In vielen Dienstleistungsunternehmen stellt die Erfassung, Kontrolle und Abrechnung von erbrachten Leistungen eine Herausforderung dar. Besonders im Projektgeschäft ist es schwierig, Leistungen korrekt zu bewerten und zeitnah abzurechnen. synalis erging es da kaum anders: Das forcierte die Entscheidung, eine Lösung für die immer wiederkehrenden Schwierigkeiten bei der Leistungsabrechnung zu entwickeln. Das Resultat ist proLEA: eine IT-Lösung, die auf die im Mittelstand weit verbreitete ERP-Software Dynamics NAV basiert.
proLEA beherrscht im Kern zwei Hauptbereiche: Leistungserfassung und Abrechnung. Hier steckt der Teufel natürlich im Detail. Betrachten wir einmal die Leistungserfassung: Hierbei ist es notwendig, dass der Mitarbeiter ein geeignetes Tool an die Hand gereicht bekommt, mit dessen Hilfe er mit geringem Aufwand seine erbrachte Leistung im korrekten Kontext erfassen kann.
Die Ermittlung des zutreffenden Projekts oder Auftrags soll kein Hindernis für eine korrekte Buchung darstellen. Genauso soll die Erfassung der Leistung reibungslauf verlaufen. Um dieser Anforderung nutzerfreundlich zu begegnen stellt proLEA einen Kalender bereit, mit dessen Hilfe der Mitarbeiter seine Leistungen schnell erfassen und auf das korrekte Ziel (Auftrag, Projekt, Kunden usw.) buchen kann. Die Leistungen können ähnlich wie im bekannten Outlook-Kalender verschoben, korrigiert, gelöscht oder kopiert werden. Darüber hinaus verfügt die Erfassungskarte über eine performante Suche, mit dessen Hilfe die Ziele leicht ermittelt werden können.
Werfen wir einen Blick auf die Leistungsbewertung und Abrechnung: Dieses Thema stellt besonders in Festpreisprojekten eine wahre Herausforderung dar. Die Rechnungsstellung erfolgt nicht monatlich, wodurch die erbrachten Leistungen bewertet und als unfertige Leistungen in den Bestand aufgenommen werden müssen. An dieser Stelle hatten wir den Anspruch an die Lösung, eine Stunde exakt bewerten zu können – auch über einen längeren Zeitraum hinweg. Zudem sollen Fertigstellungsgrade und Auftragswerte ermittelt werden können.
Es geht hier also um jene Themen, die üblicher Weise einen recht hohen manuellen Aufwand zum Monatsabschluss hin verursachen und durch proLEA vereinfacht und automatisiert werden. Das bezieht sich auch auf die Leistungskontrolle: Wurden beispielsweise Leistungen durch Mitarbeiter auf die falschen Projekte gebucht oder mit einer fehlerhaften Beschreibung versehen, müssen die Leistungen anschließend umgebucht oder korrigiert werden. Auch gegen solche Fehler ist ProLEA gerüstet und bietet für diese Schwierigkeiten das sogenannte “Prüfcockpit”, quasi den zentralen Ort für die Leistungskontrolle- und Bewertung. Hier werden Leistungen kontrolliert, korrigiert, umgebucht und bewertet.
Das Prüfcockpit ist ein Tool, das den Projekt- und Auftragsverantwortlichen zur Arbeitserleichterung dient. So können hier Leistungen freigegeben, abgelehnt, kommentiert, zugewiesen oder umgebucht werden. Auch dabei stehen dem Benutzer eine leistungsstarke Suche und diverse Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Leistungseinträge werden je nach Status farblich markiert, wodurch auf einen Blick erkennbar ist, welche Leistungseinträge noch geprüft werden müssen. Der Benutzer hat zudem die Möglichkeit, die abzurechnende Dauer anzupassen. Dies wirkt sich dann unmittelbar auf den Wert der einzelnen Stunde aus.
Kommt es zur Abrechnung, so wartet proLEA ebenfalls mit zahlreichen Möglichkeiten auf. Abrechnungen können in festen Intervallen, nach einem Zahlplan, monatlich oder manuell erzeugt werden. Für die Darstellung der Leistungen auf der Rechnung bietet proLEA Gruppierungsmöglichkeiten. Die Gruppierungen können durch einen Benutzer hinterlegt bzw. erweitert werden und sind nicht fest im System verankert. Damit ist frei wählbar, wie eine Abrechnungsposition dargestellt werden soll. Eine große Rolle in diesem Zusammenhang spielt natürlich noch die Vergütungsvereinbarung mit dem Kunden. Diese kann auf unterschiedliche Weise im Auftrag hinterlegt werden; proLEA bietet dafür zum Beispiel eine Abrechnung nach Aufwand, Festpreis, Aufwand mit Obergrenze usw.
proLEA unterstützt Beratungsunternehmen und (Projekt-)Dienstleister bei der Erfassung, Kontrolle und Abrechnung von Leistungen. Alle Prozesse sind vollständig in die ERP-Software Dynamics NAV integriert und finden zum größten Teil vollautomatisiert statt. Das bedeutet, dass alle Buchungen, die durch proLEA erzeugt werden, ebenso Buchungen in den Nebenbüchern (z.B. Debitorenbuchhaltung) und im Hauptbuch (Finanzbuchhaltung) auslösen. Damit legt proLEA den Grundbaustein für das interne Controlling und für BI-Tools (Stichwort: Power BI). proLEA unterstützt Sie erfolgreich bei der Erfassung, Kontrolle und Abrechnung von erbrachten Leistungen und vereinfacht nachhaltig den Abrechnungsprozess.
