Eventplanung mit Dynamics Marketing

Beitrag vom 13. Juli 2022

Bei der Planung von Events sind viele verschiedene Personen involviert. Neben einer umfangreichen Planung des Events ist das Versenden von Einladungen, Registrierungs-BestĂ€tigungen oder nachtrĂ€glichen Informationen bedeutend fĂŒr den Erfolg der Veranstaltung. Aber wie genau unterstĂŒtzt Dynamics Marketing nun die Organisatoren von On- und Offline Veranstaltungen und Events?

Wenn sich Eventmanagement am GeschÀftsprozessfluss orientiert

Der administrative Aufwand lĂ€sst sich deutlich reduzieren, wenn die Eventorganisation am zentralen Ort der Kontakt-Datenbank (Dynamics Sales / Service) anknĂŒpft. Genau dort setzt Dynamics Marketing an. Durch einen zentralen GeschĂ€ftsprozess verwalten Sie alle relevanten Informationen inklusive der Beziehungen zwischen dem Event und weiteren EntitĂ€ten wie dem Veranstaltungsort oder anderen externen Dienstleistern (Catering, externe Speaker, etc.).

Allgemeine Planungsansicht der Eventorganisation im CRM-System.

Dynamics Marketing fĂŒhrt Sie schrittweise – von der Vorbereitung ĂŒber die Tagesordnung – und ermöglicht das Unterteilen des Events in einzelne Sitzungen, denen separat Referenten zugeordnet werden können.

Überblick und detaillierte Auflistung von Sitzungen inkl. Teilnehmer und Check-Ins.

Alle am Event gepflegten Informationen können mittels Power Portal wie auf einer Website nach außen veröffentlicht werden.

E-Mail-Versand, Designer und Kundenkontaktverlauf

Nachdem Sie an am Event alle relevanten Informationen gepflegt haben, weist Sie der GeschÀftsprozess auf den nÀchsten Schritt, die Kommunikation rund um das Event, hin.
Dynamics unterstĂŒtzt Sie dabei mit verschiedenen Tools: Mit Hilfe des Drag and Drop E-Mail Designers werden die entsprechenden E-Mails (Einladung, BestĂ€tigung, Link zur Online-Veranstaltung etc.) individuell in Ihrem Unternehmensdesign erstellt.

E-Mail Designer mit vielfÀltigen Layoutoptionen und Elementen.

Es ist jederzeit möglich, eine E-Mail als Vorlage zu speichern, wodurch sich das Marketing-Team fĂŒr wiederkehrende Use-Cases entsprechende Vorlagen erstellen kann. Dies fĂŒhrt zu einem deutlich reduzierten Aufwand in der tĂ€glichen Arbeit. Außerdem können Sie Einladungs-E-Mails mit automatisierten KalendereintrĂ€gen zu Sitzungen oder ganzen Events senden. So unterstĂŒtzt Sie Dynamics dabei, dass niemand Ihr Event vergisst. Nachdem diese E-Mails finalisiert wurden, können diese als ein Element von vielen Möglichkeiten mittels Kundenkontaktverlauf-Designer in logische ZusammenhĂ€nge gebracht werden.

Im Kundenkontaktverlauf-Editor können Sie neben der Zielgruppe (also den EmpfĂ€ngern dieser E-Mail-Kampagne) aufeinanderfolgende Emails terminieren, PrĂŒf-Bedingungen fĂŒr den Versand weiterer E-Mails einbinden (z.B. E-Mail geöffnet, Link geklickt, fĂŒr Event registriert etc.) und diese kombinieren. Ein gut strukturierter Kundenkontaktverlauf könnte beispielhaft wie folgt aussehen:

Aufbau einer gut durchdachten Customer Journey.

Umgesetzt an einem Event, kann das ganze in der Praxis folgendermaßen aussehen:

VollstÀndig versandter E-Mail Verlauf bezogen auf ein ausgewÀhltes online Ereignis.

Der Editor gibt Ihnen bei einer aktiven Marketing-Kampagne einen guten Überblick ĂŒber den Versand. An jedem Element können relevante KPI’s wie Zustellungen, Öffnungsraten und Hardbounces direkt abgelesen werden. Neben diesem Überblick im Kundenkontaktverlauf selbst, können Sie detaillierte Analysen an jeder E-Mail ablesen.

E-Mail Auswertung mit interessanten Einblicken und allen wichtigen Zahlen fĂŒr eine genaue Auswertung und Erfolgsanalyse.

Nach dem DurchfĂŒhren von Online-Events können Sie die tatsĂ€chlichen Teilnehmer am Event-Datensatz ablesen und beispielsweise eine Follow-Up Kampagne an Teilnehmer des Events senden. Dynamics Marketing bietet im Standard alle notwendigen Tools, um das gesamte Eventmanagement umzusetzen. Erste Tipps fĂŒr Anwender können Sie in dem Blogbeitrag Dynamics 365 CRM Marketing: Aktuelle Tipps fĂŒr Anwender meines Kollegen Fabian Scarvaci nachlesen.

Autor

Mario Kraus
Mario Kraus

E-Mail schreiben

Kategorien

CRM
Fabian Felten, Marketing Vertrieb synalis Köln Bonn

Kontakt

Ihr Ansprechpartner

Fabian Felten
Head of Marketing & Sales
+49 228 9268 129
fabian.felten@synalis.de
synalis: IT-Dienstleister Köln / Bonn
Support
Karriere
Feedback