Eventplanung mit Dynamics Marketing

Beitrag vom 13. Juli 2022

Bei der Planung von Events sind viele verschiedene Personen involviert. Neben einer umfangreichen Planung des Events ist das Versenden von Einladungen, Registrierungs-Bestätigungen oder nachträglichen Informationen bedeutend für den Erfolg der Veranstaltung. Aber wie genau unterstützt Dynamics Marketing nun die Organisatoren von On- und Offline Veranstaltungen und Events?

Wenn sich Eventmanagement am Geschäftsprozessfluss orientiert

Der administrative Aufwand lässt sich deutlich reduzieren, wenn die Eventorganisation am zentralen Ort der Kontakt-Datenbank (Dynamics Sales / Service) anknüpft. Genau dort setzt Dynamics Marketing an. Durch einen zentralen Geschäftsprozess verwalten Sie alle relevanten Informationen inklusive der Beziehungen zwischen dem Event und weiteren Entitäten wie dem Veranstaltungsort oder anderen externen Dienstleistern (Catering, externe Speaker, etc.).

Eventplanung mit Dynamics Marketing
Allgemeine Planungsansicht der Eventorganisation im CRM-System.

Dynamics Marketing führt Sie schrittweise – von der Vorbereitung über die Tagesordnung – und ermöglicht das Unterteilen des Events in einzelne Sitzungen, denen separat Referenten zugeordnet werden können.

Eventplanung mit Dynamics Marketing
Überblick und detaillierte Auflistung von Sitzungen inkl. Teilnehmer und Check-Ins.

Alle am Event gepflegten Informationen können mittels Power Portal wie auf einer Website nach außen veröffentlicht werden.

E-Mail-Versand, Designer und Kundenkontaktverlauf

Nachdem Sie an am Event alle relevanten Informationen gepflegt haben, weist Sie der Geschäftsprozess auf den nächsten Schritt, die Kommunikation rund um das Event, hin.
Dynamics unterstützt Sie dabei mit verschiedenen Tools: Mit Hilfe des Drag and Drop E-Mail Designers werden die entsprechenden E-Mails (Einladung, Bestätigung, Link zur Online-Veranstaltung etc.) individuell in Ihrem Unternehmensdesign erstellt.

Eventplanung mit Dynamics Marketing
E-Mail Designer mit vielfältigen Layoutoptionen und Elementen.

Es ist jederzeit möglich, eine E-Mail als Vorlage zu speichern, wodurch sich das Marketing-Team für wiederkehrende Use-Cases entsprechende Vorlagen erstellen kann. Dies führt zu einem deutlich reduzierten Aufwand in der täglichen Arbeit. Außerdem können Sie Einladungs-E-Mails mit automatisierten Kalendereinträgen zu Sitzungen oder ganzen Events senden. So unterstützt Sie Dynamics dabei, dass niemand Ihr Event vergisst. Nachdem diese E-Mails finalisiert wurden, können diese als ein Element von vielen Möglichkeiten mittels Kundenkontaktverlauf-Designer in logische Zusammenhänge gebracht werden.

Im Kundenkontaktverlauf-Editor können Sie neben der Zielgruppe (also den Empfängern dieser E-Mail-Kampagne) aufeinanderfolgende Emails terminieren, Prüf-Bedingungen für den Versand weiterer E-Mails einbinden (z.B. E-Mail geöffnet, Link geklickt, für Event registriert etc.) und diese kombinieren. Ein gut strukturierter Kundenkontaktverlauf könnte beispielhaft wie folgt aussehen:

Eventplanung mit Dynamics Marketing
Aufbau einer gut durchdachten Customer Journey.

Umgesetzt an einem Event, kann das ganze in der Praxis folgendermaßen aussehen:

Eventplanung mit Dynamics Marketing
Vollständig versandter E-Mail Verlauf bezogen auf ein ausgewähltes online Ereignis.

Der Editor gibt Ihnen bei einer aktiven Marketing-Kampagne einen guten Überblick über den Versand. An jedem Element können relevante KPI’s wie Zustellungen, Öffnungsraten und Hardbounces direkt abgelesen werden. Neben diesem Überblick im Kundenkontaktverlauf selbst, können Sie detaillierte Analysen an jeder E-Mail ablesen.

Eventplanung mit Dynamics Marketing
E-Mail Auswertung mit interessanten Einblicken und allen wichtigen Zahlen für eine genaue Auswertung und Erfolgsanalyse.

Nach dem Durchführen von Online-Events können Sie die tatsächlichen Teilnehmer am Event-Datensatz ablesen und beispielsweise eine Follow-Up Kampagne an Teilnehmer des Events senden. Dynamics Marketing bietet im Standard alle notwendigen Tools, um das gesamte Eventmanagement umzusetzen. Erste Tipps für Anwender können Sie in dem Blogbeitrag Dynamics 365 CRM Marketing: Aktuelle Tipps für Anwender meines Kollegen Fabian Scarvaci nachlesen.

Autor

Mario Kraus
Mario Kraus

E-Mail schreiben

Kategorien

CRM
Fabian Felten, Marketing Vertrieb synalis Köln Bonn

Kontakt

Ihr Ansprechpartner

Fabian Felten
Head of Marketing & Sales
+49 228 9268 129
fabian.felten@synalis.de
synalis: IT-Dienstleister Köln / Bonn
Support
Karriere
Feedback