Excel oder Power BI?

Beitrag vom 25. April 2022

MS Excel als Alleskönner

Keine Frage, Excel ist ein wahrer Alleskönner: Excel hält eine ungeheure Vielzahl an Funktionen bereit und unterstützt Sie beim Reporting. Warum dann noch mit Power BI beschäftigen?

Doch fangen wir von vorne an: Excel ist die wohl bekannteste Tabellenkalkulationssoftware auf der Welt und wurde in den späten 1980er Jahren entwickelt. Schon Anfang der 1990er Jahre fand sich diese Software auf vielen Privat- und Firmencomputern wieder und entwickelte sich im Laufe dieser Zeit zu einem der meistgenutzten Werkzeuge für Tabellenkalkulationen und die Auswertung von Geschäftsdaten aller Art. Eine Erfolgsgeschichte!

Viele Menschen benutzen diese Software seither und wissen, was sie an ihr haben. „Mit recht: „Excel sei Dank“ lassen sich aus eigenen Daten Erkenntnisse gewinnen und Analysen durchführen, Excel-Formeln, Pivot-Tabellen und VBA-Makros bestimmen die Anwendung. Die Möglichkeiten, die uns Excel an die Hand gibt, scheinen grenzenlos zu sein.

Aus dem Nähkästchen geplaudert: Excels Grenzen & Nachteile

Doch wo Licht ist, da ist bekanntlich auch Schatten: Mangelnde Performance, lange Ladezeiten, Systemabstürze oder schlechte Wartbarkeit des Programmiercodes sind Kehrseiten der scheinbar glänzenden Medaille – und ich spreche aus eigener Erfahrung:

Ich erinnere mich noch gut an eine meiner Werkstudententätigkeiten, der ich vor vielen Jahren parallel zu meinem Informatikstudium nachgegangen bin. Eine meiner Aufgaben bestand in der Bereitstellung monatlicher Auswertungen auf Basis eines vorhandenen Excel-Reports, der neben klassischen Tabellen auch Visualisierungen enthielt.

VBA-Makro-Programmierung ist hier das Stichwort. Diese Excel-Auswertung funktionierte eigentlich – aber eben nur „eigentlich“. Die Programmzeilen waren unverständlich und die Aktualisierung dieser einen Datei dauerte eine gefühlte Ewigkeit. Während dieser Zeit konnte ich meinen Computer überhaupt nicht mehr bedienen – verlorene Arbeitszeit.  Zahlreiche Systemabstürze waren quasi programmiert. Ich habe es mir irgendwann abgewöhnt, den Mauszeiger während einer laufenden Aktualisierung zu bewegen, die Wahrscheinlichkeit eines Systemabsturzes war hoch. Aber auch ohne Bewegung der Maus hielt die Anspannung an mit der anhaltenden Frage: Läuft der Report durch? Wir Kollegen im Kleinen 4-Mann-Büro durchlebten wahre Gefühlsausbrüche der Erleichterung, wenn die Aktualisierung der monatlichen Zahlen erfolgreich abgeschlossenen war.

Trotz der bekannten Schwierigkeiten mit dieser Auswertungsart entschied sich die Geschäftsleitung, am Status Quo festzuhalten. Noch mehr Arbeit und Ressourcen sollten nicht investiert werden in eine Vorgehensweise, die ja irgendwie funktionierte. Damals hatten nur wenige von Business Intelligence und Power BI gehört.

Power BI: Die effiziente Art für Reporting und Controlling

Fakt ist: So wie ich damals gearbeitet habe muss es heute nicht zwangsläufig aussehen. Aus meinen Erfahrungswerten leite ich eine Verallgemeinerung ab – eine Ist-Situation – in der sich die meisten von wohl heute noch befinden.

Wir kommen alle aus dieser einen Welt, in der wir mit mühsam aufbereiteten Excel-Dateien arbeiten, die nicht performant sind und in die wir viel Arbeit und viele Ressourcen investieren müssen, um unsere Geschäftsdaten auszuwerten. Dieser manuelle Aufwand bündelt Ressourcen, verschwendet sie – und ist meiner Meinung nach vermeidbar.  

Welche Rolle spielt Power BI in diesem Vergleich?

Power BI ist ein Analyse-Werkzeug, genauso wie Excel ein Mitglied der Microsoft-Familie und prädestiniert für Analysen. Seit 2015 unterstützt Power BI Controller und die erste Version setzte auf den bekannten Excel-Add-Ins Power Query (erstellt Datenabfragen und transformiert abgefragte Daten), Power Pivot (erstellt und verwaltet Datenmodelle, um mit Daten zu interagieren) und Power View (visualisiert Daten). Power BI baut auf Excel auf und führt diese Technologien geschickt weiter.

