Bei der Digitalisierung denken viele Unternehmen in erster Linie an große Prozesse, welche die leistungserbringenden Abläufe stützen. Außer Acht gelassen werden dabei schnell die kleineren Unternehmensprozesse, die den reibungslosen Alltag jedoch genauso sicherstellen wie „die Großen“: Sie erfordern oftmals genauso viel Zeit von den Mitarbeitern, da sie manuell geschehen oder keiner festen Regelung unterliegen. In diesem Kontext sprechen wir häufig von ein- oder mehrstufigen Genehmigungsprozessen.
Erfolgen bei Ihnen beispielsweise der Antrag auf Homeoffice (wenn Corona-bedingt nicht schon alle daheim arbeiten) oder die Bedarfsanforderung, die genehmigt werden muss, noch mündlich, per E-Mail oder gar auf Papier? Hier können Power Apps und Power Automate wunderbar unterstützen.
Nehmen wir uns einmal das Beispiel der Bedarfsanforderung: Sie benötigen einen neuen Rechner und können hierfür zwischen 3 Modellen wählen. Sie öffnen dazu einfach die zentral im Intranet verlinkte oder in Teams eingebettete Bedarfsmeldungs-App und können einsehen, welche Modelle zur Auswahl stehen und welche Eigenschaften diese mit sich bringen. Nun können Sie das gewünschte Gerät auswählen und in Ihren “Einkaufswagen” legen. Haben Sie das passende Zubehör ausgesucht, muss die Auswahl final noch von Ihrem Vorgesetzten genehmigt werden. Unter Umständen wird auch die Personalabteilung mit einbezogen.
Der Prozess für die Genehmigung wird automatisch ausgelöst, nachdem Sie die Auswahl an Geräten über die App gespeichert haben. Zunächst wird Ihr direkter Vorgesetzter benachrichtigt: Er erhält eine sogenannte „actionable Mail”, in der er Ihre Auswahl einsehen sowie direkt angeben kann, ob er die Bedarfsanforderung genehmigt oder ablehnt.
Sobald der Manager die Bedarfsmeldung genehmigt hat, kann beispielsweise auch die Personalabteilung in der gleichen Vorgehensweise um Genehmigung gebeten werden, die sie direkt in der E-Mail erteilen oder ablehnen kann. Zusätzlich sind Genehmigungen auch immer in Microsoft Teams einzusehen, wo sie ebenfalls direkt zur Bearbeitung stehen. In der Standard-Teams App „Genehmigungen“ bzw. „Approvals” sehen Sie grundsätzlich alle Genehmigungsprozesse ein, an denen Sie als Mitarbeiter beteiligt sind, und verfügen über die Bearbeitungsoption. So ist der Genehmigungsprozess immer transparent nachvollziehbar.
Nach der Genehmigung durch die potenzielle zweite Instanz wie die Personalabteilung besteht die Möglichkeit, eine Benachrichtigung sowohl an Sie als auch an den Einkauf versenden zu lassen. Sollte einer der beiden Akteure (direkter Vorgesetzter oder Personalabteilung) die Bedarfsanforderung ablehnen, wird eine Begründung angegeben und Sie werden darüber informiert, um den Prozess im Anschluss gegebenenfalls erneut zu starten.
Kompliziert, denken Sie? Ist es in der Praxis nicht. Mit der von Microsoft entwickelten und um Power Automate-Prozesse ergänzten Power Apps-Umgebung stellen Sie schnell und einfach Ihre Daten in einer App dar und stoßen hierauf basierende Prozesse an.
Plus: Sollten Sie einen Prozess einmal mit einer elektronischen Signatur abschließen wollen oder müssen: Microsoft arbeitet aktuell an der Integration von DocuSign in die Standard-Genehmigungsprozesse!
