Power BI Training: 8 Tipps & Tricks

Beitrag vom 26. April 2022

Erfolgreiches Reporting mit Business Intelligence! Das sind die 8 Power BI Tipps von unserem Experten.

1. Umdenken gefragt: Veränderung beginnt im Kopf

MS Power BI ist die Business Suite Ihrer Wahl für Ihr zukünftiges Reporting? Dann erfüllen Sie bereits die besten Voraussetzungen für sicheres Controlling. Häufig verfällt man nach einer Umstellung auf ein neues System oder Tool jedoch in alte Muster zurück. Das heißt: Wer mit Business Intelligence arbeitet, sollte sie auch nutzen: Adieu, Excel, hallo interaktives Reporting!

Die Zeiten, in denen Sie Tabellen nach Excel exportieren, Screenshots machen, Excel-Auswertungen mit monatlichen Geschäftszahlen per Email versenden und anschließend in Power Point präsentieren sind vorbei: Bauen Sie das Reporting stattdessen direkt so auf, dass es sämtliche Anforderungen erfüllt und bestenfalls jederzeit live für Präsentationen abgerufen werden kann.

2. Gut Ding braucht Weile

Die Arbeit mit Power BI ist nicht zwingend intuitiv und benötigt eine gewissen Einarbeitungszeit. Die regelmäßige Weiterbildung im Team ist daher relevant. Wie immer trifft auch hier zu: Wer ein Thema mehrere Monate liegen lässt, erschwert sich den Einstieg unnötig.

3. Updates im Blick

Informieren Sie sich auch über neue Funktionen durch Updates, die Ihre Arbeit erleichtern und noch effizienter machen können. Infos zu Updates und neuen Features finden Sie auch in unserem Blog!

Power BI regelmäßig updaten
Regelmäßig Updates auszuführen ist immer sinnvoll.

4. Besseres Reporting durch gepflegtes Quellsystem

Es ist ein Grundsatz, der auch für die Arbeit mit Power BI gilt: Lieber gleich sauber arbeiten statt im Nachgang alles ausbessern zu müssen: Wer also früh damit anfängt, die Daten in hoher Qualität zu erfassen, hat schlussendlich im Reporting weniger Unstimmigkeiten und Ausbesserungsbedarf. Zudem sollten immer darauf achten, dass Ihr BI-Tool nicht künstlich Daten erzeugt, die in den Quellen nicht existent sind.

5. Nicht verwendete Tabellen nicht in das Datenmodell laden

Die Versuchung ist oft groß: Sie haben es geschafft, die richtigen Quelldaten zu finden und diese in Power BI einzubinden – und laden in Folge zusätzlich die ein oder andere Tabelle in Ihr Datenmodell, obwohl Sie diese in nächster Zeit kaum verwenden werden. Im ersten Moment scheint der Gedankengang „Was wir haben, haben wir“ vielleicht korrekt.

Aber: Das Datenmodell zu überfrachten ist nicht ratsam. Laden Sie deshalb nur die Tabellen in Power BI, die Sie auch tatsächlich für kommende Auswertungen benutzen möchten. Das macht die Datenmodellierung weitaus übersichtlicher, Sie verbauen sich keine Wege, Ihre Daten laden schneller und Sie verschwenden keine unnötige Zeit. So lässt sich optimiert arbeiten! Ihre Vorgehensweise sollte dem Prinzip „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“ folgen, um effizient zu bleiben.

Power BI Tabellen übersichtlich halten
Viele Tabellen sind keine Arbeitserleichterung, sondern eher unübersichtlich.

6. Browsererweiterung zur exakten Farbbestimmung installieren und verwenden

Ihr Unternehmen hat ein schönes Corporate Design und Sie möchten dessen Farbgebung auch in Power BI wiedersehen? Am besten benutzen Sie dafür ein Pipetten-Tool (Farbwähler oder Color Picker), um die exakte Farbe zu bestimmen. Installieren Sie im ersten Schritt eine kostenlose Color PickerBrowsererweiterung (z.B. Eye Dropper für Chrome).

Gehen Sie anschließend auf Ihre Homepage, wählen Sie die entsprechenden Farben mit dem Curser aus und bestimmen Sie mithilfe der neuen Erweiterung die jeweiligen Farbwerte, die Sie in Power BI verwenden möchten. Sie bekommen zu jeder Farbe Hexadezimal- und RGB-Werte angezeigt.

Browsererweiterung Color Picker für Farbbestimmung in Power BI
Mit einem Pipetten-Tool bestimmen Sie bequem die relevanten Farben für Ihr Farbschema in Power BI.

7. Json-Datei für Farben erstellen

Für die komfortable Anwendung Ihres Corporate Designs empfiehlt es sich zudem, eine eigene kleine json-Farbdatei zu erstellen. Im ersten Schritt laden Sie sich einen freien Texteditor (z.B. Notepad++) herunter und kopieren das kurze Skript in eine leere Seite hinein. Die acht Zeilen unter dem Wort dataColors beinhalten in den Hochklammern „“ Hexadezimalwerte, die sie mit der installierten Browser-Erweiterung generieren können.

{

„name“: „Ihr Firmenname“,
„dataColors“: [
„#0063B1“,
„#03BEEE“,
„#000000“,
„#A2AAAD“,
„#ffffff“,
„#ffffff“,
„#ffffff“,
„#ffffff“

]

}

Json Datei in Power BI erstellen
Eine Farbbibliothek sorgt für ein einheitliches Farbschema in Ihren Visualisierungen.

So sieht die Benutzeroberfläche einer Notepad-Seite aus.

Benutzeroberfläche einer Notepadseite Power Bi
Im Texteditor werden die Farbwerte für das individuelle Farbschema eingetragen.

Im Anschluss speichern sie diese Datei als .json-Datei ab. Im letzten Schritt importieren Sie die entsprechende Datei in Power BI unter der Option Anzeigen (englisch: View) -> Nach Designs suchen (englisch: Browse for themes). Jetzt finden Sie in jeder Ihrer Power BI-Visualisierungen ausschließlich Ihr eigenes einheitliches Farbschema wieder!

Json Datei in Power BI anlegen für Corporate Design
Die json-Datei importieren Sie im letzten Schritt mit Power BI.

8. Die richtige Menge an Visualisierungen im Bericht verwenden

Sie wollen ansprechende Reports mit hoher Aussagekraft erstellen? Guter Ansatz, nur: Woher wissen Sie, wie genau ein ansprechender Bericht aussehen muss? Die Internetrecherche liefert hier schnell zahlreiche Treffer für vermeintlich gute Designvorschläge, bei der jedoch sorgsam selektiert werden sollte:

Überfrachtete und unstrukturierte Berichtsseiten mit zu vielen Visualisierungen sind genauso wenig zu empfehlen wie Berichtsseiten mit zu wenig Visualisierungen oder unpassenden. Redundanzen und der falsche Einsatz von Farben erschweren zudem die Datenanalyse.

Wir empfehlen für ein strukturiertes Berichtsdesign: Zeigen Sie beispielsweise im oberen Bereich relevante Daten und KPIs an, bilden Sie im mittleren Bereich Filter und Schaltknöpfe ab und schließen Sie mit Diagrammen und Karten.

Autor

Tim Müller
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