Bei der Planung von Events sind viele verschiedene Personen involviert. Neben einer umfangreichen Planung des Events ist das Versenden von Einladungen, Registrierungs-Bestätigungen oder nachträglichen Informationen bedeutend für den Erfolg der Veranstaltung. Aber wie genau läuft die Eventplanung mit Dynamics Marketing und wie funktioniert die Organisatoren von On- und Offline Veranstaltungen und Events?
Der administrative Aufwand lässt sich deutlich reduzieren, wenn die Eventorganisation am zentralen Ort der Kontakt-Datenbank (Dynamics Sales / Service) anknüpft. Genau dort setzt Dynamics Marketing an und unterstützt Sie bei der Eventplanung. Durch einen zentralen Geschäftsprozess verwalten Sie alle relevanten Informationen inklusive der Beziehungen zwischen dem Event und weiteren Entitäten wie dem Veranstaltungsort oder anderen externen Dienstleistern (Catering, externe Speaker, etc.).
Dynamics Marketing führt Sie schrittweise – von der Vorbereitung über die Tagesordnung – und ermöglicht das Unterteilen des Events in einzelne Sitzungen, denen separat Referenten zugeordnet werden können.
Alle am Event gepflegten Informationen lassen sich mittels Power Portal wie auf einer Website nach außen veröffentlichen.
Nachdem Sie an am Event alle relevanten Informationen gepflegt haben, weist Sie der Geschäftsprozess auf den nächsten Schritt, die Kommunikation rund um das Event, hin.
Dynamics unterstützt Sie dabei mit verschiedenen Tools: Mit Hilfe des Drag and Drop E-Mail Designers können Sie die entsprechenden E-Mails (Einladung, Bestätigung, Link zur Online-Veranstaltung etc.) individuell in Ihrem Unternehmensdesign erstellen.
Es ist jederzeit möglich, eine E-Mail als Vorlage zu speichern, wodurch sich das Marketing-Team für wiederkehrende Use-Cases entsprechende Vorlagen erstellen kann. Dies führt zu einem deutlich reduzierten Aufwand in der täglichen Arbeit. Außerdem können Sie Einladungs-E-Mails mit automatisierten Kalendereinträgen zu Sitzungen oder ganzen Events senden. So unterstützt Sie Dynamics dabei, dass niemand Ihr Event vergisst. Nach der Finalisierung dieser E-Mails, können diese als ein Element von vielen Möglichkeiten mittels Kundenkontaktverlauf-Designer in logische Zusammenhänge gebracht werden.
Im Kundenkontaktverlauf-Editor können Sie neben der Zielgruppe (also den Empfängern dieser E-Mail-Kampagne) aufeinanderfolgende Emails terminieren, Prüf-Bedingungen für den Versand weiterer E-Mails einbinden (z.B. E-Mail geöffnet, Link geklickt, für Event registriert etc.) und diese kombinieren. Ein gut strukturierter Kundenkontaktverlauf könnte beispielhaft wie folgt aussehen:
Umgesetzt an einem Event, kann das ganze in der Praxis folgendermaßen aussehen:
Der Editor gibt Ihnen bei einer aktiven Marketing-Kampagne einen guten Überblick über den Versand. An jedem Element können relevante KPI’s wie Zustellungen, Öffnungsraten und Hardbounces direkt abgelesen werden. Neben diesem Überblick im Kundenkontaktverlauf selbst, können Sie detaillierte Analysen an jeder E-Mail ablesen.
Nach dem Durchführen von Online-Events können Sie die tatsächlichen Teilnehmer am Event-Datensatz ablesen und beispielsweise eine Follow-Up Kampagne an Teilnehmer des Events senden. Dynamics Marketing bietet im Standard alle notwendigen Tools, um das gesamte Eventmanagement umzusetzen. Erste Tipps für Anwender können Sie in dem Blogbeitrag Dynamics 365 CRM Marketing: Aktuelle Tipps für Anwender meines Kollegen Fabian Scarvaci nachlesen.
