Ende Mai war es so weit: ELO hat die diesjährige Version seines bewährten Dokumentenmanagementsystems veröffentlicht: Die ELO ECM Suite 20. Wer diese bereits kennt, mag sich über den Sprung von 12 auf 20 gewundert haben – ELO hat sich also wieder dazu entschieden, das aktuelle Jahr zur Versionierung zu verwenden.
Wenn jemand mit ELO-Erfahrung die Versionsänderungen verfolgt, wird schnell klar, dass sich an der Suite im Kern nicht viel ändert: Das System wird stabiler, die Software im Hintergrund aktualisiert. So weit, so gut. Dürfen Anwender darüber hinaus mit Anpassungen oder Erweiterungen rechnen?
Das Szenario ist bekannt: Ein Unternehmen wächst stetig und die Aktenschränke werden voll und voller. Spätestens seit Covid-19 ist offensichtlich, dass diese Vorgehensweise sehr schnell problematisch werden kann, sobald die Büros nicht mehr konstant besetzt sind. Was tun also?
Digitalisieren lautet das Lösung, im Zuge dessen die physischen Dokumente durch elektronisch gespeicherte Dateien ersetzt werden. Da aber die Ordnerstruktur eines klassischen Betriebssystems nicht im Geringsten ausreicht, um hier eine klare und auch gesicherte Struktur bereitzustellen, hilft ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Als mehrjähriger ELO-Partner verwenden und vertreiben wir dabei die ELO ECM Suite (20).
Was zeichnet die ECM Suite nun im Vergleich zu anderen DMS aus? Die Antwort: ELO denkt weiter – und das mit Erfolg, denn es bleibt nicht bei der „simplen“ Dokumentenverwaltung; besonders dann nicht, wenn diese Dokumente weitere Verwendung haben. Mit den zugehörigen ELO Business Solutions liefert ELO als Hersteller verschiedene Möglichkeiten, um Geschäftsprozesse abzubilden, welche mit diesen Dokumenten in direkter Verbindung stehen.
Sind die Dokumente hinter den Geschäftsprozessen schon digitalisiert, stellt sich die Frage, ob die Geschäftsprozesse selbst nicht auch digitalisiert werden können. Rechnungen fallen schließlich immer an und müssen jedes Mal geprüft und schrittweise freigegeben werden.
Oder: Mit jedem neuen Mitarbeiter wird wieder eine neue Personalakte benötigt: Müssen diese überhaupt erst auf Papier erstellt werden, bevor sie digitalisiert werden können?
Für Abläufe wie diese hat ELO eigens spezifische Business Solutions (ELO BS) entwickelt. Weil das Angebot der Business Solutions inzwischen parallel zu den Anwender-Anforderungen gewachsen ist, bietet es sich hier an, eine Übersicht über die verschiedenen BS zu geben, welche die Unternehmensprozesse zielgerichtet unterstützen.
Als die erste von ELO entwickelte Business Solution dient die Business Solution ELO Invoice der Digitalisierung und Vereinheitlichung der Rechnungsprozesse im Unternehmen. Gleichzeitig liefert sie der Finanzbuchhaltung auch die Möglichkeit, den Rechnungsfluss zu verfolgen. Dadurch können Fragen wie „Wo ist die Rechnung der Firma X denn gerade?“ durch die FiBu selbst beantwortet werden.
Dank ELO Invoice wird der Rechnungsprozess deutlich beschleunigt und transparenter. Eine Rechnung kann von der Poststelle digitalisiert und mit nur einem Klick in den Rechnungsworkflow eingespeist werden. Ab diesem Moment geschieht der klassische Prüfungsablauf – nur eben digital.
Dabei ermöglicht es ELO seinen Anwendern standardmäßig, die Rechnungen – ganz wie auf Papier – mit Klebezetteln und Notizen zu versehen, beispielsweise um Unklarheiten zu beseitigen. Wurde die Rechnung freigegeben, kann die Buchhaltung diese im nächsten Schritt im Rechnungswesen verbuchen und die Rechnung als „abgeschlossen“ betrachten.
An dieser Stelle enden die Workflows allerdings noch nicht: Ein Unternehmen, welches besonders viele Rechnungen bearbeiten muss, würde eine Menge Zeit bei der Klassifizierung der Rechnung verlieren. Hier bietet ELO mit dem DocXtractor ein mächtiges Hilfsmittel zur Bewältigung dieser Aufgabe an. Angebunden an Datenbanken mit Stammdaten liest der DocXtractor eine Rechnung und füllt automatisch die erkannten Felder aus. Dabei nimmt die Erkennungsrate des Programms stetig zu, da die enthaltene KI aus korrigierten Fehlern lernt.
