zum Weltkonzern wird es für die unterschiedlichsten Anforderungen eingesetzt. Als Intranet Portal, für das Wissensmanagement, zur Ablage von Dateien oder für die Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen ist es geeignet. Häufig findet man auch Ticketsysteme, Marktplätze oder spezielle Anwendungen, die früher gerne in Excel-Mappen gepflegt und dann in SharePoint zentralisiert wurden. Garniert wird der Leistungsumfang mit sozialen Funktionen, die eine Kommunikation und Vernetzung unter den Mitarbeitern erlaubt und fördert sowie einer leistungsfähigen Suche. Die Integration in Microsoft Office erscheint da selbstverständlich.

Nicht verwunderlich ist daher die häufig gestellte Frage, warum man sich überhaupt nach weiteren Produkten umschauen sollte. Beispielsweise wenn es darum geht geschäftliche Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften etc. dauerhaft zu archivieren und Geschäftsprozesse, die vormals mit der Fächermappe zu Fuß bearbeitet wurden, in der ECM Lösung abzubilden. Schließlich ist SharePoint sehr wohl in der Lage auch komplexere Workflows abzubilden.

Im Unterschied zu Microsoft SharePoint bieten typische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) lediglich einen Teil der Funktionen an, die sich hinter dem Oberbegriff ECM verbergen. Im Rahmen dieser Teilmenge finden sich bei DMS-Systemen jedoch Details, die über die Funktionalität von SharePoint hinausgehen.

FunktionDMSSharePoint
Anzeige verschiedener Dokumentenarten wie PDF, mehrseitige TIFF-Dokumente, E-Mail, Office-Dokumente etc.

Anzeige von Thumbnails bei mehrseitigen Dokumenten

janur Office-Dokumente und PDF
Anmerkungen an Dokumenten, z.B. Textmarker, Stempel, Notizen, Klebezettel etc.janein
Verwalten von Aktenstrukturen: Anlage mit Hilfe von definierbaren Aktenplänenjanein
Integrieren von Fachanwendungen über Schnittstellen, Import von Druckdaten, Import von Metadaten im XML-Format, Massenimport aus dem Dateisystemjanein
Scannen von Dokumenten, Auswerten von Barcodes, Automatisieren der Dokumentenablagejanein
Konvertieren von Dateiformaten, z.B. TIFF nach PDF, Office nach PDF etc.janein
Umgang mit besonderen Dokumentenarten wie z.B. CAD-Zeichnungenjanein
Vollständiges Archivieren aller eingehenden und versendeten E-Mails des Unternehmens (Journaling)janein
„Revisionssichere" Ablage: Einhaltung von rechtlichen Rahmenbedingungen für ersetzendes Scannen, soweit dies durch die Software möglich ist. Unterstützung von einmal beschreibbaren Backup-Datenträgern (WORM, NetApp etc.)janein

Im Mittelpunkt der Betrachtung steht bei Dokumentenmanagementsystemen stets das Archiv mit den darin befindlichen Dokumenten. Prozesse rund um das Dokument werden meist umfassend und vor allem effizient unterstützt.

Typische Anwendungsszenarien eines DMS sind

  • zentrale Ablage von Dokumenten sowie die Abbildung des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, vom Scannen bis hin zur Vernichtung
  • workflowgestützte Prüfung von Rechnungseingängen mit Unterstützung vom Scannen bis zur Zahlungsfreigabe.
  • Vertragsmanagement
  • E-Mail Archivierung
  • Automatisierte Ablage von Dokumenten, die in ERP- oder CRM-Systemen erzeugt werden
  • Erfüllung von regulatorischen Anforderungen, auch für den Wirtschaftsprüfer. Dadurch wird ersetzendes Scannen möglich. Papierdokumente können nach dem Scannen vernichtet werden.

Welche Empfehlungen lassen sich nun für den Interessenten einer ECM-Lösung daraus ableiten?

Nur durch die genaue Analyse der eigenen Anforderungen – wobei wir gerne unterstützend zur Seite stehen - lässt sich die richtige Softwarelösung finden. Wer seine Anforderungen genau kennt, erkennt auch die Unterschiede im Detail.

Kein Produkt erfüllt alle Anforderungen. Doch je mehr bereits im Standardumfang vorhanden ist, umso weniger muss nachträglich angepasst werden.