ELO Visitor: Digitales Besuchermanagement im DMS-System

Beitrag vom 11. November 2020
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So empfangen Sie Ihre Besucher heute

Das Portfolio an Business Solutions und Modulen bei ELO wächst stetig an. Seit einiger Zeit findet sich dort auch die Business Solution ELO Visitor, die ein professionelles, schnelles und kundenfreundliches digitales Besuchermanagement verspricht. Doch was genau bietet die Visitor-Lösung – und kann sie mit ihren erfolgreichen Geschwistern Invoice und Contract mithalten?

In der Theorie trifft die Business Solution Visitor genau das Anforderungsprofil eines digitalen Besuchermanagements. Sie befähigt die Mitarbeiter dazu, digital Besucher, Gruppen oder Firmen innerhalb von ELO voranzumelden und durch den Prozess hinweg zu begleiten. Der Empfang kann anschließend die vorangemeldeten Besucher beim Eintreffen einchecken und bei der Abreise wieder abmelden. Nicht vorangemeldeter Besuch kann bequem über die Funktion der Direktanmeldung verwaltet werden. In gewohnter Solution-Manier wird ein Dashboard zur übersichtlichen Darstellung der Besucher und deren Status im Unternehmen zur Verfügung gestellt. Natürlich legt ELO dabei alle Besucher als Element im Archiv an und gewährleistet die gewohnten Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagementsystems.

Um einem modernen Besuchermanagement gerecht zu werden, bietet die ELO Visitor-Lösung neben den klassischen Anforderungen auch einige weitere konfigurierbare Features:

  • Willkommensbildschirm zur Begrüßung der Gäste
  • Erstellen von Besucherlisten
  • Erstellen eines Besucherausweises
  • Self-Check-In / Out via Barcode / QR-Code
  • Vorlage eines digitalen Dokuments auf einem Endgerät zur digitalen Unterschrift
  • Import von Besucherlisten
Funktionen Besuchermanagement Business Solution ELO Visitor

(Bildquelle: ELO Partner Portal)

Das Gesamtpaket sieht somit auf den ersten Blick sehr vielversprechend aus und deckt einen großen Teil der Anforderungen des Besuchermanagements ab. Dabei sind die Funktionen, wie in anderen ELO Business Solutions auch, standardisiert und konfigurierbar, um auf die individuellen Anforderungen eines jeden Unternehmens angepasst werden zu können.

So weit, so gut. Um das eigene Besuchermanagement zu digitalisieren und zu modernisieren, haben wir uns als langjähriger ELO Partner dazu entschieden, die Solution unternehmensintern einzusetzen und zu testen, um unsere Kunden kompetent zum digitalem Besuchermanagement aus dem Hause ELO beraten zu können.

Schlummerndes Potential

Im Grundgerüst bietet die Business Solution ELO Visitor eine solide Lösung zur Digitalisierung des Besuchermanagements. Obwohl es in der aktuellen Version (1.05.0000) an mehreren Stellen noch Handlungsbedarf gibt, sprechen wir hier von kleineren Bugfixes, die leicht behoben werden können: Als Beispiel vererben Gruppen ihr Termindatum nicht an ihre Mitglieder, die somit nicht in der Besucherliste erfasst werden, oder der Welcome Screen fügt bei der Anmeldung einer Gruppe eine leere Seite hinzu. Vor allem für Unternehmen, in denen ELO bereits von der Mehrheit der Mitarbeiter genutzt wird, empfiehlt sich die Lösung als sinnvolle Ergänzung.

Positiv anzumerken ist, dass ELO für die Funktion der Voranmeldung keine kostenpflichtigen ELO-Lizenzen fordert und die Funktion dementsprechend von jedem Mitarbeiter genutzt werden kann. So entstehen keine zusätzlichen Kosten für Mitarbeiter, die ELO lediglich zur Voranmeldung von Besuchern nutzen.

Bisher vermissen wir eine Integrationsmöglichkeit in gängige Softwareprodukte, die auf ganzer Unternehmensebene Anwendung finden wie etwa Microsoft Outlook oder Microsoft Teams. Denn ohne diese müssen Termine zusätzlich zur Voranmeldung in ELO noch manuell in den Kalender eingetragen werden. Eine Integrationsmöglichkeit würde einem Terminmanagement mit zwei Programmen entgegenwirken. Somit könnte ohne Mehraufwand eine Voranmeldung automatisiert in den Microsoft-Kalender synchronisiert oder per Knopfdruck eine Mitteilung an einen in ELO hinterlegten Verantwortlichen per E-Mail oder Direct Message versendet werden.

