Welche Worte beschreiben das Jahr 2020 für dich am treffendsten?
Andreas Lau: Es gibt viele Begriffe, die 2020 gut beschreiben würden und einige davon wären verständlicherweise negativ behaftet; aber das laufende Jahr hat auch zu interessanten Veränderungen geführt, weshalb eine treffende Begrifflichkeit für mich Microsoft Teams ist. Corona-bedingt ist die Nutzeranzahl der Kommunikationsplattform immens angestiegen und wächst weiterhin, weil das Bedürfnis nach dem persönlichen Dialog – und sei er auch virtuell – natürlich anhält. So bewirkt Covid-19 den beschleunigten Einzug weiterer digitaler Kommunikationsmittel in die privaten Haushalte und Unternehmen.
Ein anderes Wort, das 2020 auf den Punkt bringt, ist meiner Ansicht nach der Kompromiss. Wir mussten und müssen dieses Jahr auf Vieles verzichten und Gewohnheiten durchbrechen und ablegen. Dadurch haben sich aber auch die ein oder anderen neuen Denkanstöße und Chancen ergeben, etwa wie bei der Nutzung von MS Teams: Face-2-Face-Kommunikation im Besprechungsraum ist nicht mehr ohne Weiteres möglich, daher greift man auf die Online-Variante zurück, um sich im Videocall auszutauschen.
Ähnlich verhält es sich mit unserer Weihnachtsfeier. Da diese aus bekannten Gründen nicht stattfinden kann, haben wir einen digitalen Adventskalender bereitgestellt, der neben Überraschungen auch verschiedene Aufgaben zur Teambindung enthält. Natürlich würden wir uns freuen, mit allen Kollegen persönlich feiern zu können. Auf diese Weise hält sich der Verzicht jedoch in Grenzen und wir bleiben immerhin im Teamkontext im Austausch. Vieles ist immer noch möglich, man muss nur aufgeschlossen in der Lösungsfindung sein und sich den Gegebenheiten anpassen.
Apropos anpassen: Die unternehmerischen Konsequenzen der Covid-19-Pandemie wurden häufig als Treiber einer überfälligen flächendeckenden Digitalisierung bezeichnet, wenn es um Homeoffice und mobile Arbeit geht. Stimmst du dem zu?
Andreas Lau: Deutschland allgemein ist unterschiedlichen Studien zufolge nicht gerade für seine Vorreiterrolle in Sachen Digitalisierung berühmt. Aber dennoch kann man sagen, dass die Entwicklung in Richtung Cloudcomputing und moderner Arbeitstechnologien sich schon in den letzten Jahren bemerkbar gemacht hat und nicht erst jetzt. Die Dringlichkeit der Umstellung hat sie jedoch vielerorts beschleunigt: Während neben den Großunternehmen auch bereits zahlreiche größere Mittelständler die Flexibilität von Cloudservices schätzen, ziehen nun auch die kleineren Unternehmen nach, die ohne die Pandemie-Unterbrechung wahrscheinlich noch einige Zeit länger gebraucht hätten.
Arbeitswelt und Arbeitsweisen befinden sich gerade stark im Wandel. Inwiefern haben sich die Anforderungen bei den Kundenanfragen verändert?
Andreas Lau: Wie vorhin schon angemerkt haben sich insbesondere die Kommunikationswege geändert, um nicht zu sagen angepasst. So haben zuletzt gerade Plattformen, Systeme und Tools an Interesse gewonnen, die die Online-Kommunikation in jeglicher Weise unterstützen beziehungsweise den uneingeschränkten Datenzugriff: Sei es mit Videocalls und Features für die Teamorganisation oder die Ablösung papiergebundener Prozesse durch ein Dokumentenmanagementsystem wie ELO.
Schwierig wird es immer dann, wenn Unternehmen mit digitalen Tools arbeiten möchten, führende Prozesse jedoch nicht digitalisiert sind. Auch bei der Einführung neuer Systeme erfolgt die Vermittlung von Schulungsinhalten jetzt digital, etwa mit einer Lernmanagementlösung wie LMS365. Damit tritt diese anstelle der bisher vorherrschenden Präsenzschulungen.
Die Anforderungen haben sich also verschoben. Wie sieht es denn bei den damit zusammenhängenden Herausforderungen aus? Wird der plötzliche „Digitalisierungsdruck“ hier deutlich?
Andreas Lau: Meines Erachtens haben die vergangenen Monate die Unternehmen gleich vor eine doppelte Herausforderung gestellt: Zum einen macht die jüngste Zeit ein Umdenken bestehender Geschäftsmodelle erforderlich. Viele Konzepte können nicht länger aufrechterhalten werden und in den pandemischen Auswirkungen bestehen.
Zum anderen muss schnell eine Digitalisierungsstrategie entwickelt werden, welche die (neue) unternehmerische Ausrichtung adäquat unterstützt.
An dieser Stelle werden Unternehmen für gewöhnlich häufig mit den Schwächen ihrer bisherigen Infrastruktur konfrontiert und den sogenannten „gewachsener Strukturen“. Wurde hier in der Vergangenheit viel versäumt, ist der Handlungsdruck heute entsprechend hoch. Die Anforderungen machen in solchen Fällen deutlich, dass viel Nachholbedarf herrscht. Um überhaupt erst einmal auf den aktuellen Technologiestand zu gelangen, müssen alte Digitalisierungsoffenstände aufgearbeitet werden. Erst dann kann man sinnvoll für die Zukunft planen.