Das perfekte Analyse-Tool

Wenn ich mir frei etwas von einem Analyse-Werkzeug wünsche, dann sind das im Wesentlichen diese Punkte:

  1. Meine Geschäftsdaten und Auswertungen sind jederzeit verfügbar; auch außerhalb des Unternehmens und von unterschiedlichen Geräten aus habe ich jederzeit Zugriff.
  2. In kürzester Zeit kann ich auf neue Erkenntnisse reagieren und schnell mit diesem Werkzeug arbeiten sowie Auswertungen mit Kollegen teilen.
  3. Kein aufwendiger Verbindungsaufbau ist notwendig, um die Systeme zu starten.
  4. Ich kann als Mitarbeiter selbst Auswertungen erstellen, ohne Programmierer zu sein.
  5. Ich benötige keinen kostenintensiven IT-Dienstleister dafür (Stichwort Self-Service BI).

7 Gründe für das Upgrade zu Power BI

MS Power BI bietet in all diesen Punkten ein Angebot – und daher gewisse Vorzüge gegenüber Excel:

1. Der kraftvolle Motor in Power BI ist seine Engine

Power BI nutzt die bekannte Excel-Power (Power Pivot, DAX) und erweitert sie zusätzlich: Nutzen Sie dynamische Berechnungsmöglichkeiten wie z.B. Vorhersagen und Prognosen.

Excel oder Power BI?

Modellieren Sie Ihr eigenes Datenmodell, um einfacher Zahlen zu berechnen und ihre Analysemöglichkeiten zu verbessern.

Excel oder Power BI?

2. Power BI ist übersichtlich und einfach zu bedienen

Das Look-and-feel von Power BI ist dem bekannter (und bewährter!) Microsoft-Produkte nachempfunden und wir fühlen uns in der Anwendung direkt „zuhause“. Excel hat eine Menüleiste, Power BI auch. Excel kann Schriften formatieren, Power BI auch. Excel ist relativ einfach zu erlernen und zu bedienen – Power BI auch.

3. Verarbeitung größerer Datenmengen als in Excel möglich

Power BI nutzt intelligente Algorithmen, um auch große Datenmengen verarbeiten zu können. In Power BI laden Sie im Vergleich zu Excel problemlos große Datenmengen, die Ihnen beispielsweise in kürzester Zeit relevante Informationen zu Ihren Kundendaten liefert und Erkenntnisse generiert.

4. Cloudbasiert und als mobile App verfügbar

Das Verschicken von Auswertungen per E-Mail gehört mit dem Tool endlich der Vergangenheit an: Teilen Sie Ihre Auswertungen jetzt einfacher mit einem ausgewählten Kollegenkreis – der Power BI-Dienst macht es möglich. Cloudbasierte-Datenquellen lassen sich zudem problemlos anbinden.

5. Berechtigungen lassen sich festlegen

Sicherheit auf Zeilenebene ist eine gute Möglichkeit, Daten auf der Grundlage des angemeldeten Benutzers einzuschränken.

6. Eine Vielzahl von schicken Diagrammen und Visualisierungen sind verfügbar

Power BI bietet eine Vielzahl von schicken Visualisierungsmöglichkeiten – direkt aus dem Katalog! Zudem gibt es individuelle Erweiterungsmöglichkeiten: Importieren Sie  bequem neue eigenentwickelte Datenvisualisierungen von zertifizierten Programmieren: Die Power BI-Community liefert regelmäßig kostenlos neue Visualisierungen.

7. Analysieren Sie auf dem nächsten Level

Auch die direkte Interaktion in Berichten wird durch wechselseitige Filterung ermöglicht, sowohl durch die Drill-Down-Filterung als auch die Drill-Through-Filterung.

Power BI: Moderne Lösung für meine Anforderungen

Jetzt kommen wir zu der wohl interessantesten Frage: Was sind die Voraussetzungen, damit Sie den Sprung von Excel auf Power BI schaffen?

Es gibt im Wesentlichen keine Voraussetzungen, Power BI bedienen zu können. Das Wichtigste ist wie so oft das Interesse daran. Da Sie diesen Artikel lesen, beweisen Sie ganz offensichtlich das nötige Interesse und sind somit befähigt mit Power BI zu arbeiten. Wenn Sie auf Grundkenntnisse in Excel oder vielleicht sogar auch auf Grundkenntnisse in Datenmodellierung zurückgreifen können, gestaltet sich der Einstieg entsprechend leicht. Die Power BI-Formelsprache DAX erinnert sogar an Excel. Wenn Sie Excel kennen (und mögen), werden Sie Power BI lieben (lernen). 😉

Bei Fragen zur Unterstützung in diesem Thema kommen Sie gern auf mich zu!

Autor

Tim Müller
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