Grundsätzlich kann man sagen: Ein passendes digitales Bewerbermanagementsystem erleichtert meinen Arbeitsalltag. Als Personalerin möchte ich die Möglichkeit haben, wiederkehrende Anforderungen, Jobprofile und Stellenanzeigen als Vorlagen zu speichern und Vakanzen mit einem Klick auf unserer Website sowie externen Stellenportalen zu veröffentlichen – diese Kriterien sollte die HR-Lösung also schon mal erfüllen.
Außerdem ist es extrem hilfreich, wenn Bewerber automatisch eine passende Eingangsbestätigung für ihre Bewerbung erhalten und ich unmittelbar informiert werde, sobald eine neue Bewerbung vorliegt. Weiterhin stellt eine gute Lösung sicher, dass ich mir möglichst schnell einen umfassenden Überblick über alle Bewerber für eine Vakanz und ihren jeweiligen Status im Prozess verschaffe.
Auch die Abstimmung mit Kollegen zu einzelnen Bewerbungen unterstützt das System idealerweise: Alle Beteiligten sollten stets einen Überblick über anstehende Schritte und offene To Dos im Prozess erhalten. Die Korrespondenz mit den Bewerbern erfolgt nach Möglichkeit ebenfalls automatisiert. Ich möchte per Klick Rückfragen an Bewerber stellen können oder eine Einladung zum Gespräch versenden. Bei einer Absage schätze ich die Option, systemseitig um Erlaubnis für die Aufnahme in unseren Talentpool zu bitten. Passende Kandidaten aus dem Talentpool schlägt das System bei neuen Vakanzen eigenständig vor. Bei Einstellung eines Kandidaten überführt das Bewerbermanagementsystem die Stammdaten automatisch in die angelegte digitale Personalakte.
Ein gutes Bewerbermanagementsystem erspart allerdings nicht nur den Personalern zusätzliche Arbeitsschritte; es gestaltet den Prozess auch für unsere Bewerber so einfach wie möglich. Ein Jobportal muss schnell auffindbar und intuitiv zu bedienen sein. Der Bewerber sollte auf einen Blick alle wichtigen Informationen zu einer Vakanz erhalten und sofort verstehen, wie er sich auf die ausgeschriebene Stelle bewerben kann. Das Bewerbungsformular wird bestenfalls so kurzgehalten, dass der Bewerber in der Lage ist, sich innerhalb einer Minute auf die gewünschte Vakanz zu bewerben. Der Dateiupload sollte zudem unkompliziert und zuverlässig funktionieren.
Es gibt Grundfunktionen, die im Idealfall jedes digitale Bewerbermanagementsystem zuverlässig erfüllt sowie viele Best Practice-Ansätze, an denen man sich bei der Gestaltung orientieren kann. Allerdings ist davon abzuraten, vorschnell ein neues Bewerbermanagementsystem anzuschaffen.
Wichtig ist stattdessen eine umfassende Evaluation des gewünschten Systems, um zu gewährleisten, dass das dieses auch den individuellen Erfordernissen gerecht wird. Je nach Größe des Unternehmens, Umfang der zu besetzenden Stellen oder Anzahl der beteiligten Personen kann es sein, dass nicht alle Funktionen notwendig sind.
Wir selbst haben beispielsweise bei der Einführung unseres Bewerbermanagementsystems recht schnell festgestellt, dass wir manche Funktionen gar nicht benötigen und den Prozess durch die Nutzung dieser Funktionen nur unnötig in die Länge ziehen. Ein Bewerbermanagementsystem sollte somit immer bedarfsgerecht konfiguriert werden. Dies ist aus meiner Sicht vor allem in Bezug auf die Kommunikations- und Abstimmungsprozesse wichtig, denn jeder Arbeitgeber ist unterschiedlich, hat ein individuelles Arbeitgeberbild, welches auch durch das Bewerbermanagementsystem repräsentiert wird und verfügt über individuelle Kommunikationsstrukturen.
Sorgen Sie dafür, dass alle Prozessbeteiligten ordentlich abgeholt werden und eine gründliche Einführung in das System und die neuen Prozesse erhalten. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es umso wichtiger, unmittelbar auf geeignete Bewerber zu reagieren. Wir können es uns nicht leisten, Bewerber warten zu lassen, nur weil unsere Entscheider den Bewerberdatensatz im System nicht finden oder die Unterlagen nicht aufrufen können. Stellen Sie zudem sicher, dass Sie von ihren Bewerbern regelmäßig Feedback zum Prozess erhalten. Gegebenenfalls gibt es Hürden im Bewerbungsprozess, die Sie als Personaler gar nicht selbst auf dem Schirm haben.
Wir selbst haben das digitale Bewerbermanagementsystem ELO HR Recruiting im Einsatz.