Neben der BS ELO Invoice, die sich grundsätzlich an jedes ERP-System anbinden lässt, ist aus der Partnerschaft mit der DATEV eG das neue Belegmanagement ELO for DATEV entstanden.
Mit dieser DMS-Lösung greift ELO direkt auf die Stammdaten von DATEV zu und baut diese in die Prüfungsschritte ein. Die automatische Erkennung mithilfe des DocXtractors ist hier sogar im Standard enthalten; hier wird die Software auf Datev zugeschnitten, um eine optimale Einrichtung zu ermöglichen. Freigegebene Rechnungen werden automatisch an Datev Rechnungswesen übertragen und können dort verbucht werden, sodass die Anwender weniger Zeit und Arbeitsschritte aufwenden müssen.
Eine weitere der von ELO bereitgestellten Lösungen optimiert Ihr Personalmanagement. Als erste der beiden HR-Lösungen erlaubt die Business Solution HR Personnel File die Verwaltung der Personalakten in gesicherter Form. Hiermit können neue Personalakten angelegt und verwaltet, aber auch wichtige Prozesse begonnen werden wie zum Beispiel der Eintrittsprozess von neuen Mitarbeitern.
Anstelle von Mails und Telefonaten können nun wichtige Abläufe unmittelbar über Workflows gestartet werden: Auf diese Weise wird zum Beispiel die IT-Abteilung direkt über neue Mitarbeiter informiert und kann so die erforderliche Hardware sofort bestellen. Auch Termine in Bezug auf die Mitarbeiter können durch die elektronische Personalakte realisiert werden. Dadurch kann beispielsweise eine Erinnerung an die Personalabteilung geschickt werden, um auf den bevorstehenden Geburtstag eines Mitarbeiters hinzuweisen. Weiterhin besteht die Möglichkeit, eine gesammelte Ansicht dieser Termine in einem von ELO bereitgestellten Kalender von der Personalabteilung einzusehen.
Auch für die Mitarbeiter selbst bietet die Lösung Vorteile: Die digitale Verwaltung der Personalakte ermöglicht es auch den Mitarbeitern, ihre Personalakten über ELO-eigene Prozesse einzusehen. Dies erlaubt ebenfalls die Einsicht als Vorgesetzter, um sich etwa auf ein Mitarbeitergespräch vorzubereiten.
Die zweite HR-Lösung von ELO betrifft das Bewerbermanagement. Eng verzahnt mit der Business Solution HR Personnel File liefert HR Recruiting ein neues Konzept der Verwaltung und Erstellung von Stellenausschreibungen und deren Bewerbern.
So kann zum Beispiel der Abteilungsleiter direkt über eine zu besetzende Stelle berichten, was dann von der Personalabteilung mit wenigen Schritten in eine Stellenanzeige umgewandelt wird. Diese Stellenanzeige kann dann auf Wunsch auf verschiedenen Stellenportalen veröffentlicht werden, nicht zuletzt durch eine Partnerschaft von ELO mit der GoHiring GmbH.
ELO selbst liefert außerdem mit einem hauseigenen Bewerberportal die Möglichkeit, eine direkte Anbindung vom Bewerbermanagement an die eigene Website herzustellen. Bewerber, die ihre Unterlagen auf diese Weise einreichen, können so einfach in ELO verwaltet und auch kontaktiert werden. Ist die HR Personnel File zudem im Einsatz, so kann die Bewerberakte eines eingestellten Bewerbers sogleich in die Personalakte überführt werden.
Nachdem nun im Vorfeld einige Business Solutions präsentiert wurden, stellt mancher sich jetzt vielleicht die folgende Frage: Warum eine solche Lösung benutzen und keine andere, möglicherweise sogar selbstprogrammierte?
Klarer Vorteil von ELO: die „Business Solutions Custom“. Diese erlauben, einen Großteil der von ELO bereitgestellten Funktionalitäten anzupassen – ohne großen Arbeitsaufwand.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass ELO als Hersteller der Business Solutions deutlich mehr Möglichkeiten hat als jeder Drittanbieter, die BS adäquat und ELO-passend weiterzuentwickeln.
Final zu erwähnen ist auch der Grundgedanke dieses Blogbeitrages: Bei sämtlichen Produkten von ELO wird durchlaufend für Kompatibilität mit allen Versionen gesorgt, die seit Release der BS erschienen sind und erscheinen werden. Somit ist bei einem Versionsupgrade – wie jetzt von Version 12 auf 20 – die weitere Verwendung der BS problemlos möglich.
Wie bereits aus den oberen drei Lösungen ersichtlich, stellt ELO mit diesen und anderen Lösungen verschiedene Möglichkeiten bereit, die Dokumentenverwaltung für jeden Anlass und Zweck zu optimieren. Alle Business Solutions finden Sie bei ELO.
