Praktisch & zentral: Genehmigungsprozesse in Microsoft Teams

Beitrag vom 1. Februar 2022

Dank DocuSign jetzt auch mit formaler elektronischer Signatur!

Microsoft Teams hat sich in den vergangenen Jahren neben Outlook zum zentralen Tool für die Zusammenarbeit und Kommunikation im Arbeitsalltag entwickelt. Entsprechend denken viele Unternehmen über eine Erweiterung der Nutzung nach, die über die Grenzen projektbezogener Dateiablage, Chats und Unterhaltungen sowie Videotelefonie hinaus geht. Ein Beispiel sind einfache Genehmigungsprozesse. Dies bietet sich unter anderem an, weil hybride Arbeitsmodelle, beschleunigt durch die Corona-Pandemie, Einzug in Unternehmen halten und Mitarbeiter aktuell zumeist nur noch wenig (oder zumindest weniger) Zeit im Büro verbringen.

Wie funktionieren Genehmigungen in Microsoft Teams?

Die Microsoft Teams App für Genehmigungen finden Sie in der Regel direkt in Ihrer Microsoft Teams Anwendung auf Ihrem Rechner oder Smartphone. Diese bietet eine Übersicht über die Historie erhaltener und versendeter Genehmigungsanforderungen sowie die Möglichkeit, ad hoc eine individuelle Genehmigung anzufordern.

Praktisch & zentral: Genehmigungsprozesse in Microsoft Teams

Die Genehmigungsanforderung kann einerseits inhaltlich völlig frei gestaltet und an eine oder mehrere Personen versandt werden. Andererseits können eigene, von Ihrem Unternehmen vorgefertigte oder von Microsoft zur Verfügung gestellte Basisvorlagen für die Genehmigungsprozesse genutzt werden. Dies kann beispielsweise Urlaubsanträge, Überstundenfreigaben oder Reisekostenerstattungen umfassen. Hierdurch erhalten Sie die größtmögliche Flexibilität, dynamisch auf sich ändernde Anforderungen reagieren zu können – und das ganz ohne aufwändige Softwareentwicklung.

Praktisch & zentral: Genehmigungsprozesse in Microsoft Teams
Praktisch & zentral: Genehmigungsprozesse in Microsoft Teams

Im folgenden Prozess werden die Empfänger einer Genehmigungsanfrage komfortabel in Microsoft Teams benachrichtigt und können direkt eine entsprechende Rückmeldung geben. Je nach Konfiguration stehen weitere Verwaltungsfunktionen wie die Weitergabe an einen anderen Ansprechpartner und das Kommentieren der Anfrage zur Verfügung. Insgesamt lassen sich verschiedenste Szenarien auf einfache Art und Weise abbilden.

Praktisch & zentral: Genehmigungsprozesse in Microsoft Teams

Und welche Rolle spielt nun DocuSign?

Neu hinzugekommen ist zuletzt die Möglichkeit, auch elektronische Signaturen mit Hilfe von DocuSign einzufordern. DocuSign ist eine der erfolgreichsten eSignatur-Lösungen weltweit und ermöglicht die komfortable und sichere Abwicklung der elektronischen Unterschrift. Die vorbereitenden Maßnahmen können dabei weitestgehend in Microsoft Teams getroffen werden, anschließend werden die Informationen wie z.B. das eigentliche Dokument, die Empfänger etc. integriert an DocuSign übergeben und verarbeitet. Im weiteren Verlauf wird der aktuelle Status des Signaturprozesses immer transparent nach Microsoft Teams zurückgespielt, um einen zentralen Überblick zu gewährleisten.

>> Mehr zur DocuSign-Integration in Microsoft Teams

Praktisch & zentral: Genehmigungsprozesse in Microsoft Teams

Elektronische Signaturen können nicht nur von internen Kolleginnen und Kollegen eingeholt werden, sondern auch von externen Partnern, Kunden oder Lieferanten. Dies bringt einige allgemeine Vorteile mit sich, die die Digitalisierung von Unterzeichnungsprozessen für viele Unternehmen interessant machen:

  • Beschleunigung des Signierprozesses und Reduktion von Medienbrüchen
  • Ortsunabhängigkeit bei Unterschriften und mobile Nutzung
  • Vollständigkeit in der Dokumentation und Erhöhung der Transparenz des Unterschriftenprozesses
  • Möglichkeiten der Automatisierung und Integration (Erinnerungen, Archivierung, etc.)

Alles in allem ein – aus unserer Sicht – sinnvoller Schritt zur Modernisierung Ihrer Genehmigungsprozesse. Melden Sie sich gerne bei uns, wenn Sie Fragen zu den aktuellen Möglichkeiten haben oder Unterstützung bei der Einführung von Microsoft Teams oder DocuSign benötigen.

Fabian Felten, Marketing Vertrieb synalis Köln Bonn

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