Einen größeren Optimierungsbedarf sehen wir im Willkommensbildschirm, der im Standard und in der Konfiguration noch deutlich Luft nach oben bietet. So sind dort beispielsweise keine Termindaten aufzufinden und Gruppen werden nicht als einzelnes Element angezeigt, sondern in ihre Mitglieder aufgespalten. Demnach wirkt das Feature schnell unübersichtlich noch nicht völlig zufriedenstellend.

Während der Konfiguration haben wir die Möglichkeit einer Verlagerung der Direktanmeldung zum Besucher hin vermisst. In der aktuellen Konzeption der Solution ist es nicht vorgesehen, dass ein Besucher eigenständig seine Kontaktdaten erfassen kann. Diese müssen immer von einem Mitarbeiter in ELO manuell erfasst werden. Da aber bereits mit dem „Signature Device“ und der damit verbundenen Funktion „Vorlage eines Dokuments zur digitalen Unterschrift“ eine Interaktion zwischen der Lösung und dem Besucher existiert, läge der nächste Schritt darin, das Interaktionspotential zu erweitern und den Anmeldeprozesses auf den Besucher zu übertragen.

Nice-to-have wäre zudem die Option, Besucherlisten nicht nur tagesaktuell mit den eingecheckten Besuchern ausstellen zu können, sondern auch datumsspezifisch und statusspezifisch. Auf diese Weise könnte relativ einfach eine Übersicht darüber gegeben werden, welche Besucher an einem zukünftigen Datum erwartet werden; auch rückwirkend könnte eine Liste erstellt werden, welche Besucher sich im Unternehmen befunden haben. In Reflektion zur aktuellen weltweiten Lage – gerade in Zeiten einer Pandemie – eine durchaus wünschenswerte Option.

Um mit den großen Geschwistern mithalten zu können, fehlt der Business Solution Visitor noch der Feinschliff. Das Potenzial zu einer ähnlich ausgereiften Solution zu avancieren ist definitiv vorhanden und wir sind zuversichtlich, dass ELO die Qualität der Solution in kommenden Updates stetig verbessern wird. Ein solides Fundament für das Besuchermanagement besteht bereits und die Business Solution ELO Visitor kann bereits als Gewinn für Unternehmen bewertet werden; vor allem dann, wenn bereits mit ELO gearbeitet wird und die internen Prozesse nah am Standard der Solution sind.

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So empfangen Sie Ihre Besucher heute

Das Portfolio an Business Solutions und Modulen bei ELO wächst stetig an. Seit einiger Zeit findet sich dort auch die Business Solution ELO Visitor, die ein professionelles, schnelles und kundenfreundliches digitales Besuchermanagement verspricht. Doch was genau bietet die Visitor-Lösung – und kann sie mit ihren erfolgreichen Geschwistern Invoice und Contract mithalten?

In der Theorie trifft die Business Solution Visitor genau das Anforderungsprofil eines digitalen Besuchermanagements. Sie befähigt die Mitarbeiter dazu, digital Besucher, Gruppen oder Firmen innerhalb von ELO voranzumelden und durch den Prozess hinweg zu begleiten. Der Empfang kann anschließend die vorangemeldeten Besucher beim Eintreffen einchecken und bei der Abreise wieder abmelden. Nicht vorangemeldeter Besuch kann bequem über die Funktion der Direktanmeldung verwaltet werden. In gewohnter Solution-Manier wird ein Dashboard zur übersichtlichen Darstellung der Besucher und deren Status im Unternehmen zur Verfügung gestellt. Natürlich legt ELO dabei alle Besucher als Element im Archiv an und gewährleistet die gewohnten Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagementsystems.

Um einem modernen Besuchermanagement gerecht zu werden, bietet die ELO Visitor-Lösung neben den klassischen Anforderungen auch einige weitere konfigurierbare Features:

  • Willkommensbildschirm zur Begrüßung der Gäste
  • Erstellen von Besucherlisten
  • Erstellen eines Besucherausweises
  • Self-Check-In / Out via Barcode / QR-Code
  • Vorlage eines digitalen Dokuments auf einem Endgerät zur digitalen Unterschrift
  • Import von Besucherlisten
Funktionen Besuchermanagement Business Solution ELO Visitor

(Bildquelle: ELO Partner Portal)

Das Gesamtpaket sieht somit auf den ersten Blick sehr vielversprechend aus und deckt einen großen Teil der Anforderungen des Besuchermanagements ab. Dabei sind die Funktionen, wie in anderen ELO Business Solutions auch, standardisiert und konfigurierbar, um auf die individuellen Anforderungen eines jeden Unternehmens angepasst werden zu können.