Hast du den Eindruck, dass die meisten Unternehmen sich bereits zielgerichtet nach spezifischen Technologien erkundigt und im Vorfeld damit beschäftigt haben? Oder waren sie in den letzten Monaten eher auf der Suche nach einer kurzfristigen technologischen Möglichkeit zur Arbeitsbefähigung der Mitarbeiter im Homeoffice?
Andreas Lau: Viele Unternehmen haben eher kurzfristig nach Notlösungen gesucht, um weiterhin Produktivität gewährleisten zu können und die Mitarbeiter auch im Homeoffice arbeitsfähig zu halten. Gibt es bislang noch keine ausreichenden technischen Voraussetzungen dafür, müssen diese erstmal geschaffen werden. Viele Anfragen beruhen daher auf Impulsen, welche „Digitalisierung jetzt“ rufen.
Nichtsdestotrotz arbeiten wir auch mit vielen Unternehmen zusammen, bei denen die Prozessdigitalisierung und verschiedene Migrationen problemlos ablaufen, weil sie mit der Zeit gegangen sind und sich in vielen Aspekten bereits angepasst haben.
Wer wie zuvor genannt kurzfristig nach Lösungen sucht, muss diese in der Regel später noch einmal prüfen und gegebenenfalls ersetzen. Wie nachhaltig ist daher deiner Einschätzung nach der aktuelle Digitalisierungsschwung?
Andreas Lau: Um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen ist eine langfristige Planung unter Berücksichtigung der eigenen Unternehmensziele grundlegend. Werden kurzerhand zur ad hoc-Mobilisierung Übergangs- und Insellösungen implementiert, birgt das – wie schon angedeutet – Risiken: Werden die Lösungen in ein paar Jahren noch in die Infrastruktur passen? Werden alle Sicherheitsaspekte mit einbezogen bei der schnellen Nutzung neuer Anwendungen et cetera?
Sein Unternehmen zu Mobilität und Flexibilität hin auszurichten ist der richtige Schritt, um langfristig am Markt bestehen zu können. Das sollte allerdings weniger in „Hauruck“-Aktionen geschehen, sondern in einer soliden Strategie.
Im Hinblick auf Cyber Security hat sich in Corona-Zeiten ebenfalls viel getan; Hacker nutzen gezielt die Schwachstellen der Unternehmen aus, welche ihre Mitarbeiter provisorisch ins Homeoffice geschickt haben. Hast du einen Tipp, wie man die Sicherheitsrisiken minimieren kann?
Andreas Lau: Auch hier sollte man die Vorkehrungen stets ganzheitlich betrachten. Wenn wirksame Schutzmaßnahmen, moderne Erkennungstechnologien und geschulte Mitarbeiter aufeinandertreffen, ist Ihr Unternehmen schon gut aufgestellt. Mittlerweile haben die meisten Unternehmen ein Bewusstsein dafür entwickelt, dass eine Firewall und ein Virenschutz nicht mehr ausreichen, um angesichts der Flut an Cyberangriffen ausreichend geschützt zu sein.
Inzwischen werden auch die Awareness-Schulungen, wie wir sie ebenfalls anbieten, gut angenommen und deren Relevanz erkannt. Vor Phishingmails und damit einhergehenden Fehlreaktionen von Mitarbeitern schützen die Systeme nämlich in der Regel nicht. Eine gute Basis, um bei Hackerattacken keinen oder nur einen geringen Schaden zu nehmen, schafft daher das Zusammenspiel verschiedener Faktoren. Prüfen Sie Aktualität und Umfang Ihrer IT-Security-Strategie, nutzen Sie intelligente Detektionsverfahren und bieten Sie regelmäßig Trainings an, in denen Sie aktuelle Risiken und ein möglichst sicheres Verhalten im Arbeitsalltag am PC etc. beleuchten.
Fazit: Dieses Jahr verlangt Unternehmen einiges ab: Kannst du ihnen einen Leitspruch mit auf den Weg geben, wie man technologisch gesehen einigermaßen sauber aus der Krise hervorgeht und zudem für ähnliche Zukunftsszenarien gewappnet ist?
Andreas Lau: Natürlich kann man nie wissen, was die Zukunft noch bringen mag. Aber wie in jedem Lebensbereich empfiehlt es sich auch hier, aufgeräumt, strukturiert und zukunftsorientiert zu agieren. Das bedeutet: Prüfen Sie Ihre Infrastruktur auf Sinnhaftigkeit und Effizienz. Meiden Sie wenn möglich Spontanlösungen und Lösungen, die zu customized sind. Wählen Sie eher standardisierte Lösungen, für die Schnittstellen bestehen und die zudem schneller erweitert oder konfiguriert werden können.
Von jeglichen gewachsenen Strukturen, die nicht mehr zeitgemäß und effizient sind, sollten Sie sich im nächsten Jahr mit gutem Vorsatz trennen und diese durch moderne Technologien ablösen, welche Ihrer IT-Struktur und Ihrem Unternehmenskonzept entsprechen. Nicht zuletzt sollte Sie bei jeglichen Anpassungen und Veränderungen darauf achten, Ihre Mitarbeiter stets frühzeitig an Bord zu holen, um ihnen die Sinnhaftigkeit neu eingeführter Technologien vorzuleben und nahezubringen.
