Im Trend: Microsoft Teams

Beitrag vom 1. Februar 2022

Interview: Cloud-Telefonie, zentrale Verwaltung, flexible Nutzung

Die Nachfrage von Microsoft Teams ist seit Pandemie-Beginn stark gestiegen: Was sind die häufigsten Kundenanforderungen – und mit welcher Lösung begegnet ihr ihnen?

Fabian Felten, Consultant bei synalis: Seit der Corona-Pandemie hat die Mehrheit der Unternehmen einen Weg gefunden, ihre Mitarbeiter auch vom Homeoffice aus arbeiten zu lassen. Da die Umstellung häufig sehr kurzfristig geschehen musste, gelang das mal besser, mal weniger gut. Die häufigste Anforderung unserer Kunden war die Sicherstellung nahtloser Kommunikation und Vernetzung, die sowohl intern als auch extern gewährleistet sein sollte.

Dazu zählt auch das Problem der Erreichbarkeit außerhalb des Büros: Wenn die Mitarbeiter von unterwegs aus arbeiten oder zuhause, ist ein im Büro klingelndes Telefon überflüssig. Hier müssen also technische Brücken geschlagen werden, deren Architekt in unserem Fall Microsoft ist: Microsoft Teams integriert sich optimal in die bestehende Landschaft von Microsoft 365 und schafft intern wie extern eine nahtlose Vernetzung.

Auch die Schwierigkeit mit der telefonischen Erreichbarkeit endet damit: Die Cloud-Telefonie macht Mitarbeiter erst wirklich mobil: Dank der Datenablage in Teams können sie auf Verläufe, Dokumente und Daten flexibel zugreifen und relevante Anrufe auf die geschäftliche Festnetznummer verpassen Sie auch nicht mehr.

Also sind deiner Ansicht nach die größten Vorteile bei der geschäftlichen Nutzung von MS Teams die uneingeschränkte Vernetzung und Sicherstellung sämtlicher Kommunikationswege?

Fabian Felten: Zu den großen Vorteilen von MS Teams zählen zum einen die zahlreichen Kommunikations- und Ablagemöglichkeiten, zum anderen aber auch die zentrale Verwaltungsoption. Als Teil einer großen Suite an Microsoft-Lösungen und als Software as a Service erfolgt hier die Benutzerverwaltung komfortabel ganz zentralisiert: Alle Richtlinien, die für die unternehmensinterne Microsoft-365-Infrastruktur getroffen werden, gelten konsequenter Weise auch für MS Teams. Das schließt beispielsweise auch sämtliche Sicherheitsregelungen wie die Multi-Faktor-Authentifizierung oder Single-Sign-On mit ein. Während bei hinzugezogenen Insellösungen wie etwa Zoom separate Konfigurationen notwendig sind, darf sich die interne IT-Abteilung bei Teams darüber freuen, dass es keinen zusätzlichen Verwaltungsaufwand gibt.

Und wenn wir von Vorteilen für die Endnutzer sprechen?

Fabian Felten Als besonders praktisch zeigt sich da zum Beispiel die standardmäßige Integration in Outlook: Wird ein neues Meeting geplant, kann ich im Outlook-Termin direkt und einfach die „Teams-Besprechung“ auswählen und schon enthält die Einladungsmail den entsprechenden Link, ohne dass ich erst etwas kopieren oder erstellen muss.

Im Trend: Microsoft Teams

Überhaupt erweisen sich die Schnittstellen mit Office 365 und Microsoft 365 als Vorteil hinsichtlich der Nutzerfreundlichkeit: Die Bedienung ist intuitiv und mit nur wenigen Klicks kann man auf abgelegte Dateien in Chats oder Teams zugreifen, dank der Integrationsmöglichkeiten aber auch Kalender, CRM-System oder Intranet einsehen. Das reduziert die lästigen Suchvorgänge und das App-Hopping, also die Sprünge zwischen den Programmen. Wer ist angesichts der Vielzahl an Anwendungen heutzutage nicht dankbar, wenn er sich im produktiven Flow-Zustand befindet und nicht ständig switchen muss?

Vielen ist MS Teams ja als Kommunikationsplattform für Chats und Meetings bekannt ist; dabei kann auch die komplette Telefonie darüber abgebildet werden. Lässt sich hier vielleicht ein Trend verzeichnen hin zur Ablösung herkömmlicher Telefonanlagen?

Fabian Felten: Klare Antwort: Der Trend ist auf jeden Fall da. Oft kommen Unternehmen auf uns zu, wenn ihre Telefonanlage demnächst aus dem Support ausläuft oder weil sie die telefonische Erreichbarkeit mittels Cloud-Telefonie optimieren wollen. Im Gespräch kommt bei den Kunden dann meist selbst die Frage auf: Wofür brauche ich überhaupt noch eine Telefonanlage, wenn ich alles auch über die Teams-Telefonie abbilden kann? Weiterleitungen, Festnetznummern oder Fax-Anbindungen funktionieren natürlich auch via Teams.

Cloudtelefonie ist zudem besonders interessant für Mitarbeiter, die im Kundenkontakt stehen und – ob nun Corona-bedingt- oder nicht – im Homeoffice arbeiten. Gibt es keine Möglichkeit, zum Beispiel via Teams zu telefonieren, braucht man definitiv ein Firmenhandy, sofern man nicht seinen Privatanschluss nutzen will. Aber was tun bei Kontakten, mit denen die direkte Durchwahl nur ungern geteilt wird? Durch die Online-Telefonie mit Teams schützen Sie die Privatsphäre.

Wenn sich ein Unternehmen nun für Teams interessiert – was wären die nächsten Schritte?

Bevor die finale Entscheidung fällt, Teams im Unternehmen einzuführen, besteht die Möglichkeit eines Proof of Concepts (PoC). Wir führen die Lösung in einer Abteilung ein, sodass Teams gewissermaßen „auf Herz und Nieren“ geprüft werden kann. Sind die Nutzer von der Anwendung überzeugt, kann MS Teams im Anschluss flächendeckend implementiert werden.

Du hast ja vorhin schon mal Zoom erwähnt, das gewissermaßen den Kontrahenten von Teams mimt. Für welche KMU eignet sich MS Teams besser, für welche Zoom?

Pauschalisieren ist immer schwierig, aber man kann schon sagen, dass sich je nach Unternehmensanforderung das eine oder andere Tool besser eignet. Liegt der Fokus beispielsweise primär auf der Nutzung von Videokonferenzen oder lohnt sich größentechnisch die Microsoft-365-Infrastruktur nicht, in die sich Teams ideal integriert, könnte Zoom die passendere Wahl sein.

Besteht hingegen bereits eine Microsoft-Landschaft als Basis für vernetztes und mobiles Arbeiten und soll eine vollumfängliche Kommunikationsplattform genutzt werden, die auch Datenfreigaben und viele weitere Funktionen beinhaltet, ist die Implementierung von Microsoft Teams naheliegend.

In der Vergangenheit herrschte schon mal ein wenig Missmut über die Gestaltung und Abrechnungsmodelle. Hat sich da etwas getan?

Die Lizenzierungsmodelle sind mittlerweile deutlich einfacher und übersichtlicher geworden, was den Kunden natürlich entgegenkommt. Aufwände für die Cloudtelefonie und die der klassischen Telefonanlage lassen sich mittlerweile problemlos gegenüberstellen.

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Isabell Helger
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