So weit, so gut. Um das eigene Besuchermanagement zu digitalisieren und zu modernisieren, haben wir uns als langjähriger ELO Partner dazu entschieden, die Solution unternehmensintern einzusetzen und zu testen, um unsere Kunden kompetent zum digitalem Besuchermanagement aus dem Hause ELO beraten zu können.

Schlummerndes Potential

Im Grundgerüst bietet die Business Solution ELO Visitor eine solide Lösung zur Digitalisierung des Besuchermanagements. Obwohl es in der aktuellen Version (1.05.0000) an mehreren Stellen noch Handlungsbedarf gibt, sprechen wir hier von kleineren Bugfixes, die leicht behoben werden können: Als Beispiel vererben Gruppen ihr Termindatum nicht an ihre Mitglieder, die somit nicht in der Besucherliste erfasst werden, oder der Welcome Screen fügt bei der Anmeldung einer Gruppe eine leere Seite hinzu. Vor allem für Unternehmen, in denen ELO bereits von der Mehrheit der Mitarbeiter genutzt wird, empfiehlt sich die Lösung als sinnvolle Ergänzung.

Positiv anzumerken ist, dass ELO für die Funktion der Voranmeldung keine kostenpflichtigen ELO-Lizenzen fordert und die Funktion dementsprechend von jedem Mitarbeiter genutzt werden kann. So entstehen keine zusätzlichen Kosten für Mitarbeiter, die ELO lediglich zur Voranmeldung von Besuchern nutzen.

Bisher vermissen wir eine Integrationsmöglichkeit in gängige Softwareprodukte, die auf ganzer Unternehmensebene Anwendung finden wie etwa Microsoft Outlook oder Microsoft Teams. Denn ohne diese müssen Termine zusätzlich zur Voranmeldung in ELO noch manuell in den Kalender eingetragen werden. Eine Integrationsmöglichkeit würde einem Terminmanagement mit zwei Programmen entgegenwirken. Somit könnte ohne Mehraufwand eine Voranmeldung automatisiert in den Microsoft-Kalender synchronisiert oder per Knopfdruck eine Mitteilung an einen in ELO hinterlegten Verantwortlichen per E-Mail oder Direct Message versendet werden.

Einen größeren Optimierungsbedarf sehen wir im Willkommensbildschirm, der im Standard und in der Konfiguration noch deutlich Luft nach oben bietet. So sind dort beispielsweise keine Termindaten aufzufinden und Gruppen werden nicht als einzelnes Element angezeigt, sondern in ihre Mitglieder aufgespalten. Demnach wirkt das Feature schnell unübersichtlich noch nicht völlig zufriedenstellend.

Während der Konfiguration haben wir die Möglichkeit einer Verlagerung der Direktanmeldung zum Besucher hin vermisst. In der aktuellen Konzeption der Solution ist es nicht vorgesehen, dass ein Besucher eigenständig seine Kontaktdaten erfassen kann. Diese müssen immer von einem Mitarbeiter in ELO manuell erfasst werden. Da aber bereits mit dem „Signature Device“ und der damit verbundenen Funktion „Vorlage eines Dokuments zur digitalen Unterschrift“ eine Interaktion zwischen der Lösung und dem Besucher existiert, läge der nächste Schritt darin, das Interaktionspotential zu erweitern und den Anmeldeprozesses auf den Besucher zu übertragen.

Nice-to-have wäre zudem die Option, Besucherlisten nicht nur tagesaktuell mit den eingecheckten Besuchern ausstellen zu können, sondern auch datumsspezifisch und statusspezifisch. Auf diese Weise könnte relativ einfach eine Übersicht darüber gegeben werden, welche Besucher an einem zukünftigen Datum erwartet werden; auch rückwirkend könnte eine Liste erstellt werden, welche Besucher sich im Unternehmen befunden haben. In Reflektion zur aktuellen weltweiten Lage – gerade in Zeiten einer Pandemie – eine durchaus wünschenswerte Option.

Um mit den großen Geschwistern mithalten zu können, fehlt der Business Solution Visitor noch der Feinschliff. Das Potenzial zu einer ähnlich ausgereiften Solution zu avancieren ist definitiv vorhanden und wir sind zuversichtlich, dass ELO die Qualität der Solution in kommenden Updates stetig verbessern wird. Ein solides Fundament für das Besuchermanagement besteht bereits und die Business Solution ELO Visitor kann bereits als Gewinn für Unternehmen bewertet werden; vor allem dann, wenn bereits mit ELO gearbeitet wird und die internen Prozesse nah am Standard der Solution sind.

Fabian Felten, Marketing Vertrieb synalis Köln Bonn

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